淺談如何有效提升基層事業單位檔案管理效率

焦曉玲

摘 要：現如今，在基層事業單位中，隨著技術發展檔案管理工作迎來新挑戰，為了迎合基層事業單位工作進程，做好檔案管理工作十分必要。那么如何提升基層事業單位檔案管理效率，仍然是相關工作人員要不斷研究的部分，本文基于有效工作實踐，對其進行了深入分析，希望分析能夠確保基層事業單位檔案管理工作水平不斷提高。

關鍵詞：基層事業單位；檔案管理；研究

檔案在基層事業單位管理過程具有重要位置，其不僅記錄了歷史內容，同時也為基層事業單位相關工作提供了有效參考。現如今檔案管理工作得到了進一步發展，為實現管理效率，相關工作人員應該提高認識，要不斷探索檔案管理科學化模式，以促使檔案管理工作可持續健康發展。具體分析如下：

1 堅持科學管理，嚴格管理檔案

首先應該做好檔案歸檔工作和分類管理工作檔案管理過程復雜繁瑣，其中主要的工作就是檔案歸檔和分類。檔案分類就是按照內容和要求，對檔案進行順序編排和其他情況的分類，以便于后期對檔案的查詢和提取。所以在工作中，相關人員要按照科學的方法進行類型確定，并嚴格按照規定進行檔案分類。除此之外，對檔案的管理也是一個重要環節。工作人員要嚴格把控檔案的質量，規范檔案在借取和歸還過程的流程，避免檔案丟失，減少歸檔過程中出現的問題。檔案管理工作中，要對檔案存放的地點、存放方式等嚴格規定，及時修復受損檔案，科學集中對已經過期無用的檔案進行處理。所以為了規范檔案管理，要將檔案管理工作進行細分，嚴格把控每個環節，保證檔案管理的科學性和規范性。

其次要做好保密工作。檔案設計每個工作人員的隱私信息，所以管理人員要有足夠的意識，避免管理不當引起的信息外露的現象。事業單位要加強法律宣傳，讓工作人員對檔案管理有清楚的認識。提高規范化管理程度，加強檔案保密工作，制定保密條例，對于借閱要嚴格把控。在檔案銷毀時保障銷毀的徹底性，嚴格監督，杜絕一切信息外露的可能性。

2 轉變檔案管理觀念，建立健全檔案管理制度

基層事業單位檔案管理改革，首要任務就是改變現有檔案管理觀念，端正檔案管理人員對檔案管理的工作態度。首先需要檔案管理部門領導自身轉變檔案管理觀念，重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的監督和檢查力度，促使工作人員改變檔案管理工作態度，增強自身的責任意識，將檔案管理工作當作一項社會事業認真落實。然后對檔案管理工作人員進行必要的思想教育，讓其從思想意識上認識到檔案管理工作的重要性，增進檔案管理意識，全身心的投入到檔案管理這項社會事業當中。

建立完善的社會檔案管理系統，并輔之以制度保證其順利實施。基層社業單位檔案管理制度應該符合新時期管理要求，加快改革創新管理步伐。第一：明確檔案管理工作任務的劃分。做好檔案管理工作職責劃分，合理分配檔案管理任務，在具體的檔案工作管理中確保做到“各司其職”，確保檔案管理系統“不養閑人、不設閑差”，完善社會檔案管理系統。第二：嚴格績效考核機制的執行。對檔案管理人員實施績效考核制度，將績效考核作為一項重要考核標準納入到管理薪酬標準當中。一方面鼓勵工作人員對檔案管理工作的突出成績，肯定優秀員工的工作業績，給予一定的物質獎勵；另一方面，對玩忽職守、無法完成本職工作的工作人員進行思想教育，對給檔案管理單位帶來不影響的工作人員進行懲罰或者辭退。

3 實現無紙化的檔案管理，向市場化發展

1）世紀是網絡技術迅速發展，信息大爆炸的時代。隨著計算機信息技術的不斷發展和普及，多樣化的文字的保存形式與日俱增，無紙化的信息儲存形式越來與深入人心，傳統儲存媒介大都是以紙質形式出現，無紙化檔案儲存技術的發展讓檔案管理更加地方便快捷，同時又能節約資源做到環境友好型的發展。

2）現實數字化及微縮化的檔案管理。隨著壓縮打包技術的不斷發展，縮微技術為檔案管理方式的創新提供了技術層面的支持，通過現在科技能夠把傳統檔案管理中的圖像和文字轉換為電子文檔，再通過縮微技術將其轉化為占用內存極小的電子文件。這樣既能壓縮檔案管理的成本，又能保證檔案的正確性，提高效率。傳統檔案管理中所占儲存空間大，檢索困難，而通過互聯網技術，不但能在計算機上對檔案進行智能化的檢索、使用，還能解決因為保管環境對檔案的損壞問題，延長保存年限。

基層事業單位檔案管理是記錄社會發展，歷史進程的關鍵手段。是一個服務當代、惠及后世的長遠大計，是十分珍貴的不可再生的信息資源獲取手段。我們應當促進檔案管理的市場化運作，這樣做不僅能夠提高普通大眾對于檔案管理的保護意識，進一步完善基層事業單位檔案管理的機制，還能進一步發掘檔案材料的價值，最大限度利用檔案的優勢。

4 重視現代化檔案管理的運用

1）建立專業化及系統化的檔案檢查體系。在檢索檔案時目錄起到了很大的作用，隨著當今科技的發展，目錄管理也發生了巨大的變化，我們可以開發專門的軟件對檔案目錄以及有關的分類標準，借助計算機，實現電腦自動對其進行匯總與統計。這樣既能方便文檔檢索，又能縮短檢索時間，提高工作效率。

2）擴大計算機網絡的使用范圍。隨著計算機網絡技術的發展，基層事業單位在檔案管理方面建立了相應的管理系統，利用網絡技術對檔案進行實時監控，維護檔案管理的環境，嚴格控制庫房溫度、適度、防火防盜等，采用智能化手段對檔案庫房進行現代化管理，建立一套現代化標準的檔案庫房對應的管理體系，有效地保護檔案。

3）大力推廣電子存儲技術。基層事業單位檔案的無紙化發展首先，應應利用現代科技建立系統完善的數據庫，使檔案管理更加的標準化、規范化。其次，對音像信息進行統一管理，加快存儲讀取的速度。再者就是加強授權管理，給基層事業單位檔案管理提供最大的便利。

5 不斷增強檔案管理人員的素質

基層事業單位檔案管理人員素質的高低直接影響了單位檔案管理水平的高低及管理現代化的實現。因此要想將現代化的管理理念和技術融入基層事業單位檔案管理工作之中，離不開檔案管理人員素質的增強。檔案管理人員除了應當具備扎實的專業技能和專業知識以外，還要求廣泛涉獵經濟、政治、科學、文化等多學科知識，同時還應當熟練掌握電腦、網絡及管理系統的操作。基層事業單位在選拔檔案管理人員時，應當嚴把質量關，堅持優中選優的招聘原則，結合檔案管理工作崗位的性質和要求，選拔出綜合實力較強，真正符合崗位需求的人員。

6 結束語

總之，對于基層事業單位來說，其發展與建設過程要通過檔案管理進行科學記錄，作為檔案管理人員，更應該提高時代認識，要科學采用先進的檔案管理技術，不斷學習與創新，以為事業單位各項事業建設提供有效支持，從而實現基層事業單位的進一步改革，進一步促使新時期檔案管理工作不斷與時俱進，以全新的面貌迎接新發展。

參考文獻

[1]張曉波.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].才智，2018（19）：211.

[2]王巖.論基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].現代商貿工業，2018，39（17）：70-71.