分析事業單位檔案管理中的電子檔案管理

路雁飛

摘 要：信息化社會背景下，事業單位檔案管理工作也需要進一步改革和創新。電子檔案管理是事業單位檔案管理工作的發展趨向，也是傳統檔案管理工作尋求發展的必經之路。單位內部管理者要重視電子檔案管理工作，要結合檔案管理工作的特點，科學選擇管理方法，積極引入網絡信息技術，全面提高事業單位檔案管理電子檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理；電子檔案；電子檔案管理；安全性

檔案管理涉及多方面內容，包括檔案信息的搜集、整理、鑒定、管理等等。這些信息不僅記錄著事業單位建設發展的重大事件，也是事業單位未來運營的指導和數據支持。隨著信息技術的普及，電子檔案在事業單位檔案中的引用也更加廣泛，進一步優化電子檔案管理實效顯得更加必要。

1 事業單位檔案管理重要性

檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務性檔案管理的工作。檔案管理不會憑空生產出物質或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機構或者檔案工作人員產生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負責管理各部門形成的歷史文件的專業，所以檔案管理是管理性質的工作。

檔案管理系統并不是孤立的，而且它是所有社會管理系統中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項通過提供檔案信息來為社會實踐服務的工作，這是不同于其他工作的特點之一。在歷史的各個階段，在社會中，檔案管理工作都必須為文化、經濟、政治服務，否則檔案管理就不會存在，也難以發展。檔案部門盡管會研究檔案、也會進行編著等活動，但是他的目的是為了更好地適應社會的需要，并被社會所利用，是具有服務性的活動。在階級社會中，檔案管理工作會體現出一定的階級利益和階級關系，這被一定的統治階級掌握著，為一定的經濟、政治和文化服務，這個服務的方向集中表現了檔案管理工作的政治性質。

2 電子檔案管理與其特點概述

2.1 電子檔案的概念

在現代事業單位的檔案管理中，基本都實現了自動化辦公，將檔案信息錄入到計算機系統中，形成電子文件，然后通過程序的運行對電子文件進行批量處理，電子檔案管理師現代檔案管理中的主要形式，可以為用戶提供完整的檔案管理功能和網絡查詢功能，可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。

2.2 電子檔案的特點

在傳統的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費時、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計算機網絡和信息技術應用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動強度，同時提高了工作效率和對檔案信息的利用。主要優勢表現在如下幾個方面：

1）處理速度快。和傳統的檔案管理相比，電子檔案管理的第一個優點就是信息處理速度快。傳統的檔案管理其內容錄入的時候一般需要采用手寫，而這種錄入的方式是非常緩慢的，完全不能夠滿足時代的需求。而電子檔案則不同，其部分的內容都只需要掃描進入即可，電能能夠自動生產文檔，其效率提升何止十倍。能夠很好的適當當前社會的快節奏。因此被事業單位所喜愛。

2）查閱方便。查閱方便是電子檔案管理的第二個特色。其主要的原因就在于傳統的檔案查閱是依靠人力來完成的。工作人員需要在龐大的檔案儲備中不斷的查找，最終才能夠得到相關的檔案。但是電子檔案管理中，其查閱主要是依靠電子計算機的運算核心。這個運算中樞能夠在最短的時間內檢索大量的文件，而且當前社會中還引入了大數據，云計算等模式，幾乎可以做到實時查詢。這是非常關鍵的。尤其是對一些生僻文件的查詢上，其作用更大。

3）存儲穩定。相比于傳統的檔案管理來看，電子檔案自身的穩定性是更高的。這個穩定性在當前來看主要分為兩個方面，第一個就是材質的穩定性。傳統的檔案管理所采用的記錄材料是紙張，而紙張是有著一定的保質期的。當時間太久，而且沒有儲存的完善，就很容易導致檔案的損壞。而電子檔案管理則不同。其儲存的主要是計算機中的儲存空間。因此能夠完成長時間的保存，而不用擔心其損壞。第二個就是儲存方式的穩定性。傳統的檔案儲存都是依靠檔案室來完成的。如果發生了檔案室遷移，或者檔案室的災害，那么檔案的丟失概率是非常大的。在上個世紀，這種情況時有發生，造成了許多的危機。但是電子檔案管理的儲存核心只是計算機，內存卡，U盤等儲備設備。一旦檔案室出現問題，那么隨時都能夠將檔案轉移。同時，電子儲備也能夠快速的完成備份，這是傳統檔案管理所做不到的。因此，電子檔案管理的穩定性非常高。

3 事業單位檔案管理中的電子檔案管理

1）建立并完善電子檔案管理制度。制度的完善是任何管理工作的前提，通過對電子檔案特點分析，發現由于計算機網絡本身的特性和數字信息存儲的特點，本身就存在著一定的風險。一旦檔案信息存儲電腦系統被侵入，則可能發生檔案信息盜取、丟失、篡改等情況，無形中增加了電子檔案的風險。因此為了保證電子檔案安全有效的存儲和管理，必須制定與之相匹配的管理制度，并逐步形成完善制度體系。

2）嚴格規范形成電子檔案的標準。近些年，電子檔案在形成過程存在多種不同的文件格式，其格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織是否合符要求等一系列的要求必須有完善的標準體系，必須嚴格遵照國家規定的統一標準格式。對于來源不同的電子檔案的接收制作，存儲方式，指標參數以及顯示查詢系統等等均要加以規范。與此同時，對電子檔案的背景材料和源數據也要一并留存，確保形成的電子檔案具有完整性。

3）加大電子檔案管理人才培養力度。檔案管理工作的保密性和服務性極強，這就要求檔案管理人員具有較高的素質。我們要注意保持電子檔案管理人員工作崗位的延續性，頻繁的人員調動只會大大打擊檔案人員的積極性和檔案工作的持續性。同時，電子檔案管理人員必須與時俱進，加大專業學習力度。檔案管理其實是一門專業性較強的學科，除了檔案相關方面的知識以外還必須掌握一定程度的計算機信息系統方面的專業知識，才能夠適應新形勢下電子檔案發展的新要求。

4）建立嚴格的電子檔案管理模式。電子文件歸檔后，為保障文件安全，必須建立嚴格的電子檔案管理模式。首先要規范存儲載體，其保管條件應該遠離有害氣體與強磁場環境；其次要對計算機建立定期安全檢測制度，保證計算機及其各種存儲載體遠離病毒，同時當載體產生損壞時，能夠及時采取有效的補救措施；再次就是必須建立電子檔案備份制度，當無法預知的損失一旦發生時，盡量地將電子檔案的損失降到最低。

4 結束語

事業單位檔案管理與事業單位建設發展有著密切聯系，在信息化時代背景下，電子檔案的應用，大大提高了檔案管理實效，促進了檔案管理工作的現代化進程。在電子檔案全面普及的情況下，充分挖掘和利用網絡信息技術，優化電子檔案管理方法，提高電子檔案管理質量顯得更加必要。

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