關(guān)于如何加強(qiáng)檔案建設(shè)推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化

摘 要：隨著社會的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法順應(yīng)時代的發(fā)展，也無法滿足檔案工作的實(shí)際需求。因此，數(shù)字化檔案的建設(shè)逐漸被提上日程。在信息化時代的背景下，數(shù)字化、規(guī)范化的檔案建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案建設(shè)管理的重要組成部分，不僅可以提升檔案信息的存儲量，還能提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。因此，數(shù)字化檔案的建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)下干部人事檔案管理相關(guān)工作者的首要工作內(nèi)容。基于此，本文針對加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的策略進(jìn)行探究，望具有參考價值。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化建設(shè)；策略；重要性

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的前提下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)朝著數(shù)字化檔案的方向不斷建設(shè)，讓檔案工作迎來了全新的升華，擁有更好的發(fā)展前景。數(shù)字化檔案的建設(shè)已經(jīng)是當(dāng)下社會發(fā)展的必然趨勢，是時代發(fā)展的必然走向。數(shù)字化檔案的建設(shè)對人事檔案管理人員而言，不僅為干部人事檔案的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，還能提升檔案工作的有效性，進(jìn)而提升企事業(yè)單位整體工作質(zhì)量與效率。而干部人事檔案是國家檔案存儲中占有至關(guān)重要的位置，它記錄著干部的個人經(jīng)歷、能力、工作業(yè)績以及政治思想等內(nèi)容，對國家選用、提拔干部有著至關(guān)重要的影響，對國家的進(jìn)步與發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用。所以，干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。

1 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

在傳統(tǒng)的檔案工作中，干部人事檔案基本存儲于當(dāng)?shù)氐臋n案館以及相關(guān)的政府部門之中。其中保存的檔案資料有著巨大的價值和意義。但是隨著時間的推移，存儲在檔案館以及相關(guān)部門中的干部人事檔案數(shù)量逐漸增多，隨著而來的就是檔案管理員面臨著越來越多的工作量，并且因干部人事檔案有著非常大的作用，所以在相關(guān)管理人員在管理過程中需要小心翼翼，這使得管理人員的管理效率逐漸降低，對相關(guān)工作的開展產(chǎn)生嚴(yán)重阻礙，進(jìn)而產(chǎn)生較大的影響。但是隨著信息化時代的到來，科學(xué)技術(shù)的成熟驅(qū)使著干部人事檔案朝著數(shù)字化的方向不斷建設(shè)，通過計(jì)算機(jī)的操作來取代傳統(tǒng)的檔案的紙質(zhì)管理。雖然我國現(xiàn)階段干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成效，但是目前仍處于數(shù)字化建設(shè)的初級階段，還無法完全支撐起相關(guān)的檔案工作。因此，加快干部人事檔案數(shù)字化的建設(shè)已經(jīng)成為國家發(fā)展進(jìn)步的首要工作[1]。

隨著時代的發(fā)展，快捷性與便利性已經(jīng)成為社會發(fā)展的新風(fēng)向，就像領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的相關(guān)決策，需要各個部門在團(tuán)結(jié)合作的基礎(chǔ)上，高效、快捷的完成任務(wù)，并具有較高的質(zhì)量。而干部人事檔案工作的低效率會對相關(guān)工作產(chǎn)生一定的影響。干部人事檔案是檔案管理工作的重要組成部分，而干部人事檔案工作效率的低下會直接影響到整個檔案管理工作的效率和進(jìn)度。因此，需要加快干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，使得檔案工作提升其工作效率，適應(yīng)社會的發(fā)展，滿足時代進(jìn)步所需要的必然要求。

2 數(shù)字化干部人事檔案建設(shè)過程中存在的問題

盡管當(dāng)下數(shù)字化干部人事檔案正在如火如荼的開展，但是受到諸多因素的影響，仍然存在一些問題對數(shù)字化干部人事檔案建設(shè)速度產(chǎn)生影響。其主要問題有，部分檔案管理人員受到傳統(tǒng)管理體制的影響，在當(dāng)下管理建設(shè)過程中仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式，沒有新型管理人才去管理相關(guān)的數(shù)字檔案系統(tǒng)和軟件。部分地區(qū)的檔案館甚至是采用自行研發(fā)的管理軟件，使得管理建設(shè)工作效率低下[2]。并且因?yàn)橄嚓P(guān)數(shù)字化管理的配置相對落后，導(dǎo)致在進(jìn)行數(shù)字化干部人事檔案錄入時發(fā)生錄入錯誤的情況，而且在管理建設(shè)過程中還會出現(xiàn)不及時更新的現(xiàn)象出現(xiàn)，造成相關(guān)數(shù)字化檔案工作效率與質(zhì)量不盡人意。這些問題最終導(dǎo)致干部人事檔案工作無法滿足數(shù)字化管理的需求，致使干部人數(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)效率、質(zhì)量與速度產(chǎn)生影響。形成紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并存的局面，給相關(guān)人員的閱讀利用工作產(chǎn)生一定的影響。另外，干部人事檔案管理過程中存在問題，部分?jǐn)?shù)字化檔案館缺少復(fù)合型檔案管理人員，使得某些地區(qū)及時完成干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，但是其管理質(zhì)量與管理效率也沒有明顯提升，對數(shù)字化檔案建設(shè)產(chǎn)生誤解，最終導(dǎo)致對干部人事檔案建設(shè)產(chǎn)生一定的影響。除此之外，檔案資源的利用與開發(fā)只停留在表面層次，部分?jǐn)?shù)字化檔案館利用率較低，并且針對于檔案查詢功能只停留在檢索查詢階段，在進(jìn)行服務(wù)時經(jīng)常會形成較為封閉和被動的局面。因此，需要轉(zhuǎn)變當(dāng)下數(shù)字檔案工作現(xiàn)狀，以此來推動數(shù)字化干部人事檔案的建設(shè)。可以通過開發(fā)網(wǎng)上查詢功能，可以清楚掌握干部人事檔案的情況，避免檔案字在存儲、查閱的過程中出現(xiàn)損壞丟失的情況。干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)不僅可以提升相關(guān)工作人員的效率與質(zhì)量，還能實(shí)現(xiàn)資源共享，極大提升了干部人事檔案的利用率。所以，需要在保證建設(shè)質(zhì)量的情況拿下，加快干部人事檔案建設(shè)的速度與效率，以此來提升干部人事檔案的利用率，并為社會的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

3 加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略

3.1 制定標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)制度

要想有效的加快干部人事檔案數(shù)字化的建設(shè)，就必須要規(guī)范化其建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以此來實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案建設(shè)的統(tǒng)一化。在當(dāng)下，我國干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)正處于初級的階段，而在這個階段中我國數(shù)字化檔案管理水平還不足以支撐數(shù)字化檔案的整體工作，并且缺乏統(tǒng)一性的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在數(shù)字化檔案管理軟件方面有較大的差異性，對數(shù)字化檔案建設(shè)的有效性產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的影響。因此，要想在整個干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中運(yùn)籌帷幄，需要針對各個不同地區(qū)的不同情況，制定一個統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使得數(shù)字化檔案建設(shè)更加標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，以極大提升數(shù)字檔案建設(shè)的效率與質(zhì)量。當(dāng)然，在制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的過程中，無法做到瞬間形成全國統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以需要一步一步進(jìn)行統(tǒng)一，從各個地區(qū)的統(tǒng)一逐漸上升到全國統(tǒng)一，進(jìn)而讓我國的數(shù)字檔案工作更加穩(wěn)定和成熟[3]。

3.2 進(jìn)行有效的推廣和研發(fā)

在干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，可以使其從一個地區(qū)的運(yùn)用轉(zhuǎn)變成整個國家的資源共享。例如某些地區(qū)的一些相關(guān)文件都是針對一個地區(qū)所制定的發(fā)展策略，而我們要想實(shí)行先讓一部分人富裕起來，然后再帶動其他人共同富裕。主要方式就是通過全國性質(zhì)的檔案信息平臺，讓經(jīng)濟(jì)較為落后的地區(qū)對我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢進(jìn)行分析，然后在帶領(lǐng)其進(jìn)行有效性的發(fā)展。而干部人事檔案數(shù)字化的建設(shè)能間接的體現(xiàn)出地區(qū)發(fā)展的現(xiàn)狀，進(jìn)而選擇出相對落后的地區(qū)進(jìn)行帶動式發(fā)展。由此可以看出，干部人事檔案數(shù)字化的建設(shè)有著重要的價值和作用，然后對其進(jìn)行不斷的推廣與研發(fā)，進(jìn)而讓干部人事方案數(shù)字化建設(shè)發(fā)揮出更多的效用，為我國的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 落實(shí)檔案的準(zhǔn)確性

在干部人事檔案建設(shè)過程中，其中最重要的工作就是對龐大的檔案資料進(jìn)行篩選、落實(shí)，需要將不準(zhǔn)確、沒有及時更新的檔案進(jìn)行篩選和落實(shí)，并結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行檔案清理。當(dāng)然，相關(guān)的工作人員切記需要定時更新檔案數(shù)據(jù)庫，否則數(shù)字化干部人事檔案只是有數(shù)量，卻沒有質(zhì)量。另外，在面對數(shù)量多、無序列、范圍較廣的信息資源時，相關(guān)人員不僅需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與計(jì)算機(jī)來進(jìn)行信息更新，還需要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，對相關(guān)管理軟件進(jìn)行更新與開發(fā)，以此來將檔案數(shù)字信息整理、更新與檢閱、搜索功能結(jié)合在一起，在提升數(shù)字檔案利用率的同時，提升工作人員整體更新檔案的效率。因干部人事檔案的重要性，所以在干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要仔細(xì)認(rèn)真，切不可出現(xiàn)半點(diǎn)的馬虎紕漏。并需要從干部人事檔案的源頭之處開始進(jìn)行核查，以此來確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性以及質(zhì)量。另外，還需對相關(guān)工作人員、查閱者、接受者實(shí)施責(zé)任到個人的制度，以此來確保干部人事檔案的安全性與質(zhì)量。

3.4 做好紙質(zhì)檔案分類工作

當(dāng)下，干部人事檔案數(shù)字化的建設(shè)其主要目的就是為了能夠提升檔案的利用率，提升檔案工作的質(zhì)量與效率，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，將數(shù)字化檔案的價值與效用發(fā)揮到最大化。而在加快干部人事檔案建設(shè)的過程中，需要認(rèn)清一個事實(shí)，那就是我國的紙質(zhì)檔案每天都在以一個驚人的速度在不斷增長著，而針對這個問題，需要檔案館管理工作者做好紙質(zhì)檔案的分類，只有這樣才能提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量與效率，進(jìn)一步加快干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)我國紙質(zhì)檔案館信息化的轉(zhuǎn)變。

3.5 注重?cái)?shù)字檔案信息的安全性

在干部人事檔案數(shù)字建設(shè)的過程中，還有一個至關(guān)重要的問題，那就是信息檔案的安全性。為了確保數(shù)字干部人事信息檔案不丟失、不損壞、不被犯罪分子獲取，進(jìn)而從中獲利，需要從檔案管理工作角度確保干部人事數(shù)字化檔案的安全性。需要針對數(shù)字化檔案管理的實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理制度與法律制度。然后通過定期檢查，針對管理層進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，以此來提升檔案的安全性。另外，相關(guān)人員應(yīng)注意對管理軟件的開發(fā)與維護(hù)，防止管理軟件因自身系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致文件損壞和丟失，并且針對管理軟件設(shè)置相應(yīng)的防火墻，以此確保管理軟件不受病毒以及黑客的侵?jǐn)_，同時做好相關(guān)的備份還原工作。通過這種方式來最大化確保數(shù)字檔案的安全性，為干部人事檔案的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，并提升其數(shù)字化建設(shè)的效率與質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)對我國社會的發(fā)展和進(jìn)步有著至關(guān)重要的影響和作用，并對我國機(jī)密信息的良好保障提供巨大的幫助。因此，需要認(rèn)清當(dāng)下發(fā)展趨勢，總結(jié)出干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題，及時制定解決策略并加以實(shí)施，然后再結(jié)合有效的措施來提升干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和效率，從而為實(shí)現(xiàn)我國紙質(zhì)檔案館完全信息化這一目標(biāo)奠定良好的基礎(chǔ)，并提供強(qiáng)有力的支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]遲菲菲，顏曉燕.無錫市級醫(yī)院干部人事檔案數(shù)字化管理平臺改進(jìn)設(shè)想[J].經(jīng)營管理者，2017（24）.

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[3]劉英，陳潔.對推進(jìn)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的幾點(diǎn)思考[J].教育現(xiàn)代化，2016（8）.

作者簡介

黃莉雯（1982-），女，廣西南寧人，館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。