事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策

黃素芳

摘 要：人事檔案作為個人信息記錄的主要載體，其在單位人才選拔過程中占據著十分重要的地位。伴隨人事制度的進一步改進以及人員流動性的顯著提升，傳統的人事檔案管理模式與方法已經無法適應當今時代的發展需求了。事業單位必須認識到這一點，提高對人事檔案管理工作的重視度。全面了解該項工作在開展過程中存在的問題，并制定針對性的解決策略，這樣才能確保人事檔案作用的充分發揮。本文筆者就針對事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策進行了分析和研究。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；問題；對策

在新時期的時代背景下，我國事業單位人事檔案管理工作的開展正面臨一系列困難和挑戰。這就要求單位緊跟時代發展步伐，不斷推進人事檔案管理工作的現代化進程。借助各種先進的管理理念和方法，提高人事檔案管理工作效率與質量，使人事檔案在單位各部門人才的培養、選拔與調任等方面發揮出應用的作用。

1 事業單位人事檔案的主要特征

1.1 機密性

不管是一般職工的檔案資料還是干部的檔案資料，都屬于機密性文件。要求相關人員在對其進行管理的過程中嚴格遵循國家出臺的相關保密制度，禁止泄露檔案中的任何內容。事業單位的人事檔案是對員工學歷、年齡、工作經歷等多方面實際情況的記錄，其中很可能涉及到一些關系重大的事件，這些都屬于機密性內容。一旦泄露出去，不僅會給個人的發展帶來不良影響，同時還極有可能對單位乃至整個社會的穩定發展帶來消極影響。

1.2 動態性

事業單位的人事檔案內容具有動態性的特征。改革開放實施以后，由于事業單位人事檔案大都是對在職干部和員工相關情況的記錄，而這些人員往往承擔著各方面的社會活動，其檔案內容也會伴隨人事工作的調整而發生變化。其中一些人員由于工作變動頻繁，檔案內容隨時可能發生變化，經常會增加一些新的材料。事實上，人事檔案不僅在內容上具有動態性特征，其工作形式也隨著時代的發展而不斷變化。如，為了適應當前人事工作的新需求，事業單位在個人檔案管理上逐漸推廣和使用“人檔統一”的新模式。這一新模式的應用不僅為人事檔案的管理帶來了極大的便利，同時也為人事檔案作用的發揮提供了保障，有效避免了漏檔等問題的發生。

1.3 真實性

事業單位人事檔案對信息內容的質量要求比較高，不管是信息的來源還是內容或形式，都必須做到真實可靠。相關人員必須認真審核檔案材料是否有涂改造假，形成是否符合政策規定，審批手續是否完備，記載情況是否符合常規邏輯。嚴格杜絕故意填報虛假信息、捏造事實等不良行為。只有確保檔案的真實性，才能為單位考察和選拔人員提供可靠的依據。

2 事業單位人事檔案管理中存在的問題

2.1 人員配置缺乏合理性

現階段，我國大多數事業單位在開展人事檔案管理工作的時候都經常出現崗位人員頻繁調動的情況。盡管人員流動對事業單位來說是比較正常的，但是卻對檔案管理工作的開展造成了一定的負面影響。這主要是因為崗位人員調動之后，新職員在剛剛接觸到人事檔案管理工作的時候往往比較生疏，經常在工作中遇到一些難題。再加上老員工對新職員的指導不夠到位，最終導致單位的人事檔案管理效率和質量大打折扣，甚至出現檔案遺失等嚴重問題，其后果是不堪設想的。

2.2 檔案管理設備不夠完善

從目前的情況來看，傳統的文字檔案管理模式已經逐漸被電子檔案管理模式所取代，這就要求事業單位加大在管理技術與設備上的投入力度。然而，當前絕大部分事業單位并沒有意識到這一點，在檔案管理技術設備上的投入寥寥無幾。由于缺乏基本的檔案管理設備，導致事業單位檔案管理的現代化、信息化水平無法得到有效提升。

2.3 工作人員未意識到檔案管理工作的重要性

事業單位的人事檔案是記錄個人工作狀態與表現的資料。通過參考人事檔案，單位領導可決定是否任用或晉升相關人員。由此可見，人事檔案管理工作對事業單位來說是非常重要的，因為只有將管理工作落實到位，才能確保人事檔案資料的完整性與真實性。但是從現階段的檔案管理情況來看，不少事業單位的檔案管理人員都沒有意識到自身工作的重要性，在實際開展此項工作的時候缺乏積極性，只是按部就班地進行檔案的整理、保存等工作，這樣的工作態度對事業單位檔案管理工作的創新來說是非常不利的。

3 事業單位人事檔案管理工作對策

3.1 加強對檔案管理人員綜合素質與能力的提升

事業單位的人事檔案管理工作具有較強的專業性、系統性和復雜性，而且與國家政策息息相關。伴隨我國人事檔案制度改革的進一步推進，要實現事業單位人事檔案管理質量的提升，就必須加強對管理工作團隊的建設，注重提升工作人員的素質與能力。首先，單位應當制定明確的崗位入職標準。對入職人員的專業背景、實踐經驗以及職業道德素質等提出明確要求，以免一些人員魚目混珠，最終影響到管理團隊的整體素質。其次，應當定期在單位內部開展人事檔案管理業務知識的講座。讓在職人員積極參與其中，通過不斷的學習來提高自身的業務素質與能力，進而更好地完成人事檔案管理工作。最后，還應當完善單位的人才激勵制度。通過良好的工資報酬、福利待遇等來留住人才，避免人員頻繁流動對單位人事檔案管理工作的開展造成負面影響。

3.2 加大人事檔案管理的信息化建設力度

隨著現代信息技術、網絡技術等的發展，事業單位要使人事檔案的作用得到充分發揮，就必須將各種先進的技術手段應用到檔案管理過程中，不斷提高檔案管理工作效率和質量，并延長檔案本身的使用壽命。計算機技術是對當今社會生活影響比較大的現代化技術之一，將該技術應用于單位人事檔案管理工作之中，構建完善的人才資源信息庫，可實現單位人事檔案管理現代化水平的有效提升。這樣不僅能從根本上彌補傳統人事檔案管理模式存在的工作量大、效率低等缺陷，同時還能實現檔案利用率的有效提升。

3.3 提高對檔案管理工作的重視度，適當增加財政投入

現階段，我國一些事業單位所安排的人事檔案管理人員還存在專業素質不達標的問題，這就導致人事檔案管理工作的開展具有較大的隨意性。要從根本上改變這一問題現狀，就必須為人事檔案管理工作爭取到單位領導的重視。并不斷加大檔案管理基礎設施建設上的財政投入，為檔案管理技術設備的完善提供基本的物質保障。

3.4 建立健全檔案管理制度

要實現人事檔案管理水平的提升，就必須完善相關制度體系。一方面，單位應當根據現階段人事檔案管理的實際需求，制定明確的管理細則，并確保這些細節要求的有效落實。不管是檔案的收集歸檔，還是調檔轉出等環節，都必須具備嚴格的制度約束，這樣才能避免各種不規范行為的發生。另一方面，還應當改進和完善人事檔案案卷整理制度，使檔案整理工作更加科學、規范地開展，從而確保人事檔案的真實性和完整性。

4 結語

總而言之，事業單位的長遠發展需要有真實完整的人事檔案作為支撐，所以，必須對該項工作予以足夠的重視度。但從目前的實際情況來看，我國大部分事業單位在人事檔案管理方面都還存在這樣那樣的問題，其中比較常見的問題包括人員配備缺乏合理性、管理設備不夠完善等。還需在今后的工作中加強人才隊伍的建設，提高對人事檔案管理工作的重視度，適當增加資金投入，并構建完善的檔案管理制度體系，這樣才能實現事業單位人事檔案管理水平的有效提升。

參考文獻

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