做好大型水庫檔案工作服務地方經(jīng)濟社會發(fā)展

盛蕊

摘 要：一個大型水庫的建設從立項審批、規(guī)范設計、開工建設到竣工驗收、發(fā)揮效益，期間生成了大量具有社會價值的檔案。信陽南灣水庫檔案管理的一些經(jīng)驗和不足，對進行中的信陽出山店水庫檔案建設工作具有借鑒意義。

關鍵詞：檔案工作；水庫建設；信陽

信陽南灣水庫工程于1955年竣工，設計庫容9.32億立方米，校核庫容16.3億立方米。信陽出山店水庫工程建于2014年，將于2019年竣工，設計庫容12.51億立方米。二者均是國家確定的大型水利工程，信陽也成為全國唯一的擁有兩個國家大型水利工程的省轄市。出山店水庫在2018年進入庫底清理驗收的最后階段時，也同步開展了史料收集和檔案整理歸檔工作。因此南灣水庫檔案工作的成功經(jīng)驗對做好出山店水庫檔案工作具有重要的借鑒意義。

1 水庫檔案工作的重要性

檔案是行政管理的依據(jù)，是領導決策的重要參考。水庫檔案包含了水庫歷史、工程建設、日常事務、移民人口認定、移民后續(xù)政策扶持等，是水庫建設發(fā)展的重要憑證和參考。

如南灣水庫是建國初期的治淮重點工程，防洪是興建的主要功能，而泄洪建筑設計標準低、安全監(jiān)測與管理設施不完善等嚴重影響水庫運用。水庫于1979年2010年先后進行了四次大型維修，重點是除險加固，在維修方案制定和施工過程中，水庫設計施工原始檔案資料發(fā)揮了重要參考作用。再如國家大中型水庫移民后期扶持改革于2006年開始實施，距南灣水庫建成已過半個世紀，移民人口認定如何才能做到公平公正、群眾滿意，檔案最具有說服力，正是因為檔案資料翔實完整，認定程序規(guī)范嚴格，群眾滿意度很高。特別是在旅游開發(fā)方面，南灣水庫利用檔案資料建設展覽館，做了大量的景區(qū)宣傳片，為南灣水庫成功創(chuàng)建AAAA級景區(qū)起到了重要作用。

2 南灣水庫檔案工作的主要做法

南灣水庫管理局檔案室建于1957年，當時稱為資料室， 1989年設置專門的檔案室至今。已向信陽市檔案局移交了1952年至2000年的文書檔案1334卷，其中永久682卷、長期652卷；2001年至2010年的各類檔案1091件，其中永久823件、長期268件。

2.1 領導重視檔案工作

南灣水庫管理局專門成立了由局黨委委員、副局長任組長的領導小組，配備了專職檔案員，把檔案管理工作納入單位年度目標管理，每年都進行專項考核。把檔案工作經(jīng)費納入單位預算，配備各種檔案工具，完善管理措施，為檔案員工訂閱《檔案管理》等業(yè)務書籍，使檔案工作有保障。

2.2 檔案管理標準化

2010年，管理局出臺了《南灣水庫管理局關于加強水庫文化建設的意見》，把規(guī)范化、高標準的檔案室作為單位文化建設“雙十工程”的重要內(nèi)容之一。投資30余萬元對檔案庫房進行改造，增加密集架、除濕機、空調(diào)等硬件設施，配備計算機、打印機、復印機、刻錄機、傳真機、數(shù)碼攝相機、掃描儀等設備，推進檔案管理現(xiàn)代化。同時還配備有消防器材、防腐防潮劑、驅(qū)蟲劑等，安裝了窗簾遮光，按規(guī)定實現(xiàn)了“十防”要求，檔案庫房干凈整潔。

2.3 歸檔及時規(guī)范

制訂水庫檔案歸檔范圍、歸檔辦法。局屬各部門每年文件、資料次年三月底前必須交檔案室歸檔整理。歸檔文件的分類、編號、編目、文件裝盒、備考表、檔案盒封面、盒背的填寫都嚴格按照《歸檔文件整理規(guī)范》及實施細則的標準進行，做到了分類準確，排列合理，并用計算機打印目錄，保證了質(zhì)量。2013年，南灣水庫管理局在檔案規(guī)范化管理認證申報工作中，被評為“河南省機關檔案工作規(guī)范化管理認證二級單位”。

2.4 健全制度

建立健全檔案的歸檔、保管、借閱、保密、檔案員崗位責任制等各種項檔案管理制度，并隨時對照檢查落實情況。室藏檔案安全保管和計算機檔案信息網(wǎng)絡應急處置方案下發(fā)到各科室。建立借閱制度，規(guī)范借閱時間及文件的閱知范圍。保證了檔案資料的借閱安全。

2.5 合理開發(fā)利用

編寫大事記、會議簡介、組織機構(gòu)沿革、全宗介紹、文號和檔號對照表等資料，積極選用檔案資料，從中發(fā)掘經(jīng)驗，為工程建設、工程維修、工程管理、日常工作提供了寶貴的資料和信息，為領導決策提供了可靠的依據(jù)。

3 對做好出山店水庫檔案工作的幾點建議

3.1 建立健全檔案工作制度

確保檔案資料的準確、全面、規(guī)范。要根據(jù)《檔案法》《河南省檔案工作條例》，結(jié)合實際情況制訂《綜合檔案管理制度》《檔案交接制度》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案庫房管理制度》《檔案銷毀制度》等制度，對檔案資料的收集整理、立卷歸檔、科學管理、合理利用做出明確規(guī)定，可以大大的提高檔案管理水平。

3.2 注重加大檔案工作宣傳

檔案收集工作瑣碎繁重，由于相當數(shù)量的零星檔案散落在經(jīng)辦人手中，檔案人員難于收集齊全，導致無法有效監(jiān)督而造成資源不能歸檔，就會嚴重影響檔案的完整性和利用價值。要通過廣泛宣傳相關法律法規(guī)、張貼檔案類宣傳圖、組織學習檔案知識、多溝通協(xié)調(diào)等方式，引起有關人員的重視，主動支持和配合，共同做好檔案工作。

3.3 創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境

檔案作為重要的信息資源，應遵循保密原則，安裝防盜門和護欄。紙質(zhì)檔案容易發(fā)霉、受潮，易褪色、易粘到前頁，檔案的保存環(huán)境必須符合要求，配備檔案專用柜、空調(diào)、除濕機等，使檔案處于恒濕、防光、防水、防火的環(huán)境。而隨著計算機的廣泛應用，檔案管理也應順應潮流，利用軟件達到高效管理工作，應增加計算機、掃描儀等電子設備，通過專用軟件，進行檢索、錄入、統(tǒng)計等工作，提高檔案工作的效率，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理與利用。

3.4 配備專業(yè)的檔案工作人員

大型水庫作為重點水利工程，檔案數(shù)量大、種類多、內(nèi)容繁雜，龐大性、復雜性使檔案難于管理。因此必須配備專業(yè)人員，條理準確的對檔案進行鑒定、分類、整理、立卷、裝訂、編號等，使檔案的存放條目清楚、合理有序、管理規(guī)范，還應熟練檔案管理軟件，利用計算機檢索備注等方式，保持檔案之間的聯(lián)系，便于查找利用。此外，檔案人員還具有較強的責任心和保密意識，嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，嚴格遵守檔案的借閱、制度、庫房管理等制度，極力維護檔案的完整和安全，使檔案的保存達到完整、有序，不致因保管不當使檔案損壞，不致因工作疏忽而使檔案丟失，不致因檔案的分散保管而不利于合理利用，要做到檔案整齊規(guī)范，檢索方便易查。

隨著我國水利事業(yè)從工程水利向資源水利的轉(zhuǎn)變，南灣水庫、出山店水庫檔案工作都應在實踐中開拓創(chuàng)新，不斷推動檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學化管理和合理、高效利用，最終達到檔案工作為水庫建設和地方經(jīng)濟社會發(fā)展服務的目的。

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