檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題分析

張宏軍

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)逐漸被運(yùn)用到各行各業(yè)之中。作為單位管理中的重要組成，檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)提升檔案管理質(zhì)量有效率，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展有著重要的作用。但是在當(dāng)下信息化檔案管理過程中，受到諸多因素的制約，仍存在些安全問題對(duì)檔案信息管理產(chǎn)生影響。基于此，本文針對(duì)檔案信息化管理的優(yōu)勢與存在安全問題進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；安全問題；優(yōu)勢

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作其作用與價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，而在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，檔案管理工作正朝著數(shù)字化、信息化的方向不斷發(fā)展。相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化檔案管理存在諸多優(yōu)勢，有效提升檔案管理工作的有效性。但是在檔案信息化管理過程中，仍然存在一些安全問題對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響。因此，要想有效提升檔案信息化管理的效率，需要明確當(dāng)下檔案信息化管理中存在的問題，結(jié)合有效的策略來提升其管理質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1 提升檢索有效性

在當(dāng)下檔案管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式針對(duì)檔案搜索工作主要采用人工案卷、目錄的查找，其查找效率較低，并且檔案查找的質(zhì)量不能被保障。而檔案信息化管理可以通過檔案管理軟件進(jìn)行檔案資源的查找，大大提升其查找效率，并避免檔案查找錯(cuò)誤的現(xiàn)象發(fā)生。

1.2 提升檔案利用率

傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)管理，主要通過紙質(zhì)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。這種方式需要通過人工的方式進(jìn)行復(fù)印歸類和細(xì)分，增加了檔案管理人員的工作量，并對(duì)檔案資源的利用率產(chǎn)生嚴(yán)重的影響[1]。而檔案信息化管理則是以計(jì)算機(jī)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。打破空間與時(shí)間的限制，實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員的隨時(shí)隨地查閱，提升檔案資源的利用率。

1.3 便于信息的共享和傳輸

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，使用人員需要通過郵寄或者是傳真的方式進(jìn)行傳輸。雖然在一定程度上確保檔案的安全性，但是其效率受到嚴(yán)重的制約。而檔案信息化管理的建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)傳輸與共享，提升信息共享與傳輸?shù)男剩M(jìn)而減少相應(yīng)的人力與財(cái)力的投入。

2 檔案信息化管理中存在的安全問題

2.1 檔案信息資源的真實(shí)性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案需要具備領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章以及單位蓋章，可以有效確保檔案的合法性與安全性。而信息化檔案資源在使用過程中極易被修改和復(fù)制，這對(duì)檔案資源的合法性與真實(shí)性產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，降低檔案信息化管理的安全性。

2.2 傳輸安全性問題

在檔案信息化管理過程中，可以依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的高效傳輸。而在實(shí)際傳輸過程中，受到一些因素的影響，使得檔案信息資源出現(xiàn)被竊取、偽造以及損壞的現(xiàn)象，對(duì)檔案資源的使用產(chǎn)生影響。

2.3 信息資源存儲(chǔ)的安全問題

受到存儲(chǔ)載體壽命、計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施生命周期以及管理平臺(tái)穩(wěn)定等因素的影響，使得信息化檔案資源在存儲(chǔ)過程中受到影響，進(jìn)而發(fā)生信息檔案資源損壞、丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)[2]。

3 檔案信息化管理安全問題的解決措施

3.1 注重對(duì)信息檔案合法性和真實(shí)性的提升

針對(duì)信息檔案資源的合法性和安全性，事業(yè)單位需要提高重視度，以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，采用加密技術(shù)來有效提升其檔案的真實(shí)性與安全性。事業(yè)單位可以以自身實(shí)際情況為基礎(chǔ)，科學(xué)選擇合理的加密技術(shù)[3]。當(dāng)下主流的加密技術(shù)主要分為兩種，一種是對(duì)稱類的加密技術(shù)，而另一種則是非對(duì)稱類的加密技術(shù)。所謂對(duì)稱類加密技術(shù)，就是指在進(jìn)行檔案加密過程中，所使用的加密和解密的密鑰是相同的，此類加密技術(shù)運(yùn)用的范圍較為廣泛，大部分事業(yè)單位檔案信息化管理都選用對(duì)稱類加密方式；而非對(duì)稱類的加密方式是指針對(duì)檔案的加密和解密，是需要運(yùn)用不同的密鑰。這種加密方式在實(shí)際使用過程中，對(duì)于加密的密鑰，事業(yè)單位可以選擇適當(dāng)?shù)墓_，而解密的密鑰需要確保一定的保密性，需指派特定的工作人員進(jìn)行管理。這種非對(duì)稱類的加密方式相較于對(duì)稱類加密方式，有著更好的安全性。通過加密技術(shù)的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效存儲(chǔ)，有效防止檔案資源被肆意篡改和修改，提升信息檔案資源的合法性與真實(shí)性。

3.2 注重對(duì)管理技術(shù)的優(yōu)化

針對(duì)檔案信息化管理而言，需要進(jìn)行不斷的革新和優(yōu)化才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，滿足事業(yè)單位的實(shí)際使用需求，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，事業(yè)單位需要對(duì)管理技術(shù)的優(yōu)化提高重視度，針對(duì)信息化檔案管理的各個(gè)方面加大投入力度，以此來優(yōu)化檔案信息化管理環(huán)境。當(dāng)然，事業(yè)單位需要重視對(duì)監(jiān)控技術(shù)與權(quán)限控制提高重視度，在實(shí)際優(yōu)化過程中，需要對(duì)檔案的訪問用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，以此來避免非權(quán)限用戶對(duì)重要檔案資源的利用[4]。訪問權(quán)限的控制，可以對(duì)用戶進(jìn)行層次設(shè)置，針對(duì)不同層級(jí)的使用者提供不同的使用功能和服務(wù)，以此來確保檔案資源的安全性。其次，需要注重對(duì)監(jiān)控技術(shù)的優(yōu)化，以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，對(duì)防火墻的建設(shè)進(jìn)行不斷優(yōu)化，制定檔案純傳輸協(xié)議，對(duì)檔案傳輸通道進(jìn)行加密，以此來提升檔案傳輸、共享的安全性，提升檔案信息化管理的有效性。

3.3 注重對(duì)安全管理制度的健全

信息化的檔案資源在存儲(chǔ)、管理以及使用過程中，都存在檔案資源丟失、損壞的可能。因此，針對(duì)此類問題，事業(yè)單位需要以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，對(duì)安全管理制度進(jìn)行健全和完善，在實(shí)際管理過程中，需要明確責(zé)任落實(shí)到個(gè)人的制度，管理人員需要對(duì)管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題負(fù)責(zé)，檔案制作人員需要對(duì)信息化檔案制定環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題負(fù)責(zé)，使用人員需要對(duì)使用過程中出現(xiàn)的問題負(fù)責(zé)，以此來約束人員的行為，并引導(dǎo)相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到信息檔案資源的重要性[5]。其次，需要制定相關(guān)維護(hù)人員進(jìn)行定期維護(hù)的制度，以此來確計(jì)算機(jī)軟硬件以及管理平臺(tái)的使用壽命，并避免相應(yīng)問題的發(fā)生，進(jìn)而提升信息檔案資源的安全性，促進(jìn)檔案信息化管理質(zhì)量與效率的提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，提升檔案信息化管理的安全性，對(duì)提升檔案信息化管理的有效性，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展有著重要的作用以及影響。因此，在實(shí)際管理過程中，需要認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，明確當(dāng)下檔案信息化管理中存在的安全問題，結(jié)合有效的措施來提升其信息化檔案管理的安全性，確保信息檔案資源的安全性，進(jìn)而提升檔案資源管理效果，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王薇.檔案信息化管理的優(yōu)勢及相關(guān)安全問題分析[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2016（12）：178-178.

[2]宋龍澤.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探討[J].信息與電腦（理論版），2016（11）：153-154.

[3]索秀萍.檔案信息化管理的優(yōu)勢與存在的安全問題分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：85-85.

[4]郭向欣.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探析[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2017（11）：80-80.

[5]潘曉露.檔案管理信息化的優(yōu)勢及安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（11）：32-34.