企業(yè)檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化舉措

劉春苗

摘 要：企業(yè)檔案本身是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中所產(chǎn)生的各種記錄資料，因此企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)整體發(fā)展的重要記錄。因此企業(yè)檔案的建立在維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展利益、歷史面貌展現(xiàn)、有效促進(jìn)企業(yè)服務(wù)優(yōu)化等多方面發(fā)揮出極為重要的作用。因此，對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，要求其必須具備一套完善的管理體系制度，并借助科學(xué)的管理方式來(lái)促使檔案管理趨于規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變。只有這樣才能促使企業(yè)檔案工作在實(shí)際利用上帶來(lái)極大便利，最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變。本文關(guān)于企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行探討，為此簡(jiǎn)要論述以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化

作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程的原始記錄，企業(yè)檔案發(fā)揮出了極為重要的作用。多數(shù)企業(yè)檔案在內(nèi)容構(gòu)成上更多都是以科技檔案為主體，其中包含了像行政管理、黨群建設(shè)、統(tǒng)計(jì)計(jì)劃、銷售經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、人力及物流等多個(gè)層面的檔案內(nèi)容。因此，企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言非常重要，必須充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作開展的價(jià)值和意義，在此基礎(chǔ)上切實(shí)做好企業(yè)檔案管理工作，從而促使企業(yè)獲得更好的發(fā)展服務(wù)。要想充分發(fā)揮出企業(yè)檔案的作用，對(duì)其強(qiáng)化管理和保護(hù)工作必不可少，只有這樣才能切實(shí)保障檔案服務(wù)工作的質(zhì)量。為此，就必須統(tǒng)一檔案收集整理等各環(huán)節(jié)工作的安排，采取科學(xué)合理化的方式來(lái)不斷提升企業(yè)檔案管理水平。

1 企業(yè)檔案管理要求及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容

1.1 企業(yè)檔案管理的基本要求

近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展水平持續(xù)提升，相應(yīng)的內(nèi)部檔案管理在企業(yè)運(yùn)行當(dāng)中開始不斷發(fā)生改變，主要體現(xiàn)為科技技術(shù)發(fā)展促使企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。如果不能在此基礎(chǔ)上充分適應(yīng)其改變的形勢(shì)，將直接影響到企業(yè)的管理效率水平。這就要求必須嚴(yán)格規(guī)范各環(huán)節(jié)管理，由此來(lái)促使檔案管理效率和水平的攀升。可見企業(yè)檔案管理是強(qiáng)化自身管理的表現(xiàn)，因?yàn)闄n案管理工作屬于企業(yè)日常管理的重要單元，其主要對(duì)發(fā)展中的各類進(jìn)行整理、歸檔，由此直接給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供了大量的經(jīng)驗(yàn)借鑒與參考。同時(shí)檔案管理也是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的助力，檔案所蘊(yùn)含的信息資源屬于企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的精髓內(nèi)容，因此企業(yè)檔案管理的規(guī)模和企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)需求相匹配，檔案管理的重心與企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展形態(tài)相適應(yīng)等。所以以往的檔案管理已不適用，這就必須采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法。

1.2 企業(yè)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容

具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面內(nèi)容：1）組織規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，重點(diǎn)在檔案管理的組織建設(shè)方面，要求應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照控制論來(lái)加以實(shí)施，同時(shí)嚴(yán)密結(jié)合信息論與系統(tǒng)論原則，借助專業(yè)、科學(xué)化手段，以此對(duì)工作面臨的難題進(jìn)行深入分析、處理和探究，由此實(shí)現(xiàn)整個(gè)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2）管理技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，主要指借助現(xiàn)代化的科技技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的傳遞、查找、整理及保存記錄等一系列管理舉措。如今技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展迅速，可采用的技術(shù)類型具體包含聲像、微縮、復(fù)制、印刷及計(jì)算機(jī)等多種技術(shù)類型，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的有效、規(guī)范化處理。3）資源信息管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，當(dāng)今時(shí)代發(fā)展，各大企業(yè)為了切實(shí)提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力水平，開始越來(lái)越重視內(nèi)部檔案管理工作。而檔案管理信息化成為全新的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的方向，更是一種新型實(shí)踐管理方式，具體是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用及現(xiàn)代信息系統(tǒng)的加工處理及檔案資源的傳遞輸送等動(dòng)態(tài)過(guò)程。當(dāng)前，企業(yè)的檔案管理信息化，成為管理工作開展的核心內(nèi)容，也是必不可少的技術(shù)手段，具體需要建立完善的、規(guī)范化的檔案管理平臺(tái)，如技術(shù)支撐平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)開發(fā)平臺(tái)等，這些都將促使檔案資源向完善、共享、安全、可靠化方面轉(zhuǎn)變。

2 我國(guó)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 企業(yè)對(duì)檔案管理認(rèn)知偏差

主要體現(xiàn)為多數(shù)企業(yè)員工及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作存在主體認(rèn)知方面的差異，其甚至內(nèi)部并未設(shè)立專門的檔案管理職位，將人事檔案作為企業(yè)檔案管理的全部，而對(duì)企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的主體檔案如產(chǎn)品檔案沒(méi)有進(jìn)行整理、歸檔。也有一些企業(yè)覺得專職檔案管理明顯多余，出現(xiàn)大量裁減專職檔案人員的情況，也有設(shè)立一崗多職的狀況，最終導(dǎo)致檔案工作難以全面兼顧。部分企業(yè)內(nèi)檔案工作人員本身文化、業(yè)務(wù)素質(zhì)水平偏低，難以勝任工作要求。隨著企業(yè)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，檔案的數(shù)量隨之不斷增多，相應(yīng)管理工作的難度持續(xù)增大，促使其中存在的問(wèn)題不斷浮現(xiàn)而出。但歸根結(jié)底還是由于企業(yè)對(duì)檔案管理的認(rèn)知偏差所致。

2.2 管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)陳舊

多數(shù)企業(yè)內(nèi)的檔案工作人員并未接受過(guò)專業(yè)化檔案培訓(xùn)，甚至多數(shù)檔案管理人員還處于一種兼職的狀態(tài)，因此在對(duì)檔案管理要求、措施及重要性層面缺乏正確認(rèn)識(shí)。甚至認(rèn)為檔案管理只是一種簡(jiǎn)單的資料查找和保存，因此在檔案的收集和整理當(dāng)中，存在大量不合理情況。同時(shí)也有一些企業(yè)本身缺乏專業(yè)檔案管理人員，因此內(nèi)部難以采用具備現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理模式，更多是采用傳統(tǒng)手工的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理。這樣就很容易對(duì)檔案的原件造成損害，長(zhǎng)時(shí)間翻閱檔案的話，將很容易致使檔案原材料產(chǎn)生破損。

2.3 相關(guān)設(shè)備設(shè)施落后

如今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)普及運(yùn)用，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變得越來(lái)越少。企業(yè)的檔案管理也更多以電子文件和數(shù)據(jù)的形式來(lái)呈現(xiàn)，由此說(shuō)明以往傳統(tǒng)的檔案管理方式，早已無(wú)法充分適應(yīng)全新發(fā)展形勢(shì)下的檔案管理工作，企業(yè)檔案管理紛紛向著信息化方向轉(zhuǎn)變。然而目前多數(shù)企業(yè)的檔案管理設(shè)備設(shè)施并未緊跟發(fā)展步伐，難以由此建立高效檔案管理系統(tǒng)，由此影響到企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率水平。有些企業(yè)盡管建立了信息化管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)工作并未結(jié)合企業(yè)檔案實(shí)際來(lái)調(diào)整，因此導(dǎo)致其管理工作效率難以提升。

3 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化舉措

3.1 構(gòu)建符合實(shí)際的檔案管理制度

企業(yè)檔案管理類型有很多，其中包含業(yè)務(wù)、文書、紙質(zhì)及電子檔案等多種類型，而要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變，就要求必須實(shí)施相應(yīng)的檔案管理制度。而具體制度的制定，需嚴(yán)密結(jié)合我國(guó)《檔案法》來(lái)進(jìn)行，具體要求加強(qiáng)相關(guān)硬件設(shè)施設(shè)備，切實(shí)保障檔案場(chǎng)所衛(wèi)生清潔，同時(shí)做好一系列的預(yù)防損壞措施，這樣才能切實(shí)保障企業(yè)檔案的安全完整性。

3.2 大力提升紙質(zhì)檔案立卷質(zhì)量

由于多數(shù)企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)當(dāng)中所形成的檔案并不規(guī)范，一些文件的行文也不夠標(biāo)準(zhǔn)。因此就要求相關(guān)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)針對(duì)此類檔案進(jìn)行細(xì)致挑選，這本身也屬于檔案收集整理的過(guò)程。而在此過(guò)程中，因?yàn)闄n案工作人員本身業(yè)務(wù)水平存在明顯差異，因此很容易致使其立卷質(zhì)量存在明顯差異。因?yàn)闄n案案卷材料的完整性是對(duì)企業(yè)檔案價(jià)值造成影響的直接因素，所以檔案的立卷、裝訂質(zhì)量都將影響到檔案工作的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變。這就要求企業(yè)必須解決立卷問(wèn)題，從而便于檔案標(biāo)準(zhǔn)化分類與檢索，同時(shí)需解決檔案裝訂質(zhì)量，便于規(guī)范化管理。最后需增強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，并借此來(lái)提升檔案質(zhì)量，進(jìn)而為其規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化奠定基礎(chǔ)。

3.3 強(qiáng)化企業(yè)檔案的技術(shù)管理

為促使企業(yè)檔案管理規(guī)范化，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)成為必然，而這也是時(shí)代發(fā)展的最終選擇，是檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的重要體現(xiàn)。檔案管理工作通過(guò)計(jì)算機(jī)管理，能夠有效提升其信息的準(zhǔn)確可靠性，還將延長(zhǎng)檔案本身壽命，特別是某些職工崗位變動(dòng)較大的公司，這種信息化檔案管理更是變得尤為明顯。這就要求企業(yè)必須強(qiáng)化現(xiàn)代檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理的硬件投入，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)構(gòu)建完善的服務(wù)操作，由此才能給企業(yè)的發(fā)展提供重要的咨詢服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平

企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平高低，直接對(duì)企業(yè)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理造成影響。因此就要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排相應(yīng)的專職工作人員全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理，并針對(duì)所有人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)及考核，由此來(lái)提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。比如可要求檔案局內(nèi)的專業(yè)人員親身講授專業(yè)知識(shí)、組織檔案專業(yè)知識(shí)競(jìng)賽等。也可在企業(yè)內(nèi)部通過(guò)及時(shí)溝通和研討會(huì)的形式來(lái)解決與探討檔案工作的共性問(wèn)題，這樣才能幫助檔案人員打破工作發(fā)展瓶頸，實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展愿景。此外，還需充分了解檔案人員本身擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)類型，以此促使檔案人員能夠充分發(fā)揮自身的才能與價(jià)值。

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