現代醫院人事檔案信息化的思路探討

呂芳

摘 要：醫院人事檔案實施信息化管理，不僅能夠充分調動醫院人事資源信息，還能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，加強人事檔案信息的保密度和規范性，從根本上處理人事檔案管理問題，實現真正意義上的合理化管理，促進醫院長久穩定發展。

關鍵詞：醫院人事檔案；信息化；現在問題；建設思路

隨著我國科學技術水平的提升，我國各醫院在進行人事檔案方面的管理工作時，逐漸將計算機技術運用到了檔案管理工作之中。這種方式不僅有利于醫院人事檔案準確性的提升，也有利于人事檔案管理工作效率的提高。因此，在進行醫院人事檔案信息化管理工作的過程中，醫院需要對高素質檔案管理隊伍進行良好的培養，同時還要通過計算機做好檔案信息的整理工作，從而通過這種方式，促使醫院日常管理工作順利開展。

1 醫院人事檔案管理信息化的重要意義

醫院的人事檔案管理，如果可以進行系統的信息化建設，將會成為醫院建設的一個飛躍性發展。首先對于檔案系統的研發和制度的制定都在一定程度上能夠將人事檔案管理工作提升一個檔次，增大信息化系統的利用價值。提高人事檔案的利用價值就意味著更多的人才能夠得到更多的關注，更多優秀的專業性人才的職業信息以最快的時間得到關注，提供給他們最廣闊的平臺。一定程度上，改變了以往的管理方式，使得醫院這類屬于服務類的機構可以更好地為社會服務。為順應時代的發展，信息化的建設在人事上的應用將會擁有一個較為迅猛的勢頭，這是我國醫院體系建立的一個必經之路，也是醫院得以在現今時代，更加快速發展的必然趨勢。通過這樣的信息化建設，醫院管理人員對于從業人員的信息一目了然，對于醫院選拔任用人才的道路，也奠定了基礎。

2 醫院人事檔案管理現狀分析

2.1 無法保障安全性

在管理期間為了防止檔案查詢人員隨意涂改和銷毀人事檔案，需要選擇專業人員與查詢人員一同查閱檔案。然而由于管理人員在監督期間無法全面避免查詢人員隨意修改人事檔案內容，若醫院人事檔案出現銷毀情況，并且沒有做好備份，將會嚴重影響人事檔案管理的安全性。

2.2 管理難度大

醫院人事檔案大多都是整卷歸檔處理，因此在查閱期間僅能夠查閱一部分內容，但是由于人事調動或者其他原因需要調取所有檔案內容，此時就會顯著增加工作量。當前人事檔案大多為紙質版文件，因此在登記時只能夠利用手工方式完成，加大了醫院人事檔案管理難度，無法有效提升人事檔案的管理效率。

2.3 歸檔難度大

醫院人事檔案常常會由于年度考核或者學歷變更等出現變動情況，并且會出現同時查詢檔案資料的情況，會在一定程度上影響歸檔正確性。如果醫院人事檔案無法有效歸檔，將會直接影響醫院人事檔案的管理效果，導致在實際管理期間出現較多問題。

3 醫院人事檔案管理信息化建設的思路探討

3.1 加強對人事檔案信息化管理的重視

對人事檔案實施信息化管理是醫療機構乃至這個社會人事檔案管理的發展趨勢和必然要求。因此，無論是醫院里的領導，還是醫院里的一般員工，都應該對人事檔案的信息化管理給予高度重視。首先，在觀念上，要能夠認識到傳統檔案管理模式的不足和落后，了解人事檔案信息化管理高效、便捷、實用等基本優勢，肯定人事檔案實施信息化管理的必要性和重要作用。其次，不論是檔案管理設備的更新換代，專業技術人才的引進，還是對檔案管理人員計算機水平的培訓，都需要大量的資金。因此，在經濟上，要能夠對人事檔案實施信息化管理給予大力支持，加大資金投入。最后，在工作上，各部門都要積極配合，幫助人事檔案信息化管理能夠順利實施。

3.2 注重人事檔案信息化管理的規范性和專業性

要推動醫院人事檔案實施信息化管理，不僅要加強重視，還要注重其規范性和專業性。首先，要建立或完善人事檔案信息化管理的規章制度。根據人事檔案信息化管理的基本特征和醫院自身的實際條件，在現有人事檔案管理制度的基礎上，建立或完善人事檔案信息化管理的規章制度，尤其要針對具體的操作環節提出明確的要求，確保醫院人事檔案信息化管理的規范性。其次，不斷完善人事檔案信息。人事檔案管理人員不僅要把醫院工作人員的基本信息錄入系統，還要針對個人的專業、特長等進行全面的考察，及時將工作人員的最新信息進行歸檔，確保人事檔案信息的準確、完整、及時更新，建立專業的人事檔案數據庫。最后，要提高人事檔案管理人員的專業水平。除了要引進檔案管理專業且熟練掌握計算機技術的人才之外，還要定期對人事檔案管理人員進行專業培訓，如采用專題講座、現場教學等方式，提高人事檔案管理人員的專業素養，使其能夠熟練掌握人事檔案信息化管理的基本知識和操作技能，確保人事檔案信息化管理的專業性。

3.3 加強對人事檔案信息的安全防護

信息安全是人事檔案信息化管理能夠正常運轉的重要基礎，如果電腦中的人事檔案信息沒有很好的安全保障，那么就失去了對人事檔案實施信息化管理的價值和意義。要確保對醫院人事檔案信息的安全性，就要從以下幾個方面入手：首先，要注重專業人才的引進。無論是對系統漏洞的修復、安全隱患的排除、非法入侵的防范，還是對信息化技術的進一步研發，都是加強醫院檔案信息安全的重要舉措，這些都需要專業技術的支持，因此，專業人才的引進是加強人事檔案信息安全防護的重要基礎。其次，培養檔案管理人員的安全防范意識。這就需要對檔案管理人員進行專門培訓，一方面，要讓他們了解人事檔案信息安全的重要性；另一方面，還要讓他們掌握人事檔案信息化管理的專業知識和安全防范的操作技能，當在工作中遇到安全隱患的時候，要能夠及時、有效地處理。最后，制定嚴格的安全防范制度。一方面，要在硬件和軟件方面做出明確規定，在嚴格管理的基礎上，做好安全防范工作；另一方面，要對人事檔案管理系統和移動設備的使用提出明確要求，嚴禁使用來路不明的軟件，嚴禁連接未經安全監測的移動設備，嚴禁任何不規范操作。

4 結束語

在科學發展迅猛的新時期，對于建立醫院的人事檔案管理信息化系統的研究，也是醫院管理方式改良的重要手段，只有充分的利用信息化資源，才能實現醫院管理的進步。醫院是一個服務型機構，致力于為社會貢獻力量，所以只有緊跟時代發展，才能實現更高效的運轉，使得信息化技術的建立為醫院帶來更高的效益，繼而為社會更好地提供服務。

參考文獻

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