大數據時代檔案管理模式變化探究

盧霄雯

摘 要：隨著社會以及科學技術的進步，當代社會的發展已經不斷趨向信息化。信息化社會的出現改變了人們的傳統生活方式，給人們的工作也帶來了影響。大數據時代的到來給企業單位管理檔案方式提供了另一種可能，檔案管理不再只是紙質信息的管理，還可以通過計算機技術實現網絡檔案的管理。信息時代使檔案管理更加便利，但是也給企業檔案管理提出了更加嚴格的要求，在大數據時代背景下企業需要完善檔案管理系統，使企業之間不同類目的信息能夠實現互通流轉，本文將就大數據時代下檔案管理模式變化做探究。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理模式；對策

1 大數據的概念論述

雖然目前國際層面對于大數據還沒有一個官方具體概念定義，但是針對關于大數據的相關資料研究發現，大部分資料對于大數據的概念描述基本相同。大數據時代除了其代表性的數據信息量巨大以外，還包括數據信息的種類繁雜、層次豐富等。

大數據的主要特點有四個：數據體量巨大、處理速度快、數據類型多、數據價高，大數據并不是說數據量非常巨大達到TB及以上的才算，而是說數據量自身包涵的時間跨度上、速度上稱得上為大數據，在這個意義上可以說，大數據并不單純指的是數據數量龐大，而主要指的是在當代信息非常重要的時期怎樣深入利用數據的價值。

在研究大數據時的重點不在于獲取的數據庫量有多大，數據系統有多龐大，而是在大數據庫中我們可以提取到的有效信息有多少，有利于我們工作和生活、有價值的工具有多少，在利用數據時將大數據通過提取和分析變成小數據，才算是真正意義上發揮了大數據的優勢。大數據的出現不是單純的科學技術的革新，而是代表著由于科學技術的進步、計算機信息技術的發展，人們對于數據的利用程度更高，能夠在某種程度上實現對數據的精確分析和深入研究。近年來，隨著人們生活節奏的越來越快，對檔案管理的要求也越來越高。企業檔案管理建設需要做出創新變革以適應大數據時代帶來的信息沖擊，不斷健全信息安全保護機制，實現良好的發展。

2 檔案管理存在的問題

2.1 管理人員素質不高

目前受大數據時代的影響，國家和企業對于線上檔案管理越來越重視，但是針對具體的檔案管理工作其工作效率并沒有明顯提升，其原因主要是在參與檔案管理的工作人員自身能力素質較低上。參與檔案管理的工作人員自身素質直接影響管理工作的效率，但是目前大部分管理人員的業務水平不高。在線上線下檔案的明細工作上，例如檔案的分類和檔案管理結果的反饋上明顯出現能力不足，無法勝任的情況。在檔案分類時出現分類錯誤或者反饋評價出現錯誤都會直接影響到受眾獲取資料的準確率，而檔案管理出現問題會導致企業或用戶無法獲取明確的檔案信息，影響企業發展。另外，觀察目前檔案管理工作人員工作狀況后發現，部分檔案管理工作人員缺乏管理檔案工作所必備的專業知識，并且在思想認識上忽視自身工作的重要性，從而影響檔案管理工作效率，在服務意識上也存在欠缺。

2.2 管理制度不健全

檔案管理工作的有序進行依賴于明確的管理體系，在實際管理工作中工作人員通過管理制度的章程和手續進行檔案的有效管理。但是，目前大部分檔案管理工作中，管理制度不健全、管理章程和手續含糊不清直接影響了檔案管理工作的進行，管理工作缺乏系統、理論的方法指導從而導致檔案管理效率低下。

2.3 檔案管理重視程度不夠

檔案管理工作效率低下除了受管理工作人員素質低和管理制度不健全的影響外，還受管理層的不重視影響。大部分企業在工作開展和部門性質劃分中將檔案管理工作視為工作中的附屬品。進行檔案管理工作時，部分機密文件被當做附屬品掌握在普通工作人員的手里，并且其安全性和私密性也得不到保障，對企業發展產生了不良影響。

3 大數據時代下的檔案管理

3.1 檔案管理方式的轉變

大數據時代的出現促使檔案管理方式出現新的可能，傳統的檔案管理模式主要是對檔案信息的保存，是對信息做整理后根據保密程度所做的特殊存儲，傳統檔案管理著重點在于保存而忽視了檔案利用的重要性，從本質上抑制了檔案管理模式的創新。隨著時代的變化人們開始重視信息的利用，自然而然檔案的利用被人們注意到，人們對其使用意識提升后，檔案信息開始成為重要的信息渠道，至此，檔案管理工作由封閉的保存模式轉化為開放性的管理模式。

檔案管理模式方式的轉變不僅僅是利用方式上的變化，還是管理空間上的轉變。傳統檔案管理模式下進行檔案管理的工作通常是在特定的辦公室或場館內，對于檔案的歸納整理都在場館內進行，而大數據時代下的檔案管理可以在網絡上實現管理，即虛擬化管理，新的檔案管理模式已經不需要特定的現實空間來容納資料，依靠數據挖掘等技術操作，人們可以直接在網絡上通過檔案查詢來獲取其需要的檔案信息，檔案的來源和服務對象不再受到現實條件的限制，在空間上即可實現全部操作。

3.2 檔案資源的控制程度發生變化

傳統檔案管理時代，對檔案的管理由各企業設置特定的部門進行，該部門擁有對檔案的絕對控制權利，在這種機制下被管理的檔案內容一般都比較重要，甚至還會有機密文件，此時的檔案管理部門有權利決定檔案是否能被他人調取，社會中人們想要獲取檔案信息則必須要去檔案管理機構進行申請。但是在大數據時代，人們擁有自主調取檔案、獲取檔案信息的權利，檔案信息成為公共信息資源。人們通過對互聯網信息的篩選查找獲取檔案資料使得檔案管理部門對檔案管理的控制程度變弱，這種情況下的檔案信息只要不涉及國家機密和企業機密都可以被人們獲取，大大解放了檔案信息，使得檔案信息的利用價值真正得以凸顯。

3.3 檔案管理工作內容的轉變

傳統的檔案管理工作，是管理人員對已經形成的文件檔案做管理，對于檔案送至管理部門前的整理工作涉及較少，檔案管理與檔案形成前的資料整理存在明顯的界限。而現在的檔案管理工作受網絡技術和互聯網技術的影響，數字化管理使得管理工作可以涉及信息來源、數據整理、形成檔案的各個環節，在整理數字檔案的過程中，管理者可以實時存儲、上傳變成真正有價值的檔案。受網絡環境以及大數據時代信息繁雜真假難辨的影響，檔案管理工作內容由現實的保存管理轉變成了虛擬的現實檔案監督。

3.4 對檔案管理人員素質的影響

大數據時代對檔案管理人員的素質要求體現在兩方面：服務素質以及專業素質。傳統的檔案管理要求工作人員具備整理、存儲、收納能力，而新時代檔案管理模式，管理工作人員需要具備專業的網絡技能，對檔案管理工作人員提出了新的專業素質要求。進行網絡檔案管理工作要求工作人員熟知檔案的管理方式，了解傳統檔案管理要素，還要求工作人員擁有對大數據的正確認識，利用這種認識來實現網絡數據檔案管理的技能掌握。另外，檔案管理工作人員還需要具備良好的服務素養，面對群眾的信息需求有耐心，擁有較好的思想道德品質。

4 大數據時代檔案管理的發展方向

想要在大數據時代使檔案管理適應其信息量的沖擊，實現長足發展、改革創新，必須從傳統檔案管理工作的不足入手，根據檔案管理工作涉及的各個方面研究制定發展措施。

4.1 服務模式創新

管理工作的人員的個人素質決定了人們獲取信息服務的感受，檔案管理工作是一項社會性的工作，大數據影響下的檔案管理需要時時與外界接觸，因此，檔案管理的服務模式非常重要，進行服務創新模式是檔案管理發展的必要途徑。檔案管理工作人員直接影響管理工作的開展，因此需要通過系統的專業能力培訓以加強管理工作人員的專業素質。各企業或部門可以通過開展統一的培訓對所有管理工作人員進行專業素養的普及以及工作具體內容的教學，確保每位管理工作人員都有足夠的專業能力處理網絡上數量繁雜的檔案。在培訓完成后對管理檔案工作人員進行監測，并在日后管理檔案的過程中實時監督，以激勵管理工作人員不斷提高自身能力，促進檔案管理工作效率的提高。

4.2 建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度可以直接約束檔案管理工作人員的工作行為和態度，有利于提高檔案管理工作時效性。企業內部檔案管理需要成立專業的辦公室檔案管理部門用以管理各部門和所有工作人員的檔案；建立特殊檔案管理室并且明確規定除特殊情況外只允許檔案管理工作人員進入；處理特殊機密文件時需要特殊保存；將所有檔案類型分門別類方便后續查看管理，線上線下同時進行，并且將不涉及機密對社會大眾有利的信息上傳至網絡方便受眾有需求時及時獲取。

4.3 建立完善的檔案信息保護體系

目前，隨著人們對信息安全的更加重視要求檔案管理建立完善的檔案信息保護體系以保證信息不會被不法分子盜取。網絡信息管理便捷檔案管理的同時也給信息安全帶來了風險。具體的檔案信息保護體系的建立應該從三個方面入手，一是信息儲存保護機制，需要對存儲檔案的網絡系統設置多層防護罩，從信息源頭保障檔案信息的安全；一是有效信息隱藏機制，可以建立虛擬信息庫將信息于網絡環境中隱藏起來，從而達到信息保護的目的；最后是信息備份保存機制，通過將有效的信息進行多次備份，以免由于操作失誤誤刪檔案等原因造成檔案的丟失。

4.4 完善檔案信息管理體系

大數據時代對檔案管理工作提出了新的要求，如今的檔案管理不能局限在紙質檔案管理上，還需要引進信息技術，通過信息化的手段實現線上線下的雙重管理，只有通過檔案信息管理體系的健全才能夠真正促使管理工作的有序進行。實現線上檔案管理可以幫助管理部門從線上接受各部門以及工作人員的檔案，解決紙質檔案管理上合理分類和整理難的問題，利用優勢互補通過線上互聯網以及信息技術幫助檔案數據分類，同時注意防盜和信息技術的維護以免數據丟失造成不良影響。

5 結語

在進行管理檔案的過程中只有不斷提高管理的工作效率才能使檔案管理適應當今社會的快節奏，針對檔案管理各環節進行科學有序的安排和評價反饋機制的不斷完善進而發展檔案管理工作，實現大數據時代下檔案管理工作的順利轉型。

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