企業檔案管理中推行精細化管理的研究

楊麗芳

摘 要：企業的發展歷程與工作總結、重要會議文件等，都包含在檔案資源當中，加強檔案管理是提升企業管理效率和質量的前提。尤其是在當前信息化時代飛速發展的趨勢下，企業生產經營活動更加頻繁，產生的檔案資料繁雜多樣，這給檔案管理工作人員帶來了極大挑戰。精細化管理理念，能夠有效應對當前企業檔案管理的困境，保障檔案資料的真實性與全面性，為企業工作開展提供可靠的支撐。本文將通過分析企業檔案管理中存在的問題，探索企業檔案管理中推行精細化管理的策略，為管理人員提供參考與建議。

關鍵詞：企業；檔案管理；精細化管理

隨著社會分工的精細化，現代化企業管理與服務的精細化成為必然趨勢，這也是增強企業管理效率、提升資源利用率的關鍵途徑。在企業管理工作中，檔案管理的重要性日益凸顯，不僅需要保障檔案資料的完整性與真實性，還要為檔案使用者提供便捷的服務，以增強檔案資源利用率，為企業發展奠定基礎。企業運營生產中產生的文件材料大多零亂、分散且數量較大，如何對其進行有效收集和整理，提升檔案資料的有序化、集中化和系統化，成了檔案管理中的主要問題。傳統檔案管理模式較為落后，而且檔案形式多為紙質，不僅占用大面積存儲空間，而且容易導致信息的遺漏和丟失。為此，需要將精細化管理理念運用于企業檔案管理當中，確保檔案資料能夠為領導者的決策提供可靠的支持。

1 企業檔案管理中存在的問題

1.1 管理制度不健全

制度是工作開展的保障，同時也能夠對工作行為進行約束，提升檔案管理的規范性。但是，由于領導人員缺乏對檔案精細化管理的重視，依舊沿用傳統管理制度，使得工作開展不能適應企業發展需求。沒有制度作為行為的約束，將會導致檔案管理陷入混亂，檔案價值不能夠得到充分發揮[1]。尤其是在當前市場瞬息萬變的狀況下，如果檔案管理存在較大的滯后性，將會直接降低企業競爭實力。

1.2 人員專業水平不高

很多管理人員沒有意識到自身工作的重要意義，在上崗前未經過系統化培訓，導致檔案管理工作效率低下。很多企業受到經費的限制，未能夠給管理人員提供培訓機會，導致其管理理念與管理模式落后，不能夠滿足當下時代發展要求。在信息化建設當中，檔案管理人員的計算機網絡技術應用能力較差，即使提供了先進的設備也無法真正發揮其功能與價值，導致檔案資源的真實性與完整性受到影響。

1.3 系統性匱乏

在企業生產經營活動中，檔案資料的數量越發龐大，其零亂紛雜的特點也給工作人員帶來了較大負擔。由于管理流程較為冗長，導致檔案資料的收集、整理和借閱等效率低下，檔案管理缺乏系統性，不能夠為企業領導人員的決策提供有效支撐。

2 企業檔案管理中推行精細化管理的策略

2.1 引進先進技術

在信息化時代，社會各行各業都致力于信息化建設，以促進產業結構的轉型升級。企業檔案管理也應該引進先進的計算機網絡信息技術，為精細化管理模式的構建提供保障。以企業檔案管理的實際情況為出發點，保障技術應用能夠促進規則的細化與系統化，滿足企業生產各環節的需求，規范企業生產經營活動。可以將ERP管理系統應用于檔案管理當中，實現對市場需求、生產過程和企業發展目標、優勢的綜合分析，確保管理框架滿足企業運營發展要求。ERP管理系統的效率較高且操作方便，因此受到很多企業管理人員的歡迎，在市場信息資源的獲取中提高企業市場競爭力。

2.2 增強企業執行力

在精細化管理制度的落實過程中，執行力會決定其落實效果，同時也是企業管理能力的主要體現。在企業戰略目標向企業效益轉化的過程中，執行力會起到關鍵作用。對于企業檔案管理個人而言，提升其執行力需要對工作任務的完成時間、完成質量和完成度等進行監督。很多企業雖然制定了明確的檔案管理制度，但是由于執行力較差，導致消極執行、推諉執行等問題頻發，檔案管理工作的開展遇到較大阻礙[2]。企業執行力的增強，需要企業領導人員以身作則，自覺遵守檔案管理相關規章制度。與此同時，要在檔案管理中落實以人為本的管理理念，調動員工的積極性與主動性。

2.3 完善管理制度

企業檔案管理人員應該以企業實際發展情況為依據，遵循發展戰略規劃要求，制定完善的檔案借閱制度、檔案統計制度、檔案歸檔制度等，為管理工作的開展奠定基礎。管理制度的建立健全，能夠對檔案收集、整理、借出等行為進行規范。與此同時，應該加強責任制的落實[3]。企業領導人員應該對檔案管理專項資金的使用情況進行監督，明確崗位人員的具體責任，保障企業檔案的完整性與安全性。檔案存放由專人負責，并對檔案的應用情況進行登記。

2.4 優化檔案管理流程

在當前企業生產模式逐漸改變的情況下，檔案管理的服務對象、工作任務和管理模式等都有所不同，尤其是隨著現代技術運用，極大地促進了檔案管理流程的優化。為了提升檔案存儲與利用價值，需要加強檔案工作的標準化建設，對于文件歸檔的有效性進行合理控制。根據檔案管理各個環節的要求，促進檔案資料的標準化、系統化和適時化，滿足企業生產經營工作需求[4]。與此同時，精細化管理的重點是量化管理，因此應該盡可能制定詳細的量化指標，對管理工作進行約束與監督，以提升檔案管理流程的順暢性和規范性。

2.5 提升人員素質

企業檔案管理人員的素質，是決定精細化管理水平的主要因素，應該充分重視人的作用，以提升檔案管理效率。很多企業由于人力資源成本限制，檔案管理崗位人員缺乏專業性，導致檔案出現遺漏、錯誤和丟失等問題。為此，應該加強檔案管理人員的崗前培訓，使其明確崗位工作要求，掌握豐富的檔案管理知識與技能。同時，應該提升其精細化管理意識，加強理論與實踐指導，滿足當下企業的檔案管理工作需求。對于現有人員應該進行專業培訓，對于舊有管理理念和管理方法進行創新，增強其先進技術應用能力[5]。為了激發員工的工作積極性與主動性，需要對激勵約束機制進行完善，通過精神激勵、物質激勵等提升其工作熱情。

2.6 完善監督考核機制

為了促進制度的落實，需要建立健全監督考核機制，防止管理工作中出現形式化問題，真正發揮企業檔案資源的價值，為企業競爭實力的增強奠定基礎。量化管理力度不足，會導致檔案的收集與整理受到阻礙，出現檔案資源流失嚴重的問題。對于不同崗位的人員進行監督管理，明確其崗位職責，確保監督考核機制的公平性與嚴謹性，防止工作中出現不按規章制度辦事的行為。與此同時，應該對考核指標進行細化處理，以提升考核監督工作的可行性，將考核結果與員工薪酬掛鉤，以有效約束其工作行為。

3 結語

在企業制定長遠戰略規劃、調整發展目標的過程中，檔案資料發揮著至關重要的作用，也是促進企業改革的關鍵要素。但是，在當前企業檔案管理中依舊存在制度不健全、人員水平不高和系統性缺失等問題，不利于檔案資源價值的充分發揮。為此，需要對檔案進行精細化管理，通過引進先進技術、增強企業執行力、完善管理制度、優化檔案管理流程、提升人員素質、完善監督考核機制等手段，提升檔案精細化管理水平。

參考文獻

[1]謝家祝.檔案精細化管理在檔案管理中的實踐應用[J].城建檔案，2017（06）：75-76.

[2]宮曉東.我國企業檔案管理理念問題分析[J].檔案學通訊，2017（03）：12-15.

[3]王巍.關于企業檔案管理精細化的探討[J].辦公自動化，2016，21（23）：51-55+59.

[4]王瑩.針對企業檔案管理中精細化管理的研究[J].科技展望，2014（22）：189.

[5]張惠敏.在企業檔案管理中推行精細化管理[J].機電兵船檔案，2014（04）：24-26.