試論醫院檔案管理工作中存在的問題與對策

王旭華 康延江

摘 要：醫院檔案記載著醫院發展至今的各類信息，檔案管理工作對于醫院管理和醫院后續發展來說至關重要。本文闡述了在當前的市場環境下，醫院檔案管理工作的發展現狀，在醫院檔案管理工作當中存在的問題，并根據這些問題提出了相關的解決對策，為醫院檔案管理人員提供參考。

關鍵詞：醫院管理；檔案管理；工作問題；解決對策

醫院檔案是醫院歷史的記錄，其中包含的信息可以為醫院領導人做出的工作計劃以及管理決策提供可靠的依據。醫院檔案內容極為復雜，其中涉及到大量的文字、圖表以及聲像資料，不僅保存不易而且在管理方面也頗具難度。需要不斷的優化檔案管理方案，結合現代檔案管理學專業知識與醫院檔案管理的實際情況，才能及時解決檔案管理中面臨的問題，做好檔案管理工作。

1 醫院檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱，重視程度不高

目前，大多數的醫院管理人員對檔案管理工作都不夠重視，醫院管理人員的檔案管理意識非常薄弱。這就造成了檔案管理人員工作效率低下，醫院存儲的檔案也非常容易出現丟失、損毀的現象；而檔案的零散和不全面存檔也增加了檔案管理的難度，形成了惡性循環[1]。

1.2 檔案管理工作制度不健全

大多數醫院在檔案管理工作中沒有建立完善的管理制度，對于檔案管理工作內容和方法也缺乏明確的定義和規范，對于檔案管理人員的工作行為也沒有相應的約束，這也是導致當前醫院檔案管理工作質量難以提升的原因之一。

1.3 檔案管理人員素質不高

由于管理人員對檔案管理工作缺乏重視，許多醫院的檔案管理人員是由醫師兼任的，醫院內并不存在專業的檔案管理團隊，完全不能勝任檔案管理工作。已經構建了檔案管理團隊的醫院也往往存在檔案管理人員素質不高的問題，嚴重影響了檔案管理工作的高效開展。

1.4 檔案管理工作信息化水平不高

檔案管理工作內容非常復雜，而且醫院的大多數檔案都是以紙質文件的形式存在的，非常不利于保存，許多古老的文件已經由于保存不當出現了損毀。實現檔案管理信息化是當代醫院檔案管理的發展必然，是提高檔案管理成效的必要方法。

2 醫院檔案管理工作問題的解決對策

2.1 提高檔案管理意識

檔案管理工作是現代醫院管理工作的重要組成部分，對于醫院的未來發展方向制定有重要作用。為了提高醫院檔案管理工作的質量，管理人員必須要提高管理意識，從根本上重視檔案管理工作。首先，醫院領導人和檔案管理人員應該要轉變思想，提高管理意識，要重視檔案管理工作的內涵。許多的管理人員認為醫院檔案中保存的是醫院過去的信息，與當前醫院的發展并沒有關系，自然也無法提高對檔案管理工作的重視。為此，必須讓醫院高層和管理人員意識到醫院留存的檔案是醫院發展至今的全紀錄，是醫院未來發展的基石，對醫院未來發展計劃的制定具有一定的指導意義。

此外，還應該要加強管理人員的現代化管理意識，檔案管理人員必須用先進的現代檔案管理理念和方法進行檔案管理工作，實現檔案管理工作的科學性和有效性。在管理工作中，工作人員還需要提高自身的責任意識，充分認識到自己的工作任務和職責，做好分內工作，切勿出現消極怠工的現象。還要做好思想宣傳工作，讓醫院全體人員都提高對檔案管理的認識和重視，這樣醫院工作人員在借閱檔案時才會加倍小心，避免損毀檔案為醫院造成不可挽回的損失。

2.2 完善醫院檔案管理制度

“沒有規矩不成方圓”，醫院必須構建有效的檔案管理制度才能對檔案管理工作進行科學合理的評判和約束，才能促進檔案管理工作的高效開展。必須在醫院中建立和完善檔案管理制度，不僅要對檔案管理工作的內容進行明確的規范和定義，還需要對檔案管理工作人員的職責和行為進行界定和評估[2]。同時，要設立獨立的監督部門，對檔案管理工作進行有效監督，通過必要的管束提高檔案管理工作效率以及檔案資源的利用率。

要完善醫院的檔案管理制度，首先需要將醫院明文規定的管理規范以及工作中默認的習慣操作結合起來，根據當前醫院檔案管理工作的具體需求，重新制定完善的管理規章制度。然后，根據醫院檔案管理的實踐經驗以及相關的法律法規，嚴格制定醫院檔案借閱的各項規定；并制定醫院檔案管理工作人員與檔案借閱人員的保密規定。以規范的、明確的管理制度和有執行力與威懾力的監督制度來保證檔案的安全以及檔案管理工作的高效開展。

2.3 組建高水平的檔案管理團隊

擁有高水平的檔案管理團隊是實現醫院檔案高效管理的基礎。只有管理人員轉變思想提高重視，充分認識到醫院檔案管理的重要性，才能實現醫院檔案的良好管理。為此，醫院必須要加強對原有檔案管理人員的培訓，并聘用高水平的檔案管理人才來擴充醫院的檔案管理團隊，為檔案管理工作提供良好的人力資源支持。

首先，必須要提高檔案管理人員的管理意識，要讓檔案管理人員明確檔案管理的內容和意義，充分了解醫院檔案的范圍和職責；還要讓檔案管理人員認識到檔案管理工作對于醫院未來發展的重要性，這樣才能提高管理的效率。其次，需要對現有的檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的專業水平。要對醫院檔案管理人員進行定期培訓，培訓內容包括現代檔案管理學及醫院檔案管理相關法律法規；邀請業內專業人士進行講座，并加強與同行業之間的交流，通過經驗共享實現共同進步。還要加強對檔案管理人員的思想道德建設，要讓檔案管理人員提高敬業意識和服務意識，做好本職工作，實現工作方法的創新與發展。

此外，還需要通過招聘專業人才來擴充檔案管理團隊，提高團隊管理水平。醫院應該要聘用擁有檔案管理專業知識和相關經驗的人才來負責醫院的檔案管理工作。要加強對所有檔案管理人員的培養和監督，明確管理制度，提高管理質量和效率。

2.4 加強醫院檔案管理信息化建設

要提高檔案管理工作質量首先應該要提高對檔案存放的重視。醫院中有許多古老的資料都是用紙質文件存檔，無論是手寫材料還是印刷材料都會受紙張本身的壽命限制，在保存方面極為不易。為了延長檔案的使用壽命，不僅需要妥善保管，還需要實現檔案管理的信息化建設。通過檔案管理信息化建設，將紙質檔案以電子檔案的方式予以保存，這樣能避免因檔案保存不當而造成的損失。同時建設檔案管理信息化，也能節省檔案管理工作人員的時間和精力。通過使用科學的管理系統，可以對錄入的各項文檔實現自動分類歸檔，節省了人工分類和整理的時間；同時電子檔案管理系統也能夠簡化檔案借閱和歸還的流程，對檔案的入庫、出庫也可以進行更加詳細、安全的記錄，提升檔案的安全性與保密性[3]。

實現檔案管理信息化還可以打破檔案查閱的時間和空間界限。將醫院現有的檔案都整理到檔案管理系統當中，醫院工作人員可以隨時進行查閱，不需要借助檔案管理工作人員的幫助，也可以自行查找和瀏覽，不僅實現了檔案管理工作的高效性，也提高了醫院檔案的利用率。同時，醫院之間也可以通過檔案管理系統實現信息共享，這樣就免去了實體檔案的傳遞，避免在交接過程中可能出現的問題，促使檔案在醫學發展當中發揮更加深遠的意義。由此可見，實現檔案管理信息化建設是提高檔案管理工作質量的必然。

3 結論

綜上所述，醫院檔案管理工作對醫院的長遠發展具有非常重要的意義。為了高效實現醫院檔案的記錄、歸檔、保存以及查閱工作，醫院管理人員應該要加強對檔案管理工作的重視，組建高水平的檔案管理團隊，以先進的檔案管理理念和方法解決當前醫院檔案管理當中出現的問題，促進醫院進一步發展。

參考文獻

[1]張楠，許志穎.試論醫院檔案管理工作中存在的問題與對策[J].建材與裝飾，2018（17）：144-145.

[2]刁桂春.醫院檔案管理工作中存在的問題與對策探討[J].世界最新醫學信息文摘，2016，16（80）：184-185.

[3]董新剛.醫院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國繼續醫學教育，2015，7（01）：33-34.