科技檔案管理信息化建設策略探討

葉沛

摘 要：現如今，隨著信息技術領域的迅猛發展，科技檔案的管理也逐漸趨于信息化，大量的科技資源以信息化的方式存儲展示，極大地提升了科研工作的高效性。本文便是通過闡述科技檔案信息化建設具有的重要性，結合實際情況，對科技檔案管理的信息化建設提供具有建設性的策略，以供現實參考。

關鍵詞：科技檔案；管理；信息化；策略

1 研究背景

如今是以信息技術為主要引領動力的飛速發展時代，信息技術極大地提升了人們在各個領域的工作效率。而科技檔案作為在科研過程之中以文字、數據或是圖像的形式出現并值得留存下來的材料，其高效保管對于整個科研領域以及相關企業而言都有著不容小覷的意義。在過去，一般這類科技檔案都是通過紙質形式進行存留，可是這種傳統的方式不僅造成空間時間的極大浪費，而且不利于信息的管理與查找，這些資源難以發揮其固有價值。

因此，科技檔案的信息化管理能夠較大地提升資料保管效率以及其固有價值的發揮程度，是現代檔案管理工作的主要趨勢。然而，在實際信息化建設過程之中，存在著不少實際的阻力與問題，制定出具有針對性的信息化建設策略便是至關重要的。

2 科技檔案管理信息化建設中的主要問題

2.1 電子檔案管理保密性缺失，引起較大的隱患

由于互聯網本身具備一定的開放性，因此在通過網絡進行檔案管理的過程中，尤其要注意檔案管理的保密性。保密性的缺失，會給外界人員偷竊或是篡改檔案館的資料帶來可乘之機，因此嚴重威脅檔案管理的信息化建設，嚴重威脅對知識產權的保護，為正常的工作帶來極大的隱患。

2.2 科技檔案管理的基礎較差，影響信息化建設

在我國，科技檔案管理的基礎是極其薄弱的，無論是科技檔案案卷的全面性，還是不同歸類細則的兼容性，乃至系統軟件的彼此相合性，都成為遺留下來急需改進的現實問題。許多基礎設施并不完善，諸多標準都不統一，同時至今為止我國仍舊缺失一個實現數據轉化與交換的電子系統，因此各處科技檔案的貯存仍舊無法再統一的框架之下進行，彼此按照自己的方式運行，無法統一，難以兼容。

2.3 科技檔案管理的制度缺失，阻礙信息化進程

嚴密完整的制度是工作能夠順利進行的必要保障，而現如今，我國對于科技檔案管理的制度還不健全，這較大地阻礙了其信息化建設的過程，使得信息化建設工作難以高效推進。尤其是考慮到科技檔案的特殊性，專業性較強，復雜性較高，且經常發生較為迅速的變化，需要不斷更新與完善，因此科技類檔案管理制度的缺失會造成很大的不利因素。

2.4 電子文檔保存穩定性較差，難以保證永久性

在實際對科技檔案進行保管的過程中，對于檔案的收藏還只是第一步，更重要的是能夠將這類檔案進行保管，以便于未來的查找和使用，發揮其具備的歷史價值。而由于電子文檔的特殊性，會因為部分不可控或是意外原因造成丟失，并且由于技術原因難以恢復，很難確保其能夠實現長久的保存。

3 科技檔案管理信息化建設的策略

3.1 加強保密措施，有效保護知識產權

在推動科技檔案資源的公開化同時，也要明確，所謂的資源共享并不是無條件地任意調用現有的科技檔案。因此，必須加強對于檔案的保密措施，加強安全保護力度，同時重視對知識產權方面的保護。在初步的檔案收集、整理分類，后續的移交歸檔、分類保管，以及最終的資料調用、鑒定銷毀等過程中，都要完善安全保護的系統，不能有閃失。

3.2 加強檔案管理基礎性建設

1）統一科技檔案管理的信息化標準。對于各類科技檔案，應當制定出完整全面的標準規范，無論是資料的歸檔方式，還是案卷的記載方面，或者是資源查找與使用的注意事項，都應當實現全國范圍內的統一化標準，對于管理、業務以及技術方面進行全面的規定，以確保各處的兼容性。

2）加強基礎設施及應用系統的建設，提升科技檔案管理的效率。對于計算機、存儲設備、掃描儀等一系列必備的基礎設備，都應當進行完整配備及定時升級，以確保信息化建設過程的順利推進。同時，要加緊建設處完善、合理、科學的應用系統，具備查詢、檢索等多種功能

3）加強對檔案資源的數字化轉化。對于已有的歷史存儲的紙質性資料，要加強其數字化的轉化，使得原先的檔案資源與現有的電子數據庫實現對接，這是信息化建設過程中的重要部分，需要投入較多的時間和精力進行轉化。

3.3 制定全面科學的科技檔案管理制度

制度是一切工作能夠正常開展的重要前提，要在現有情況的基礎之上，具體情況具體分析，針對未來信息化建設中可能出現的問題，加以明確的引導和規范，通過人員管理制度、數據保密制度、信息借閱制度以及檔案銷毀制度等，對整個信息化建設過程加以制度保障，確保一切在明晰的制度規范與框架之下開展與完成。

3.4 改變電子文件的管理模式

考慮到電子文件與紙質文件的區別，一定要重視文件保存的永久性，尤其是在文件拷貝及其他轉移過程中，要做好資料備份，防止在系統出現不可避免的意外之時，信息難以恢復地丟失，造成難以估量的損失。同時，對于已經準確歸檔的資料，要注意將文件類型轉化為“只讀”，或者改變成難以修改的文檔類型，以確保文檔不被篡改，保障其可靠性、可讀性與安全性。

3.5 加強人才輸送力度，完善檔案管理的人員隊伍

可以說，科技檔案管理工作的優劣與整個團隊的表現是密不可分的。尤其是在如今科技檔案管理的信息化建設過程之中，許多嶄新的方式需要專業性較強的人才才能夠準確把握。因此，人才建設的過程主要分為兩個維度，對于已有的檔案工作者，要加強對其日常的培訓，保證其能夠熟練掌握信息化管理的步驟及方法；而對于新人才的招攬方面，要做到與部分高校對接，確保其進行課程的相應改動，以輸送高質量人才，使得最優秀的專業型人才能夠到達崗位，推動科技檔案管理的信息化建設。

4 結論

綜上所述，在科技發展迅猛的當代社會，進行科技檔案管理的信息化建設是至關重要的，是該領域未來發展的必然趨勢。但是考慮到現實的建設情況之中暴露出的諸多問題，也應當通過多角度多維度的策略，確保該建設工作能夠順利高效地推進。

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