行政單位檔案管理問題與對策探析

鄧群英

摘 要：行政單位檔案的建立和管理在單位發揮行政職能的過程中起著重要作用，保障行政單位工作的科學性、連續性。本文主要分析行政單位檔案管理存在的問題，并探索解決對策，希望能為行政單位做好檔案管理工作提供參考，讓檔案發揮更大的作用。

關鍵詞：行政單位；檔案管理；問題；對策

隨著國家經濟與社會的高速發展、不斷進步，人們對行政單位的辦事效率提出越來越高的要求，而檔案管理是行政單位的重要基礎性工作，是每一個行政單位有序、協調、高效地開展各項工作的基本保證，所以行政單位必須認識檔案的重要價值，提升檔案管理水平。特別是面對新一輪行政體制改革，行政單位如何把握時機，解決檔案管理問題，據此提高單位運作效率，這是一項重要課題。

1 行政單位檔案管理的主要問題

1.1 管理方式單一落后

由于社會經濟結構不斷趨于復雜化，行政單位面臨的處境也日益繁雜，需要處理更多更細的事情，其中涉及非常復雜的檔案資料與信息，需要工作人員提高檔案處理能力，創新檔案管理思路與方式。但是一些行政單位在處理檔案資料的過程中依舊使用傳統以手工操作為主的方式，工作結果不盡如人意，不利于行政單位的正常運作和健康發展。有時候相關工作人員不能及時歸檔檔案資料，出現檔案信息流失現象，急需改進檔案管理方式，提高檔案收集率，促使行政單位有序運作。

1.2 檔案安全管理不力

保證檔案安全是行政單位檔案安全管理的主要目標之一，具體而言就是要保證行政單位檔案的齊備、完整、歸檔有序、保管安全、不被非法使用[1]。當下行政單位檔案安全管理力度不足，一些單位對檔案安全的關注度不足，沒能完善建立檔案安全管理機制，也沒有明確規定檔案的安全檢查、有效保管、安全保障等，不能及時發現檔案安全隱患。還有一些行政單位尚未專門配備檔案室，存在檔案室和儲藏室、辦公室等合用的情況，造成保管檔案的場所不安全。盡管很多行政單位都單獨設立檔案室，但并不十分規范，配套設施不完善，致使檔案被蟲蛀或受潮、霉變等。

1.3 面臨較大信息風險

如今人們已經進入信息化快速發展的時期，檔案管理信息化建設顯得至關重要，行政單位也不例外，在提高檔案管理工作效率的同時帶來較大的檔案信息安全風險。主要體現為行政單位的工作人員用外網瀏覽涉密檔案，甚至個別行政單位審查公開檔案信息的程序不嚴，很容易招致竊取機密文件的人員對行政單位檔案信息的覬覦。一旦行政單位的計算機或檔案管理系統被黑客入侵或被病毒感染，極有可能導致檔案信息與數據的盜用、丟失，甚至被篡改、刪除、偽造等，危害極大，防范檔案信息安全風險迫在眉睫。

2 行政單位檔案管理問題的解決對策

2.1 改進管理方式，體現檔案價值

市場經濟體制越來越完善，需要行政單位處理的文件材料日益增多，增加檔案管理難度。并且在運作環節時常出現一些過去從未處理過的檔案管理問題，需要工作人員隨機應變，在檔案管理思路與管理方式上更加開闊、創新[2]。所以過去單一化的檔案工作方式無法繼續適應經濟發展形勢，行政單位的檔案管理人員要立足于單位內部檔案資料的情況，結合當下的網絡、信息與技術水平，實現檔案高效化管理，充分體現檔案的價值。

例如檔案人員要確保檔案管理滿足及時性、準確性的標準，為內部各部門、各科室和其他單位提供優質的檔案服務；在改進檔案管理工作方式時，行政單位的檔案人員可與現代信息技術結合，把原有檔案資料轉換為數字化格式，確保檔案收集的準確性、完整性；利用網絡分享行政單位檔案信息，提高檔案傳遞速率，共享那些不具保密性的檔案資料，有效運用行政單位的檔案，提高檔案使用率。

2.2 完善管理機制，保證檔案安全

對于行政單位而言，檔案安全管理是檔案管理工作最重要的一個環節，能保證單位檔案的安全性、可靠性。這就需要行政單位完善檔案安全管理機制，可從三個以下方面入手：

第一，完善檔案工作制度，單獨設立行政單位檔案管理部門，專門配備專職檔案人員，并完善建立檔案管理制度，提供檔案安全保障。例如行政單位要完善檔案的歸檔、保管、鑒定和使用等安全制度，落實崗位責任制，保證執行檔案管理規范。

第二，切實做好檔案安全管理的基礎性工作。例如行政單位要規范管理檔案，從日常收集整理檔案材料、轉入轉出檔案、查閱復制檔案、鑒別檔案、銷毀檔案等方面開展基礎工作，確保檔案管理的有序性；推進檔案室及其設備設施建設，改善行政單位檔案室硬件條件，從安全、獨立、規范的角度配齊檔案安全管理設施，提高檔案室對外界危害的抵御能力，確保檔案室與《檔案法》中規定的檔案保管標準相符。

第三，加強行政單位檔案保密工作的開展。例如行政單位要分開檔案室和其他職能部門、科室等的辦公室，由專人負責管理，嚴禁無關人員任意進出；配備檔案室攝像裝置、報警裝置等，并且不宜在行政單位的日常辦公區域設置檔案庫房，因為這些場所的人員流動性較大，不利于檔案安全管理，而要基于國家標準興建，全天候監控，控制好人員的進出，強化警衛安保，只有專門管理檔案的人可以自由進出，其他人員一律不得進入；加固檔案庫房出入口，主要有窗戶與天花板結構，進出庫房的人員要接受身份驗證，配備很難復制或盜用的出入證明，加設進出關口，多重保密。另外，要嚴格執行行政單位檔案保密期限以及密級調整制度。例如行政單位有一些檔案因關系到國家的安全與利益，務必要按照《保密法》和《檔案法》等法規嚴格劃分密級、保密期限；區分密、非密和保管期限、保密期限，及時處置存在安全隱患的檔案管理環節，最大限度保證檔案的安全性、保

密性。

2.3 強化監督管理，防范信息風險

一方面，落實行政單位檔案信息專項監督制度。為確保行政單位的檔案信息化管理過程不違反法律法規確定的范圍，務必要依靠完善的監督制度規范檔案信息化建設過程，這不僅能為行政單位的檔案信息安全提供保障，還能大幅度調動檔案人員的工作熱情，發揮檔案人員的主動性、創新性。例如行政單位要調動內部監督機制與外部監督，促進內外部監督的協調配合，構建安全高效的檔案管理信息系統，準確及時地發現信息化建設中的風險。

另一方面，行政單位要強化檔案管理信息網站的實用性。行政單位檔案管理信息網站能為相關單位、部門及人員提供所需的檔案信息，并通過網頁的形式構建服務模式，建立服務站點，方便使用者利用網頁查找行政單位的檔案信息[3]。例如行政單位要建立實用價值較強的檔案管理信息網站，使其具備升級更新的功能和再次開發檔案信息網站的空間，充分利用強大的網絡資源適應新時代對檔案管理的要求。通過網頁式服務，行政單位獲得檔案管理信息化建設與發展的重要途徑，安全傳遞信息，強化網站管理維護工作的落實和對網絡信息技術的運用，依托先進技術手段防范行政單位檔案管理信息系統和網頁、網站的風險，更好地適應時代發展需要。

3 結束語

當今社會在持續快速發展，行政單位應堅持與時俱進、突破創新，不斷改進檔案管理工作方式，體現檔案資料的價值，同時要完善檔案安全管理機制，強化檔案監督管理，保證檔案的安全性，有效防范檔案信息風險，妥善解決檔案管理問題，全面提高行政單位檔案管理工作效率，促進行政單位檔案管理的便捷化、信息化，為在現代社會主義建設中體現行政單位的職能與作用奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]夏春杰.行政單位檔案管理的電子化建設[J].科技資訊，2018（19）：119-120.

[2]張妮妮.新媒體時代檔案管理工作的基本路徑[J].智庫時代，2018（51）：281-282.

[3]向瑋瑤.新形勢下檔案管理工作規范化與電子化探討[J].城建檔案，2017（12）：98-99.