論新形勢下的做好檔案工作的幾點思考

趙楊

摘 要：現如今，隨著社會的不斷發展和進步，國家對企事業單位的檔案管理工作給予了高度的重視，并且根據現階段檔案管理的工作情況，對相關部門提出了新的工作需求。在日常的檔案管理工作時，檔案管理人員不僅要認真貫徹落實檔案管理的相關制度和職責，還要與時俱進，根據當今時代的發展趨勢，實現檔案工作的信息化、規范化、合理化等，從而有效的提升檔案管理的工作質量和效率，使檔案管理工作在新形勢下取得持續穩定的發展。

關鍵詞：新形勢；檔案工作；思考

隨著社會的不斷發展和進步，檔案管理工作受到各個領域的重視，并且在新形式的發展趨勢下，結合自身的發展情況，將傳統的檔案管理工作進行優化和創新，從而為檔案管理人員今后的工作提供了便利的條件，提高其工作質量和效率。但是，在實際的檔案管理工作過程中，仍然存著許多的問題，對檔案工作的順利進展起到造成一定的影響。因此，本文對新形勢下如何做好檔案管理工作進行深入的研究和分析，并提出可行的措施。

1 新形勢下檔案工作的主要特點

1）檔案工作受到各個領域的重視。隨著社會的不斷發展和進步，在新形勢的背景下，檔案工作受到各個領域的高度重視。一些地區的黨委、政府和機關單位，還讓檔案部門積極的參與到拍攝重大的活動或者是收集重大活動的檔案。還有一些地方的企事業單位，將傳統的檔案工作進行優化和改革，緊隨時代發展的腳步，將信息化管理技術應用其中，使得檔案工作的服務能力顯著提高，從而提高了檔案工作的效率和質量。

2）檔案工作逐漸信息化、智能化。隨著信息技術的迅速發展，其自身所具備的方便、快捷等特點，受到了各個領域的歡迎和青睞，我國許多企事業單位為了順應時代的發展潮流，提高檔案工作的質量和效率，保證檔案工作的便捷性，也將信息化技術應用在日常的檔案工作當中。許多檔案部門都將檔案館進行創新和改善，建成了自動報警、自動滅火、自動控制溫度以及自動檢索等功能，從而使得檔案工作逐漸實現信息化和智能化。

2 檔案工作中所存在的問題

1）檔案工作管理體制不完善。雖然國家相關部門給予了檔案管理大力的支持和幫助，并且對其提出了新的工作要求。但是，在實際的檔案工作過程中，大部分企事業單位的檔案部門并沒有積極響應號召，缺乏合理的檔案工作管理體制和管理制度，使得檔案工作不能夠走向制度化和規范化，從而降低了檔案工作的效率。

2）檔案工作人員缺乏專業素養。在實際的檔案工作過程中不難發現，雖然企事業單位檔案工作人員都是專業院校畢業的學生，具備一定的理論知識和實踐技能，但是在實際工作中，依舊存在著很多的問題，如對檔案工作缺乏正確的認識、檔案管理意思薄弱、無法正確有效的利用信息化檔案管理手段等，缺乏一定的專業素養和專業技能。并且在實際的工作過程中，許多檔案工作人員認為檔案管理就是簡單的對數據進行整理和記錄，沒有真正的認識到檔案管理的重要性，出現工作松懈，無法盡職盡責等情況，影響了檔案管理的工作進程。

3）檔案工作管理不規范。檔案工作并不是簡單的記錄、整理和收集企事業單位全體員工的個人信息以及其他方面的個人檔案等，而是還要對其進行編號、記錄、存檔和分類等工作。但是，在實際的檔案工作過程中，一些檔案部門在工作時沒有固定的程序，并且檔案工作人員的數量較少，甚至有的檔案部門只有一個或者是兩個員工在進行檔案管理工作，導致在工作的過程中難免會出現檔案丟失或者錯亂的現象發生。還有一些檔案工作人員對于檔案的借閱、歸還和沒有明確的標準，甚至導致部分檔案丟失，給公司或者是個人帶來嚴重的影響。

3 新形勢下做好檔案管理工作的措施

1）完善和創新檔案管理工作的理念。在實際的檔案工作過程中，企事業單位要想順應時代的發展趨勢，在新形勢下做好檔案工作，提升檔案工作的質量和效率，首先就要將傳統的檔案工作進行完善和創新，并且引入新型的檔案工作理念。因此，在今后的檔案工作中，企事業單位要給予其大力的支持和幫助，加強檔案工作的建設，提升檔案工作人員的工作意識和效率，使其對檔案工作具有正確的認識，并且要鼓勵檔案工作人員學習先進的檔案管理理念和技能。不僅如此，企事業單位還要根據自身內部的發展情況和檔案工作人員的綜合素養，建立健全的檔案工作管理制度，對其進行監督和制約，從而有效的提升其工作效率和質量，以此促進企事業單位檔案工作的

發展。

2）加快信息化建設的進程。隨著信息技術的不斷發展和進步，許多企事業單位為了順應時代的發展潮流，提升自身的整體經濟實力，紛紛將信息化管理融入到檔案工作中，并且取得了一定的成效。但是，在實際的檔案工作過程中，還會存在著許多的問題，使得檔案工作信息化建設止步不前。因此，在實際的檔案工作中，檔案工作人員要對其進行深入的研究和分析，并且還要對檔案工作信息化建設具有正確的認識，檔案信息化建設除了實現設備的信息化和現代化外，管理技術和思想也同樣要實現信息化和現代化，并且在工作的過程中，還要貫徹落實標準化和精細化的管理理念，只有這樣，才能夠實現在新形勢下做好檔案工作的目標。除此之外，檔案人員在工作的過程中，還要不斷的強化自身的管理意識和信息化的思想，做好檔案工作信息化，利用業余時間上網查詢或者是翻閱相關的書籍，掌握充足的信息化管理知識，從而能夠熟練的運用信息化技術進行檔案工作，對加快檔案工作信息化建設進程起到一定的促進作用。

3）對檔案工作進行分類管理。由于企事業單位內部的工作人員都是獨立的個體，來自不同的地方，并且工作的崗位和職責也是不同的。為了在新形勢下做好檔案工作，檔案工作人員在實際的工作中，應將傳統的統一檔案管理制度進行改革，對檔案工作進行分類管理，在管理時要清楚的了解每個員工的基本信息、崗位職責、是否為黨員等，并對其進行有效的管理。檔案工作人員對檔案工作進行分類管理時，可以從以下幾點進行分類：一是給檔案編制目錄，清晰地呈現檔案所記載的內容和存放的位置；二是用關鍵詞來取代題目，關鍵詞的檢索范圍大，可以避免忘記題目而帶來的麻煩；三是將相關聯的檔案放在一起，有利于對相關事件進行比較分析，對單位的發展有一定的參考價值；四是要根據員工入職的時間和工作能力進行分類，對以后的升職和加薪提供準確的數據依據等。

4）提升檔案工作人員的專業素養。在實際的檔案工作過程中，在將檔案進行信息化管理、對其進行分類整理的同時，還要提升檔案工作人員的專業素養，并且企事業單位還要給予其充分的支持和幫助。例如，對檔案工作人員進行專業知識和技能培訓，強化政治教育，促使嚴格遵守檔案管理相關條例，依據制度規范開展相關工作，對于一些專業素質較高的檔案管理人員要積極晉升，提高工作興趣，提高整個檔案管理隊伍的綜合素質。

4 結語

綜上所述，在新形勢下做好檔案工作，不是一蹴而就的事情，檔案工作是一項長期性的工作。因此，在實際的檔案工作過程中，企事業單位要給予其高度的重視，不僅要將傳統的檔案工作管理模式進行優化和創新，提升工作人員的專業素養，還要將信息化技術應用其中，從而有效的提升檔案工作的質量和效率。

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