新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法

杜海濤

摘 要：如今，隨著我國政治體制的不斷改革，對于相關的行政事業單位而言，一定要全面認識到檔案管理工作的重要性，只有針對檔案開展科學的管理工作，才能夠滿足人才流動方面的相關需求，這對于事業單位各項工作的順利開展有著非常重要的作用。但是，目前事業單位在開展檔案管理工作時仍然還是采用傳統的管理模式，這種管理模式已經不能在滿足事業單位的發展需求，需要在目前的基礎上進行不斷的創新和完善。本文基于新時期不斷發展的背景下，探討了事業單位檔案管理的創新思路與方法，希望能為相關人員提供合理的參考依據。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新思路；創新方法

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 事業單位檔案管理的基礎業務較為薄弱

在創新道路上，事業單位檔案管理仍然存在一些問題。首先，管理相對混亂，基礎業務比較薄弱，相關工作人員對管理工作沒有較為科學的認知，并沒有透徹了解與學習相關法律法規，因此事業單位檔案管理工作并未受到較高的關注，導致事業單位檔案管理的基礎業務較為薄弱，檔案管理工作較為混亂。事業單位檔案管理工作缺乏有序的流程、明確的管理機制和標準制度，即使是有相關的檔案管理制度，但是在貫徹落實方面仍有較大的欠缺，沒有專門的負責人員對其進行監督管理，使得檔案的管理工作不規范、不符合要求。

1.2 管理方式較為傳統，不符合現代潮流

在檔案管理工作中，要保證檔案管理工作效率與質量，應在檔案管理方式上進行改革與創新。社會不斷進步與發展，科技不斷完善，事業單位的檔案管理方式卻仍停留在傳統的管理方式上，并不能滿足事業單位檔案信息的復雜要求，檔案管理部門的管理信息機制較為單一，管理方式也較為傳統，無法對檔案信息進行有效的分類管理。事業單位缺乏現代檔案管理設備，事業單位的檔案信息大量丟失破壞，也使得事業單位的檔案管理工作效率低下。

1.3 檔案管理設施功能單一，不能滿足工作要求

隨著社會的不斷進步，科技的快速發展，現代化信息技術已逐步融入各行各業，但我國對于檔案管理工作不夠重視，使得我國的檔案管理設備功能較為單一，只能適用于簡單的信息管理工作，不能滿足新形勢下事業單位檔案管理復雜煩瑣的工作要求，有些事業單位僅僅停留在檔案的收集管理與保存上，并不對其進行更深層次的分類與管理，使得我國的檔案管理工作仍停留在較為基礎的層面。

2 事業單位檔案管理的創新思路與方法

2.1 建立檔案管理制度，加強檔案管理的能力

建立完善的檔案管理制度，是保證檔案管理工作有序進行的保障，因此，建立一套創新的適合事業單位發展的檔案管理制度是十分必要的，檔案管理制度的建立要具有科學性和可行性，明確檔案管理制度的方向和內容，要合理分配檔案管理中的崗位職責，堅持地位平等和公平公正的原則，確保檔案管理的規范和獨立，對于責任心高的員工要進行獎勵，做到賞罰分明，這樣一來，能夠加強檔案管理人員的積極性，促進事業單位的可持續發展。

2.2 創新管理理念，加強檔案管理意識

工作人員在開展檔案管理工作時，應當創新檔案管理的工作理念，加強工作人員的檔案管理意識，使工作人員能夠積極完成檔案管理的各項工作內容。工作人員創新檔案管理的工作理念，可以從如下幾個方面著手：第一，加強檔案管理工作的宣傳力度，使工作人員能夠明確檔案管理工作的重要性，便于工作人員認真落實檔案管理的各項工作內容；第二，可以促進工作人員的工作積極性，使工作人員能夠主動完成工作內容，及時整理檔案信息的相關內容；第三，應當完善檔案管理的管理機構，使工作人員能夠詳細劃分工作人員的工作職責，便于工作人員嚴格管理檔案信息。工作人員在工作中加強檔案管理的工作意識，一方面可以明確自身的工作責任，按照管理要求積極管理檔案內容；另一方面可以建立健全檔案管理制度，實現事業單位檔案管理的工作目標，全面提升事業單位檔案管理的工作質量。

2.3 合理應用信息技術，加強檔案管理信息化建設

目前，我國已經處在了信息化科技飛速發展的過程中，計算機網絡技術已經走進我們的生活和工作中，與此同時，事業單位也不能落后，要把信息化技術運用到檔案管理中，提高檔案管理的工作效率，首先事業單位要根據自身的發展情況，引入適合自身發展的檔案管理的各項設施，在確保檔案信息準確傳遞的前提下，利用計算機的現代科技代替人工的審核，通過掃描儀對各類文檔進行掃描數據并且保存在計算機中，這樣不但能夠方便統一電子檔案和紙質檔案的管理，還能夠提高檔案管理的高效性，為了保證單位內部的信息資源能夠安全，可以設置相關的查詢密碼，使資源共享化，方便進行查詢。

2.4 開發信息資源，培養工作人員能力

事業單位檔案管理工作受社會發展的影響，需要工作人員合理開發信息資源，培養工作人員的工作能力，使工作人員能夠適應社會發展的相關要求。傳統的檔案管理工作，工作人員只需掌握檔案信息的整理能力，及時將檔案信息收集匯總、分類存儲，保證檔案信息的完整性。根據新時期發展對事業單位檔案管理的工作要求，工作人員應當在傳統工作能力的基礎上，具備信息技術應用能力，使工作人員能夠利用信息技術完成工作，提升工作人員的工作速度。事業單位將信息資源引入檔案管理工作，可以建設信息化管理體系，采用信息錄入的方式開展管理工作，減少工作人員的工作數量，加快工作人員的工作效果。

2.5 落實保密工作，合理保管檔案信息

事業單位在開展檔案管理工作時，應當明確檔案信息是否需要進行保密措施，根據檔案信息的工作要求，工作人員應當積極落實保密工作，合理保管各類檔案信息。工作人員在進行檔案信息的保密工作時，首先應當建立保密檔案的存放室，將需要保密管理的檔案信息進行統一管理；其次將保密信息錄入計算機時，應當設置保密檔案的口令權限，嚴格管理保密信息的相關內容；再次應當安排專門人員進行保密檔案管理工作，避免保密檔案在管理過程中涉及過多人員；最后應當建立保密檔案的管理制度，要求工人員簽訂保密協議，嚴格控制工作人員泄漏檔案信息的情況。通過落實保密工作合理保管檔案信息，可以完善事業單位檔案管理的工作內容，充分發揮檔案管理的工作職能，提升事業單位檔案管理的工作效果。

2.6 加強事業單位檔案管理的服務，提高利用率

事業單位對于檔案管理的利用率是十分低下的，事業單位的管理人員對于檔案管理不夠重視，日常的檔案管理工作比較隨意，直接影響了檔案管理的利用效率，長此以往，事業單位的檔案管理工作很難有所突破，會形成一個惡性的循環，事業單位應該創新管理服務的職能，利用網絡技術加強對于檔案的檢索，建立在線服務系統，并且提供優惠的服務，提高檔案管理的利用率。

3 結語

綜上，事業單位檔案管理是一項重要的工作，伴隨著事業單位的發展，檔案的作用也愈發重要起來，事業單位應當更新觀念，提高對檔案管理工作的認識，結合自身實際，建立完善的檔案管理制度，加大專業檔案管理人員的培養，加快檔案管理信息化建設，從而促進事業單位檔案管理工作的高效開展，更好地發揮檔案在事業單位發展中的作用。

參考文獻

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