疾病預(yù)防控制檔案中傳染病檔案問題與對策

李春香

摘 要：傳染病檔案工作是疾病預(yù)防控制檔案工作的一個分支，隨著國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)和疾病預(yù)防控制系統(tǒng)績效考核標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，對傳染病管理工作及其檔案提出了更高的要求，如何加強(qiáng)基層傳染病檔案工作，做好傳染病的預(yù)防和控制，提高應(yīng)用水平，把傳染病檔案的資源充分利用，高效轉(zhuǎn)化為公眾及政府可利用資源， 以適應(yīng)公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)面臨的重要課題。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制檔案；傳染病檔案；問題；對策

疾控檔案，是廣大疾控工作者在開展疾病監(jiān)測、控制、科研、培訓(xùn)及健康教育等活動中所形成的大量的信息資源總匯。疾控檔案具有極強(qiáng)的專業(yè)性、特殊性和連續(xù)性的特點(diǎn)。對疾病防控規(guī)律的認(rèn)識以及開展衛(wèi)生防疫的監(jiān)督監(jiān)測的過程，都必須以專門檔案為依據(jù)。因此，防病機(jī)構(gòu)的檔案管理工作顯得尤重要。傳染病檔案資料在疾病預(yù)防控制檔案資料中尤為重要。傳染病檔案是記錄傳染病發(fā)病情況、流行病學(xué)三間分布、疫情動態(tài)變化趨勢以及傳染病流行規(guī)律等的原始資料，為傳染病的預(yù)防控制、發(fā)病趨勢預(yù)測、傳染病研究提供科學(xué)的依據(jù)。

1 基層疾控系統(tǒng)傳染病檔案管理存在諸多問題

一是對傳染病檔案的重要程度認(rèn)識不夠配置不足；疾控中心自成立以來，從編制到科室的組建，再到人員的配置上都有了新的變化，由于編制的減少，人員十分短缺，檔案管理人員由原來的專職人員改為兼職人員，傳染病檔案工作無專人收集管理。二是整理歸檔的重點(diǎn)傳染病檔案材料不夠完整，在質(zhì)量上得不到保證，對數(shù)據(jù)的分析不到位，檔案材料無價值。三是傳染病檔案管理工作仍然沒有跳出封閉式管理模式，信息意識、服務(wù)意識、改革意識淡薄，沒有超前性、預(yù)見性，消極等待，被動服務(wù)，跟不上時代的步伐，使傳染病檔案管理得不到發(fā)展，停滯不前。首先，硬件條件難以滿足利用管理工作。在傳統(tǒng)的疾病控制檔案管理中多數(shù)選擇了紙質(zhì)的檔案載體，并且，相應(yīng)形成了屬于自己的完善的管理模式，但難以滿足現(xiàn)代電子檔案管理工作的要求。當(dāng)前電子檔案體積較小，有著較大的容量，通常一張CD光盤能夠承載約三十萬字的書籍一千冊的容量。而它的管理途徑、環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)也要比紙質(zhì)檔案高許多，實(shí)際工作中依賴的運(yùn)作設(shè)備是計算機(jī)。然而，部分單位由于配套設(shè)施不夠先進(jìn)，使得電子檔案難以有效保存，很容易出現(xiàn)丟失、損壞的現(xiàn)象。部分檔案室內(nèi)陰暗潮濕，很容易讓疾病控制檔案材料被蟲蛀、發(fā)霉，降低了檔案自身的壽命。部分檔案室建設(shè)在高熱處，缺乏必備的“六防”設(shè)備，因此，使得多數(shù)紙質(zhì)檔案很容易出現(xiàn)變黃、變脆、開裂、顏色失真等問題。部分電子檔案在錄入到計算機(jī)設(shè)備過程中，由于計算機(jī)設(shè)備的老化現(xiàn)象導(dǎo)致出現(xiàn)多種故障，工作人員沒有來得及備份，檔案材料就已經(jīng)損壞，難以被復(fù)原，使國家有著難以估量的損失。其次，多種檔案資源信息歸檔不齊。隨著我國疾病控制領(lǐng)域的不斷發(fā)展，相關(guān)科研工作的不斷深入，大量的疾病控制問題檔案出現(xiàn)，為我們疾病控制工作提供了諸多精神資源，但由于缺乏統(tǒng)一管理與利用工作，部分科研人員在發(fā)表論文之后忽略對原稿與其他材料的歸檔工作，為后期人員查閱與管理工作帶來了較大困難。另外，諸多大型活動與社會重大疫情的檔案資源歸檔不齊問題導(dǎo)致了對后期檔案信息編研工作有著阻礙作用。

2 疾病預(yù)防控制檔案中傳染病檔案對策分析

基層疾控檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)《檔案法》，同時，按照相關(guān)規(guī)定，建立健全檔案管理各項規(guī)章制度，并認(rèn)真實(shí)施。只有這樣才能使檔案工作有章可循，有法可依。提高傳染病檔案工作人員思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好編研工作，應(yīng)具備檔案編研專業(yè)知識和疾病控制專業(yè)知識。疾控系統(tǒng)檔案人員多為“半路出家”，因此加強(qiáng)對檔案編研工作的認(rèn)識和編研知識與技能的學(xué)習(xí)是十分必要的。這是做好編研工作的基礎(chǔ)。另一方面，檔案人員只有學(xué)習(xí)和掌握了疾控專業(yè)知識，才能閱讀和分析業(yè)務(wù)技術(shù)報告和總結(jié)，才能選擇反映專業(yè)特點(diǎn)和內(nèi)容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有價值的

前提。

要建立及時性、完整性、準(zhǔn)確性的傳染病檔案，要注意平時積累和及時記錄，按要求組卷歸檔，文件材料要及時形成。不同病種、不同疫情的傳染病資料一定收集整理齊全，防止缺漏，保證檔案的系統(tǒng)性。傳染病檔案的文字和圖像等符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，要有一定的規(guī)范性，編寫的文件材料內(nèi)容要與國家標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際參數(shù)、數(shù)據(jù)符合。充分發(fā)揮檔案作用，傳染病防控任務(wù)是一項連續(xù)性很強(qiáng)的工作，在開展疫情監(jiān)測的分析預(yù)測、制定防治策略等都需要掌握和對比檔案資料。科學(xué)、規(guī)范的檔案管理能將所有年度的傳染病監(jiān)測資料集中起來加以匯編，做出有針對性的統(tǒng)計和分析，使檔案的利用變得系統(tǒng)和直觀，極大的提高準(zhǔn)確性、針對性和節(jié)省時間，更高效的防控傳染病。

新形勢下檔案工作者要有效地開發(fā)利用疾病預(yù)防控制檔案信息資源，就必須轉(zhuǎn)變舊的觀念，確立全新的觀念。一要樹立主動服務(wù)觀念。服務(wù)性是檔案工作的根本屬性，只有確立服務(wù)的觀念才能產(chǎn)生自覺的服務(wù)行動，要變被動為主動，將利用者的需要放在首位，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，不斷提高服務(wù)技能和水平，為利用者提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)。同時，在日常查檔接待中，要注意了解檔案利用者的需求，耐心聽取利用者對利用工作的看法、建議，及時調(diào)整利用工作的內(nèi)容和方向，這樣才能使檔案工作者在檔案開發(fā)與利用中發(fā)揮應(yīng)有的作用；二要樹立開放觀念。檔案工作者要打破傳統(tǒng)的思維意識，從封閉走向開放，主動融入疾病預(yù)防控制工作中，增強(qiáng)應(yīng)變能力，有效地提供開發(fā)和傳遞信息的職能；三要樹立競爭觀念?，F(xiàn)代社會是競爭的社會，檔案工作者必須增強(qiáng)憂患意識，在檔案部門與其它部門間廣泛開展競爭，要從競爭中產(chǎn)生開發(fā)提供檔案信息的強(qiáng)大動力；四要樹立協(xié)作觀念?，F(xiàn)代社會，檔案工作者必須確立協(xié)作觀念，走整體化協(xié)調(diào)發(fā)展之路。現(xiàn)代社會是知識經(jīng)濟(jì)占主導(dǎo)地位的社會，而信息產(chǎn)業(yè)是知識經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)，現(xiàn)代高新技術(shù)的蓬勃發(fā)展必將對檔案的開發(fā)利用工作產(chǎn)生巨大的影響。面對這樣一個變革的時代，如果檔案工作者不迎頭趕上，努力提高自身的素質(zhì)，就會使檔案工作者在檔案信息資源的開發(fā)利用上準(zhǔn)備不足，就會處于被動的地位，因此檔案工作者要有一種緊迫感。檔案的現(xiàn)代化管理對疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)提出了新的課題，要適應(yīng)形勢，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，以達(dá)到疾病預(yù)防控制檔案的深層次開發(fā)與利用。

3 結(jié)語

傳染病管理工作的發(fā)展需要長期、連續(xù)積累經(jīng)驗(yàn)材料和理論材料，在新形勢下，做好疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)利用工作，要從內(nèi)部職能做起，強(qiáng)化檔案工作的科學(xué)管理，注重接收、征集工作，加強(qiáng)疾病預(yù)防控制文件材料收集歸檔，積極迎接新技術(shù)的挑戰(zhàn)。為疾病預(yù)防控制工作提供有效服務(wù)?？傊?，隨著疾病預(yù)防控制事業(yè)的發(fā)展，將傳染病檔案工作推向一個新的高度。疾控系統(tǒng)檔案工作也逐步走上了制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理的發(fā)展軌道，檔案管理工作會不斷地再上新臺階。

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