人力資源和社會保障部門檔案管理工作

馬騰

摘 要：檔案具有一定的法律效用和參考作用，是國家機構、社會組織和個人實踐活動的歷史記錄。作為評價部門工作的重要依據之一，檔案與單位和個人利益有著緊密的聯系，檔案管理的服務對象也飽含了各類人群。盡管我國人力資源和社會保障部門的組建時間較晚，但服務對象范圍還是很廣，檔案信息和項目資源繁多，如何加強檔案有效管理，最大化的發揮出檔案的功能作用是當前急需解決的問題。

關鍵詞：人力資源；社會保障；檔案管理；問題與對策

人力資源和社會保障監察卷檔案是形成于機構辦理監察案件中的所有歷史記錄，包括了文字、圖像、證物、聲像等反映案件真實情況的具有保存價值的文書材料。一案一卷、分類保管、利于保密、方便利用是人力資源和社會保障檢查卷檔案管理的原則。案卷檔案管理工作由人力資源和社會保障監察轉滿的檔案管理人員負責，并在業務上接受上級人力資源和社會保障行政部門檔案管理的指導和監督。

1 人力資源和社會保障檔案管理中的問題

1.1 對社會保障檔案的重視度低

全國各地的人力資源和社會保障部門在檔案管理方面都存在同一個問題，即不夠重視社會保險檔案。人力資源和社會保障部門的檔案管理內容不僅包括地區的醫療、工作和社會保險，還包括了求學、人口流動等其他方面的資料，在檔案管理無法完全信息化的情況下，紙質檔案管理仍然是重要的管理環節。在缺乏管理重視度的情況下容易出現檔案歸檔難的問題，主要表現在經濟不夠發達的地區。

1.2 人事檔案內容完整性不夠

對于人事檔案的采集，人力資源和社會保障部門依然沿用傳統的收集標準，主要包括個人履歷、考核鑒定情況、自傳信息、教育程度和所獲證書、政治歷史記錄和審核材料、參加中國共產黨以及共青團的證明和獎懲材料等，此外還可以附有其他有關的材料。盡管涵蓋了很多方面的內容，但是隨著我國企業用人觀念的轉變，用人單位會更多的了解人才類型、專項技術、管理能力、綜合心理素質以及個性發展等，但當前認識檔案管理并不涉及這方面的內容。

1.3 檔案管理機制完善度不高

當前人力資源和社會保障部門的檔案管理主要傾向于社會保障和求職方面，就社會保險而言，檔案類別和數量都是巨大的，往往在具體管理中會根據不同的性質或者類別歸屬到多個不同的部門進行分類管理[1]。雖然這樣的管理方式能在一定程度上保證管理的秩序性，但又會出現部門溝通不到位，工作協調性的問題。某一個人的工作檔案和求學檔案會分屬到不同的檔案管理人員手中，交流溝通的效率和質量將直接影響到檔案的完整性。而出現這一問題的根本原因是管理機制完善度不高導致的。

1.4 檔案管理人員綜合素質不高

很多地區的人力資源和社會保障部門由于檔案資料管理工作的量大、瑣碎和復雜，臨時的聘請了一些未接受過專業學習或訓練的人員，還有在平時的工作中聘請了一些兼職人員。一直以來，人們普遍的認為檔案管理專業沒有太大的前途，所以該職業領域的人員流動性也比較大，部分臨時工由于專業不對口所以沒有教好的工作積極性，另一部分員工由于自身檔案管理知識和技能的不足，難以高質量的完成檔案管理工作，影響了檔案的完善度，進而降低了檔案的使用價值。

2 完善人力資源和社會保障部門檔案管理工作的策略

2.1 統一制定檔案管理發展規劃

改善人力資源和社會保障部門檔案管理工作的第一步就是制定統一的發展規劃，以擺脫以往各自為政的不和諧工作局面為目的，制定檔案管理統一的計劃措施，與其他有關部門建立良好的合作關系，力爭在相互配合和科學合理的規劃下有效開展檔案管理工作，最大化的實現檔案資源整合與利用。除此以外，上級領導要提高完善檔案管理工作系統的重視，在深刻認識宣傳檔案管理必要性和重要意義的基礎上指導人們尊重并大力支持人力資源和社會保障部門的檔案管理工作。

2.2 加強檔案管理基礎條件的建設

首先是優化檔案管理環境，確保管理工作設施設備的齊全性，可以將辦公和檔案分開進行獨立設置，在檔案庫內安裝空調、抽濕器等，在日常工作中做好防蟲、防火的預防和控制措施，為檔案管理提供一個干燥整潔的良好環境，同時在檔案室內配備專用的電腦設備；其次是配備足夠的管理人員，由于檔案管理工作本身的復雜性較高，加之是人力資源和社會保障部門的資料，其內容涉及范圍很廣，這個檔案管理人員造成了很大的工作壓力與負荷，所以要基于以人為本和工作實際需求考慮，做好檔案管理人力資源保障[2]；最后要盡量的緩和資金投入緊張問題，所有工作順利開展的前提條件都是經費，適當增加檔案管理工作的經費投入，便能從根本上促進工作有效性的提升。

2.3 完善檔案管理機制和制度的建設

一方面要堅持完善人力資源和社會保障部門檔案管理機制，在配備好專職檔案管理人員，徹底解決好人手不足問題的情況下，避免一人多用導致各部門工作不協調的問題出現，同時明確劃分每個負責人的職責；另一方面要加強檔案管理制度的建設，立足于當地人力資源和社會保障部門的檔案管理現狀對有關制度進行修改和完善，并實現激勵機制和績效考核機制的建立與健全，盡可能的激發管理人員工作熱情和積極性，提高檔案管理工作的效率。

2.4 強化檔案管理工作的信息化建設

隨著信息技術的發展，各行各業都迎來了工作模式的改革，為了提高檔案管理工作的效率和質量，加強信息化建設是必然發展道路。建立起專業的檔案數據庫，讓檔案管理工作的收集、統計、整合與利用環節變得更加高效，徹底打破傳統管理模式里的時空限制。充分借助網絡技術支撐檔案資料的統計、收集和調閱，與此同時要將安全性保證放在信息化建設全程，為了有效避免出現資料拷貝、外泄的情況，要建設好有關數據庫，做好硬件設備和專用網絡的建設[3]。最后要基于信息化建設做好檔案電子化管理制度建設，保證所有管理操作都能有章可循，讓每一位操作人員都能科學合理的使用數據庫，不讓信息資源被破壞或者泄露。

2.5 致力于提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人才隊伍的建設不僅需要準確的尋找對口的人才，還需要做好對在職人員的培訓和教育，在滿足實際工作內容需要的同時，提高對管理人員心態變化的重視，提高管理人員對待工作的耐心和穩定性，簡單說來就是在做好工作人員業務和能力培養的同時，做好相應的思想教育，讓工作人員的責任心和積極性有所提高。以發展為出發點，可建立工作創新機制，讓檔案管理人員有平臺和空間反饋日常工作中的問題，通過獲取更多的意見和改善建議來促進檔案管理工作的進步。尤其是一線工作人員，對于檔案管理工作有更為深刻的體會，其所提出的管理意見具有較大的實際價值，避免檔案管理工作閉門造車。

3 結語

總而言之，人力資源和社會保障部門的檔案管理工作需要緊跟時代發展的步伐，不斷對自身現有的問題進行分析和總結，并根據當前的檔案管理服務需求和工作模式的改變來有效的提高檔案管理效果，同時為廣大民主和有關機構的人員提供更加便利的檔案使用體驗和查閱服務。對于管理技術方面的改善，不僅要做好硬件設施設備的建設與配備，還要注重工作人員檔案管理理念和思維的轉化，進而才能充分利用先進技術，讓其為檔案管理工作的優化發揮應有的價值。

參考文獻

[1]梅英華.人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識[J].農家參謀，2017（20）：267.

[2]王雪瑩.試論新時期人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性[J].西部皮革，2016，38（2）：143-143.

[3]李清華.人力資源和社會保障檔案管理的方法及應用[J].蘭臺世界，2016（s1）.