大數據背景下電子信息檔案管理創新研究

唐薇

摘 要：隨著近年來計算機技術和網絡互聯技術在世界范圍內的快速發展和廣泛應用，紙制檔案已經不再是保存檔案的唯一方式，電子信息檔案已經逐漸步入人們的現實生活，由于電子信息檔案所具有的方便快捷、易于整理的先天優勢使其迅速成為各機關、企事業單位的寵兒。但隨著電子信息檔案的快速應用和普及，如何利用其優勢更好的為社會服務成為了社會關注的焦點。因此，筆者認為，對當前大數據背景下的電子信息檔案管理的創新及相關問題進行深入研究和進一步探討是完全必要的。

關鍵詞：大數據；電子信息檔案；管理；創新研究

毋庸置疑，當今社會已經步入了快速發展的信息時代，各個領域都更加依賴于大數據處理結果進行決策和規劃，相應社會上各行各業需要整理的數據越來越龐雜。在這種情況下，全憑人工整理的紙制檔案已經明顯不適應社會發展的需要，因此必須從實際出發，充分利用電子信息科技的巨大優勢，才能與時俱進，跟上時代的腳步。對于檔案管理來講，所涉及到范圍和信息甚為廣泛，且可能會隨時要求因查閱和使用，所以，必須采取切實有效的方法，不斷推進當前的電子信息檔案的管理工作，使之更好的為社會服務。

1 電子信息檔案管理的特征

1.1 力求全面、完整

檔案管理的工作內容包括檔案的收集、整理、保管及利用，那么電子信息檔案管理工作的內容也同樣如此，只不過是在當前大數據時代的背景下，將電子信息科技應用于檔案管理工作當中，使檔案管理工作變得更加高效和快捷。但在當前傳統管理模式向新型電子管理模式的轉型升級的關鍵時期，必須力求檔案管理完整，眾所周知，在當前的大數據時代，從網絡和數據庫系統來取得相關檔案資料并非難事，在為人們提供快捷服務的同時，其內容也更加全面，使檔案更加完整；同時，與傳統檔案管理相比，電子信息檔案的管理流程更加完整，因為在當前的大數據背景下，互聯網技術能夠使檔案管理工作流程的銜接更為順暢。

1.2 管理存儲介質的多元化

在當前電子信息時代背景下，存儲介質的多元化成為電子信息檔案管理的又一顯著特點，可以說，其存儲介質的多元化使數據管理有了更多的技術支持途徑，也極大的推動了檔案信息的數字化管理進程。檔案信息的數字化管理指的是利用互聯網技術獲取檔案信息資源，并將其融入公共信息服務范疇，從而實現檔案管理同政府、企事業與社會大眾之間的信息共享。因此說，由于大數據時代的到來，使電子信息檔案管理的存儲介質更加多元，并通過數字化檔案儲存管理功能的實現，極大的豐富了檔案管理的形式，使通過圖像、音頻、視頻等形式保管和展示檔案資料信息的夢想成為現實。從我國電子信息檔案管理的現狀來看，全國范圍內的電子信息檔案管理數據庫系統然建立，只需將需要展現的檔案信息錄入數據庫，其管理效率則會成倍增長，是傳統檔案管理模式可望而不可及的。

2 傳統的電子信息檔案管理中存在的問題

2.1 管理制度有待完善

從當前我國大部分企事業單位的人事檔案管理情況來看，部分單位的檔案管理制度不夠健全，甚至有的單位根本沒有制定檔案管理制度，因此，使得檔案的收集和管理工作都相對混亂，不夠規范，檔案丟失或信息不完整的現象時有發生；另外，某些企業在檔案利用及評估方面也缺乏制度的規范和約束，使檔案的真正利用價值無從體現。

2.2 登記信息不夠詳細

眾所周知，登記信息是反映電子信息檔案管理情況的重要依據，但傳統的信息檔案的登記情況并不容樂觀，主要體現在登記信息不夠詳細，其帶來的最直接后果就是極易造成檔案在歸檔、調用時丟失。

2.3 檔案資料信息龐雜，難以做到精細化管理

隨著社會的不斷進步和發展，各種信息的總量以驚人的速度在遞增，那么對于傳統的信息檔案管理工作者來講，其工作難度無疑是巨大的，一時疏忽就有可能使信息受到破壞，甚至資料丟失，在此情況下，精細化管理只能是相對而言，而精細化是電子信息化管理的內在要求和根本屬性，必須做到絕對的精細化管理。

3 大數據時代下的電子信息檔案管理的創新途徑

3.1 轉變管理理念

雖說當今社會已經進入到了高速發展的大數據時代，檔案信息管理工作的電子化和信息化已是檔案管理工作的必然趨勢，但部分單位領導的觀念仍然停留在傳統的紙式檔案時代，認為傳統的方法使用了這么多年，必然有其價值，因此說，改變管理理念必須從單位領導開始，只有領導重視，才能自上而下的使其他人員的觀念隨之轉變。筆者認為，與西方國家相比，我國的國情有其特殊性，因此，政府有必要加大對大數據優勢的宣傳力度并提出具體要求，必須使大數據理念深入企事業單位人員的內心，特別是領導者的內心。

3.2 完善管理制度

檔案信息的收集、整理及調取利用必須有嚴格的制度約束，否則必將造成混亂。同時，在當前大數據時代背景下，檔案管理的從業人員必須具備一定的學習能力，不斷豐富自己的知識結構，提高自己的專業技能，從而更好的與電子信息檔案管理工作相匹配。

3.3 信息結構必須科學化

對檔案信息進行數字化管理，絕不是簡單的通過計算機存儲檔案信息那么簡單，還必須滿足檔案信息的多種需求，若只是單純的將信息錄入計算機并保存，則檔案信息的數字化將意義不大。因此，檔案信息必須是通過專業的數據庫來進行存儲，并根據其本身特點來決定選擇樹狀還是鏈狀等信息結構，從而使得在大數據分析時可以迅速的找到所需信息，并對其進行有價值的分析。

4 結語

綜上可知，在已經進入到了大數據時代背景下的今天，傳統的電子信息檔案管理手段已經明顯與當今時代脫節，隨著各類信息檔案問題的不斷遞增，對其工作質量和水平必然會提出更高的要求，所以必須轉變傳統的管理理念、管理模式和管理方法，努力學習，不斷探索新形勢下的電子信息檔案管理工作的新路徑，不斷提高我國的電子信息檔案管理工作水平，才能適應不斷發展的信息檔案管理需求。

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