以人為本讓人事檔案工作更加出彩

劉春梅

摘 要：人事檔案作為記錄個人資料與社會活動的重要文件，其管理者必須轉變觀念，以人為本，構建新型的事業單位人事檔案管理工作。本文對事業單位的人事檔案工作現狀進行了簡單的介紹，同時提出在新形勢下人事檔案管理工作中存在的弊端，有針對性地提出了一些解決策略，以進一步完善和提高人事檔案的管理工作。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；策略

在人事工作中，人事檔案是其中重要的組成部分，是每一位勞動者就業與發揮個人職場作用的重要信息資料。做好人事檔案的管理工作，是事業單位對員工負責的表現，也是優化人力資源管理工作的前提。人事檔案對人才的選拔、任用、考核等方面將產生潛在的影響，能夠促進事業單位人才結構的優化，更能讓個性化的人才得到有效應用。而在新時代社會背景下，我國人事制度的發展和改革，使得在人事檔案工作上必須探索和研究新思路，只有達到更高的標準和要求，才能使人事檔案發揮出應有的作用。

1 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，在人們的生活上扮演著不可替代的角色。從某種程度上來講，人事檔案是一個人發展軌跡的體現，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用。特別是在事業單位中，人事檔案還會祥實記錄編制所屬、人員構成等方面的信息。重視人事檔案管理工作，就是重視人的價值，重視知識力量，因此，必須增強全民檔案意識。只有大家的檔案意識都提高了，就會在檔案材料的形成過程中嚴肅認真、避免錯漏，并自覺將新形成的材料及時上交檔案管理部門入檔，為維護檔案材料的真實、可靠、完整、全面打下良好基礎，使人事檔案管理工作跟上人事制度改革的步伐。

2 事業單位人事檔案工作的現狀及存在問題

1）人事檔案工作未能適應人事制度改革的需要。傳統人事檔案管理模式強調對“事”的管理，而忽略了對“人”的管理，已不能適應人事管理從傳統的作業性管理向策略性管理轉變的需要。隨著人事制度改革向縱深發展，事業單位普遍實行了崗位聘任制，并與之相適應的建立了公開招聘、解聘、辭聘制度。隨之而來的是人員流動日益頻繁、人員隸屬關系不斷變化等新生情況，但許多單位沒有按照事業單位人事制度改革的需要，補充相應的崗位聘用合同及在解聘、辭聘、干部任用過程中形成的考察性內容和結論性信息。過去，對干部檔案管理比較重視，而對非干部人員檔案重視不夠，在檔案材料的收集、歸檔、保管等方面都明顯比干部檔案差，要求也不高。現在要求不論是干部還是普通員工，對每個人的德、能、勤、績都要有真實的記錄，實行統一管理，這樣更能適應人事制度改革的需要。

2）人事檔案管理人員專業素質有待提高。一方面，事業單位鮮少有專職檔案管理人員，往往都是身兼數職。人事檔案管理本身就是一項頭緒多、瑣碎繁雜且連續性較強的工作，沒有一定的人力投入，就不能保證檔案管理的質量。如無專職人事檔案工作人員，檔案收集工作就會缺乏力度，容易出現收集歸檔工作被動、不及時的現象，進而影響檔案的整體質量。另一方面，各地缺乏針對檔案管理人員的專業培訓，對檔案專業新制度新規定的熟練掌握成為檔案管理人員的業務瓶頸。特別是近年來，上級要求干部選拔、任用前“逢提必審”，干部人事檔案是選拔任用干部的重要基礎和依據，這也對檔案管理人員的業務素質和工作標準提出了更高的要求。

3）人事檔案管理信息化程度亟待加強。現行的人事檔案多數仍是紙質檔案，管理模式、方法明顯滯后于時代發展。往往存在個人檔案信息不全、不準確、更新不及時等問題，如遇火災、地震、洪災等重大災害或其他原因，致使檔案損壞或丟失，就難以或無法彌補和恢復。這些問題雖因各種主客觀原因所致，但主要原因是管理方法和手段落后。在新形勢的環境下，檔案轉變為電子文件的存儲模式可以提高管理工作的效率，并且在檔案的保管工作中可以起到更加方便、簡潔、有效的作用。

3 加強人事檔案管理，全面促進人事管理創新

1）建立健全人事檔案管理制度。人事管理制度化，是完善人事管理的客觀要求，是人事制度改革的重要內容。以“全員聘任制”、“績效考核制”、“薪酬激勵制”三制合一的人事改革制度，必將要求人事檔案管理在制度上以一定的形式確定下來。目前的人事檔案管理規定主要有《干部檔案工作條例》、《關于干部檔案材料的收集歸檔的暫行條例》等，但這些文件不是法規，沒有強制約束力，往往很難發揮作用。因此有必要制訂、頒布有關人事檔案管理的法律法規，規范人事檔案建立、補充、管理及轉遞過程，進而全面規范人事檔案管理工作，將人事檔案納入法制化管理的軌道。

2）加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設。檔案管理人員是人事檔案工作的主體，提高檔案管理人員的思想政治素質、科學文化素質、業務技能素質和職業道德修養，是提高人事檔案工作質量的基礎。隨著經濟時代的到來和檔案事業的迅速發展，檔案管理人員要大力更新知識結構，加強對科學文化知識的學習，大膽探索現代檔案管理新技術，及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度和人才流動規律，使自己成為具有較高管理水平的檔案管理人才和檔案開發人才。同時，還要培養一批既懂外語又具備一定社會公關能力的青年檔案人才，從而使檔案管理盡快走出單位，走向社會，加強橫向聯合，打破檔案、圖書等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統。如此，才能適應人事檔案管理日益復雜、逐步現代化的發展趨勢，使檔案工作者實現從檔案管理者向信息管理者的轉變。

3）加強人事檔案管理一體化和信息化建設。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。在計算機的輔助下，檔案由實體走向數字化的轉變提高了在檔案收集管理上的效率。目前在單機上形成的電子文件的收集，已成為檔案管理部門不可或缺的工作方式。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就可以完成，同時，在分類管理、查閱資料、整理歸檔上都極大地減輕了工作量。事業單位應當針對單位內部的人事檔案管理內容，建立一個專屬于單位的人事信息庫，開發人事檔案管理軟件，對人事檔案信息實行動態化管理和維護，探索建立電子人事檔案的新途徑，實現資源共享。人事檔案管理者可以從崗位類別出發，建立清晰的人事檔案信息庫，促進人事檔案信息使用的輕松化。

4）加強和創新人事檔案管理服務方式。由主要為事業單位內部對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。當代人事檔案管理者不僅要掌握檔案信息化建設方法，更要進一步轉變工作職能，建立全面服務機制，拓展人事檔案管理的服務對象，發揮人事檔案管理工作的作用，讓人事檔案管理工作服務于員工，服務于公眾，服務于社會，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。這樣才能給事業單位人事檔案工作帶來生機和活力。

4 結語

在新時代的發展背景下，人事檔案管理工作勢必會邁向新的臺階，這其中難免會遇到一些問題，只有建立合適的、完整的管理體系，才能解決人事制度發展和改革中遇到的問題。只有人事檔案管理工作的模式不斷出新，走多元化管理之路，才是事業單位人事檔案管理工作的發展方向。

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