信息化背景下的不動產登記檔案管理探究

張萍萍

摘 要：不動產登記檔案是一種全新的檔案門類，檔案數量多，數據內容較為復雜，給不動產登記管理帶來一定的挑戰，通過對不動產登記檔案管理模式的分析和探索，可以讓不動產登記中心的管理工作更加的規范化、標準化，讓不動產統一登記制度得到真正的落實，為不動產登記檔案的現代化發展奠定基礎。

關鍵詞：信息化；不動產登記檔案；管理探究

檔案信息化建設是檔案管理的一項基礎性業務工作，是檔案管理發展趨勢的必然要求。在當今信息化高速發展的背景下，不動產登記檔案管理要根據社會發展的特點與需求，加大現代信息技術的應用，實現對不動產登記檔案的數字化管理。

1 夏津縣不動產登記檔案管理概況

根據《山東省人民政府辦公廳關于推進市縣不動產登記職責和機構整合的意見》（魯政辦字〔2015〕188號）、《關于縣級不動產登記職責和機構整合有關問題的通知》（德編〔2015〕36號）文件精神，夏津縣有條不紊地開展了不動產統一登記工作。2015年11月24日，夏津縣成立了不動產登記中心。2016年8月6日，下發了《關于實施夏津縣行政區不動產統一登記的通告》，正式開展不動產登記工作。2016年8月11日夏津縣頒發第一本不動產權證書。隨著工作的深入開展，縣域內林權、漁業養殖權、房屋所有權登記資料全部移交，已按照上級要求開展房屋和土地數據整合工作。并按照不動產登記檔案管理模式，將土地登記檔案和房產檔案進行整理與標準化處理；對于已經滅籍和注銷的非現勢性檔案數據不進行關聯。其中包含國有土地3000余宗，房屋登記數據52250條，已通過前期登記落宗1200余宗。

強化信息化建設，積極進行國有土地登記數據整合，包括對現有不動產登記數據庫中登記數據的完善和未入庫數據的整理、補錄和完善，實現土地登記數據至不動產登記數據庫的轉換。按照不動產數據庫標準，對規定范圍內3000余宗國有建設用地的非電子登記數據進行整理，使用補錄模板進行補錄，轉入到不動產數據庫中。房產數據整理需將房產登記數據庫中數據進行整理、完善，并實現將上述房產登記數據向不動產登記數據庫的轉換。將52250條房產登記系統數據進行檢查、標準化處理，導入不動產登記數據庫。部分房屋在不動產數據庫中存在補錄數據，將此部分數據進行整合關聯、刪除冗余數據。截至目前，全縣共收集整理國有建設用地不動產登記檔案卷宗161607余卷，2000余盒。

2 不動產登記檔案管理的特點

2.1 復雜性

不論是哪種登記檔案都很繁瑣，而當數據以一種無法測量的數目呈現在你面前時，其所表現出來的復雜性讓人頭疼。不動產登記檔案管理內容包含整個中國人口所持有的資產，任何一種的詳細記錄都復雜到令人咋舌。在不同不動產的登記流程中又會分發出大小不一的登記檔案。對于包含如此龐大數字人口的中國，每一項等級記錄都是乘以巨大基數為前提的。因此，管理人員需用規律性的方法進行管理。

2.2 獨特性

不動產登記檔案管理不同于平常意義上我們所謂的登記表那么淺顯易懂的表格，不動產登記以其特有的姿態出現在大眾面前。針對它的復雜性，需要具有專業技能的人員對其進行管理和整理。不動產登記檔案中包含了大量富有契約性質的文件，這些文件以最為客觀全面的角度對公民所持有的資產進行記載登記在冊。管理人員以對待此類工作特有的性質進行專門的管理。

2.3 唯一性

由于不動產登記檔案是客觀真實反映和記載某一特定區域內不動產物權自然狀況以及權力歸屬狀況的主要證明文件，其保護、管理及利用工作也是由國家不動產登記部門統一管理，而且不動產物權權屬和相關權力的限制也需要登記在一份不動產登記檔案上，這樣在不動產權屬在發生變更時就能夠及時在不動產登記檔案上進行顯示，因此上述原因決定了不動產登記檔案具有唯一性的特點。

3 不動產登記檔案管理存在的問題

3.1 檔案的準確性欠缺

因為不動產登記檔案具有法律效力， 保障數據的真實性和可靠性是登記工作中最關鍵的任務， 登記者的法律效益受到登記數據的可靠性影響，一旦數據不可靠，登記者的權益就會受到威脅，另一方面，登記數據不可靠也會威脅到行政部門的誠信，阻礙行政部門的執法過程。當前我國某些地區依然還有不動產登記檔案管理不嚴謹的情況發生，具體有檔案資料沒有保存完好，造成資料丟失，或者資料信息模糊等情況。

3.2 各類不動產檔案資源未能有效整合

部分城市的土地檔案、房產檔案仍在原部門保管，雖然有的城市房產部門向不動產登記部門移交了電子數據檔案，但是尚未實現不動產登記檔案與其之間的直接掛接和數據有效融合，尤其是在匹配、查詢歷史信息數據方面，仍要通過人工篩選、核對的方式進行，效率較低。

4 完善不動產登記檔案管理工作的策略

4.1 加強對不動產登記檔案管理工作的重視

十九大召開后，對不動產登記管理工作提出了全新的要求，因此有關部門要對不動產登記管理工作高度重視，這就意味著有關部門應該加強檔案管理工作的軟件管理，包括工作體系、工作制度，總結歸納管理方法。根據實際情況，制定檔案管理流程，以此保證檔案管理工作可以穩定運行。根據當地的工作情況有針對性地制定檔案管理工作的流程，并且加大資金投入力度，以此提高辦公效率。此外，要及時更換硬件設備，更新軟件系統，保證檔案管理工作可以穩定有序的進行。

4.2 打造優質服務隊伍，落實基層部門間的溝通

為了盤活不動產登記檔案管理隊伍建設，達成基層部門區塊聯動目標，增進部門縱橫交互、以點帶面的溝通，需要做好人員引進與培訓工作。一是新員工的引進工作。首先需要解決人員編制問題，通過個人申請與院校推薦等途徑增加服務團隊的數量。同時，選用綜合性人才，如引進具有計算機知識、經濟學知識的檔案專業人員。通過出臺專門的配套規章以提升檔案管理人員的準入門檻。二是在職人員的培訓工作。這要求注重服務信念、專業素養、溝通意識的綜合熏陶。我們可以開展專家講座、業務培訓班、日常學習等渠道，做好常規管理，最終實現服務人員的跨部門合作，提高不動產登記檔案服務隊伍的凝聚力。

4.3 注重利用方式多樣化，拓展特色增值服務

這要求開拓多樣服務方式，發掘不動產登記檔案的經濟價值與社會效益。第一，在利用空間層面，開通網絡服務渠道。開發“不動產登記e時代APP”后，用戶可以在該平臺進行個人不動產信息登記，并學習相關法律文件。這不僅緩解了實體查詢窗口的工作壓力，還提升了網絡空間知識服務的創新能力。第二，在利用呈現形式方面，可以開展“不動產登記檔案長廊展”“專門登記檔案展覽”等活動。第三，在利用特色方面，可以融入地方特色資源。不動產登記檔案與當地物質生活、文化傳統、地理環境、歷史風貌相映襯，能夠見證地區經濟、社會、文化的發展軌跡。

4.4 優化檔案管理流程

以《不動產登記條例》為標準建立統一的標準規范，使不動產登記工作圍繞檔案業務工作核心形成一條流暢度高的工作流程。根據《條例》規定統一不動產登記的形式、檔案分類標準，以不動產單元為基本單位進行登記工作，以唯一編碼形式記錄不動產相關信息，建立不動產單元制度，統一編碼形式，利于土地登記、房屋登記、海域使用權等各類不動產資源的規范管理，同時統一編碼提升檔案管理的規范性和科學性。統一編碼并建立分類標準可以統一不動產檔案的歸檔范圍和分類規則。科學的分類標準是不動產檔案歸檔范圍依據，可以圍繞不動產管理活動中形成便于利用和長遠保存的檔案資源。此外，規范不動產檔案管理，應以檔案資源的開發利用為基礎，對不同類別的不動產進行區別編碼和分類，同時應建立涵蓋全面的分類規則，注意檔案資源整合的依據和范圍清晰，確保檔案管理業務協調開展。

4.5 建立統一社會信用代碼等制度

對于不動產檔案的管理而言，大數據時代的便捷迅速，不僅局限于工作者和政府機構的同一信息互通平臺，也需做到人民方便查詢，信息公開化，便捷全民化。具體可以通過在登記檔案機構辦理后，由機構統一發放相關編程技術處理后的加密條碼或是利用身份信息組成的編碼，建立一套統一社會信用代碼制度，如不動產的標號與不動產持有人身份證號的代碼，不動產持有者使用專用查詢平臺登錄查看處理實時結果。同時健全這種社會信用代碼機制體系，將其關聯擴展到其余業務，如房屋的租賃等等，引領不動產登記檔案管理走向新紀元。

5 結束語

新形勢下的不動產檔案管理不僅僅局限于管理工作的進行，還包括了與我國經濟發展密切相關的方方面面，相關部門應積極面對社會經濟發展帶來的新挑戰并且建立新的目標，迎難而上。以此促進我國的經濟社會發展，讓我國的不動產登記檔案管理工作早日走上科學化和規范化。

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