淺析民政稽查檔案的規范化管理途徑

董閣秀

摘 要：伴隨著我國民政福利制度的不斷健全與完善，事業單位的改革也逐步深化，從而為民政局的稽查檔案工作帶來新的挑戰。新時期民政局要想實現對民政稽查檔案的規范化管理，就需要在原有的管理模式基礎上進行合理的優化與創新。鑒于此，本文將從制度化、程序化、信息化以及服務化四個角度出發，探討民政稽查檔案的規范化管理途徑。

關鍵詞：民政稽查檔案；規范化；管理

民政稽查檔案的管理工作主要包含查考、參考以及憑證等方面的功能，是民政局的重要工作內容。伴隨著我國福利制度的不斷健全與完善，民政稽查工作的范圍與內容也必將得到進一步的充實，從而為民政稽查檔案管理帶來新的挑戰。

1 民政稽查檔案管理的制度化

制度化是實現規范化民政稽查檔案管理的第一步，首先需要進一步完善各項檔案管理制度，依據檔案的收集、整理、統計以及借閱等工作內容，明確檔案管理的責任，讓整個檔案管理工作變得有章可循。新時期背景下，民政稽查檔案管理已經不再局限于收集以及保存等簡要的工作內容，而是更加注重對檔案的利用。對此，需要每一位檔案管理人員都能樹立較強的責任意識，并進一步強化對檔案管理的監督。民政稽查檔案的管理是否有效將直接影響人民群眾的切身利益，強化監督就是要讓民政稽查檔案管理變得更加透明公正，這就要求相關人員嚴格遵循民政稽查檔案管理的相關規定。再者，還需要充分發揮人民群眾的力量，鼓勵人民群眾參與到檔案管理的監督流程中，讓人民群眾評定管理人員的工作是否落到實處[1]。最后，要依據檔案管理責任制度設置相應的獎懲制度，將相關工作者的職稱評定以及薪資等要素直接聯系其實際工作情況，對于工作敷衍、未能按時完成目標的員工給予適當的懲處，對于責任心強、按時完成任務的員工給予一定的獎勵，確保民政稽查檔案管理工作的有效展開。

2 民政稽查檔案管理的程序化

合理的管理程序設定能夠充分發揮程序化管理的積極作用，促使民政稽查檔案管理工作開展得更加高效可靠。具體而言，首先就需要在民政稽查檔案的收集環節中，對將要收集的信息進行系統的篩選，將有實用價值的信息資料收集起來。其次在民政稽查檔案的分類環節中，要嚴格按照相關程序以及所收集檔案的用途進行合理分類，并編目。再者，在民政稽查檔案的保管環節中，要確保檔案的長期保存，保障民政稽查檔案能夠有效保持完整，就需要從根本上落實檔案保存中的立卷、標題以及時間等方面的工作[2]。值得注意的是，國家對于民政稽查工作的關注程度正在日漸加深，使得民政稽查工作得到了延展，人民群眾對于民政檔案業務的專業化需求也得到了長遠的提高。而對于民政局檔案管理部門而言，只有積極適應這種新變化，依據人民群眾的需求，探索提升檔案適用性以及精確性的方法。

3 民政稽查檔案管理的信息化

隨著信息技術的快速發展，在民政稽查檔案管理中引入先進的信息化技術已然是大勢所趨。對此，民政局應當以實現檔案的無紙化辦公以及數字化儲存作為目標，從而幫助自身克服檔案管理中的紙質檔案不易保存、易損壞等問題。具體而言，可以從民政稽查檔案的收集、分類、保存以及利用等環節出發，實現全面的數字化檔案管理。保障檔案保密性的同時，積極應用信息化的技術手段提升民政稽查檔案管理的效力[3]。再者，應當充分應用信息化技術，有效突顯檔案管理工作的互動性，通過建立網上平臺的方式，與檔案應用者進行線上的聯系，提升檔案管理的效能，搭建一個更加方便快捷的檔案管理平臺。

4 民政稽查檔案管理的服務化

新時期背景下，民政稽查檔案管理更要發揮其服務功能。對此，檔案管理必須以“為人民服務”為宗旨，讓檔案管理變得更為公平開放，逐步降低提檔的要求，為人民群眾提供更大便利。對于處在人口密度較大地區的民政局而言，應當落實精細化的檔案管理理念。具體而言，就是摒棄以往的由民政局統一管理檔案的模式，將檔案管理劃分到各個部門或科室上，并派由一位專職的檔案管理人員進行負責，依據其所收集的檔案內容進行精細化的檔案管理，提高檔案管理的服務性。與此同時，要在確保檔案保密的前提之下，利用借閱、回饋等方式，最大程度地將民政稽查檔案管理的成果反饋給人民群眾。例如檔案咨詢活動，就需要民政局充分尊重人民群眾的咨詢權，并在人民群眾進行提檔的時候，為其提供充足的咨詢服務。再者，民政稽查檔案管理的服務還需要體現在領導的決策上。民政稽查檔案必須符合實際，保持客觀真實性，不僅需要將相關人的功勞歸檔，更需要將其在工作中的所存問題如實進行歸檔，確保檔案能夠真正在領導決策中正確地發揮作用。最后，還需要民政稽查檔案管理主動樹立以人為本的服務意識，重視對管理人才的疏導與關懷。因為檔案管理工作往往較為單一枯燥，且對于工作的準確度要求較高，故此，檔案管理人員在工作中的壓力是十分大的。對此，民政局就更應當注重對管理人員的關懷。具體而言，可以幫助管理人員做好職業規劃，強化對其的正確思想引導，并注重對其待遇的調整，原則上檔案管理人員的薪酬待遇不能低于民政局其他部門人員的待遇[4]。此外，還可以定期對檔案管理人員開展相關的培訓活動，促使其及時更新檔案管理理念與技術，有效提升其業務開展能力，幫助其獲得工作成就感，讓檔案管理人員在熟悉工作流程與專業知識的同時，又對民政業務由較深的理解，促使其成為復合型的人才。

5 結語

總而言之，民政稽查檔案管理要想真正實現規范化的目標，就應當在原有的管理模式上，進行合理的優化與創新。通過應用先進信息技術、堅持服務理念以及設立合理制度等方式，助推民政稽查檔案管理逐步朝著制度化、信息化、程序化以及服務化的方向發展，并在最終實現民政稽查檔案的規范化管理。

參考文獻

[1]李沂濱.關于民政檔案管理的規范化的探討[J].卷宗，2017（22）79-80.

[2]李穎.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化電子化[J].人力資源管理，2016（8）：245-246.

[3]喬玲.芻議民政局檔案如何實現規范化管理[J].中外交流，2016（20）31-31.

[4]于蘭.基于規范化管理視閾下的民政局檔案管理工作探析[J].赤子，2017（28）167-167.