電子檔案與紙質檔案并存階段的檔案管理

楊桂香 袁月

摘 要：科技的發展提高了人們的生活節奏與工作效率，同時也改變了很多傳統的工作方式。電子檔案作為科技發展的產物，在檔案管理中，電子檔案與紙質檔案在檔案管理中分別發揮著不同的作用與優勢，給檔案管理增加便利的同時，大大提高了工作效率。在信息時代發展的今天，電子檔案與紙質檔案將會在檔案管理中相輔相成、互為補充，發揮重要的檔案管理作用。基于此，本文介紹了電子檔案與紙質檔案并存的必然性，分析電子檔案與紙質檔案的區別，進一步探討電子檔案與紙質檔案并存階段的檔案管理有效策略，提供一些參考性建議。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；并存；檔案管理；策略

在過去的檔案管理中，是以紙質檔案為載體，而電子檔案是現代科技發展的產物，與信息網絡技術有著緊密的聯系，并且隨著網絡的普及應用，電子檔案從中發揮了重要的作用，給檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰。當前是電子檔案與紙質檔案并存階段，紙質檔案具有一定的真實性，電子檔案具有一定的便利性，在現代檔案管理中，要合理利用電子檔案與紙質檔案的特點，充分發揮二者的優越性，以實現高效的檔案管理工作。

1 電子檔案與紙質檔案并存的必然性

檔案是記錄人們的經歷、行業運營信息或社會發展歷史等，尤其在各個行業中，涉及到行業運營方面的文件較多，通常都是以紙質文件為載體，尤其一些手稿或領導批示等，都以紙質檔案形式進行管理，具有較高的可靠性。而電子檔案是新時期的科技發展產物，在檔案管理中具有較大的儲存量，并且通過互聯網與計算機可以方便管理和檢索。檔案的儲存是檔案管理中的重要工作，紙質檔案容易受到環境、空間的影響，而電子檔案則容易被一些特殊的因素產生影響，比如磁性現象等。由此可以看出，紙質檔案與電子檔案分別占有不同的優勢與劣勢，在當前的社會發展中，電子檔案與紙質檔案并存是必然趨勢，需要根據二者的不同特性而進行合理的利用，進而提高檔案管理工作效率。

2 電子檔案與紙質檔案的區別

2.1 載體性不同

紙質檔案顧名思義是以紙張為載體，是一種較為傳統的檔案管理方式，通過手寫、復印等制作而成，符合人們的閱讀習慣，在使用時以翻閱的形式提供給使用者。電子檔案的載體則是以數字化的形式儲存于光盤、硬盤或網絡中，其載體形式與計算機有著緊密的聯系，以二進制數字編碼形式存在，人們在查詢檔案時需要通過計算機來實現，在互聯網發達的今天，電子檔案具有較強的便利性。

2.2 存儲性不同

紙質檔案是以紙質為載體，以頁為單位來記錄信息，其存儲量較小；而電子檔案的存儲空間則以數字化的MB為單位，具有超強的存儲量，例如，可以把一檔案柜的紙質文件壓縮存儲在一張光盤上，節省了大量的存儲空間。另外，在存儲檔案過程中，紙質檔案壽命相對較長，尤其隨著科技的發展，增加了紙張存儲的耐久性，利于檔案文獻長期保存。而電子檔案存儲中所用到的光盤、硬盤等，很容易受到一些特殊因素的影響而失去存儲效果，比如數碼病毒、溫濕度、防磁性等。并且光盤、硬盤的存儲時間僅有20年左右，不利于檔案信息的長期存儲。

2.3 唯一性不同

紙質檔案具有較為明顯的信息唯一性。紙質檔案一般會通過手寫的字跡，來辨別其真實性，或者還能通過墨跡的新舊來判斷檔案的制作日期，具有一定的唯一性。在檢索檔案信息時，可以通過檔案原件、副本、復制品等不同形式為使用者提供服務。而電子檔案則不具備紙質檔案可查考的原始特征，電子檔案通過計算機可以進行傳輸、接收、修改、復制等，其優點是具有較強的共享性，缺少檔案信息管理的唯一性，并且容易出現檔案管理安全問題，這也是在電子檔案管理中需要特別注意的管理事項。

3 電子檔案與紙質檔案并存階段的檔案管理有效策略

3.1 提高檔案管理人員素質

檔案是記錄人們在參與學習、工作中的經歷而保存下來的文件，通過檔案管理對各項信息能夠進行系統、全面的整理與保存，利于檔案信息的提取與利用。隨著互聯網與計算機的普及應用，我國已經進入信息化時代，但在檔案管理的工作中，很多年紀較大的管理人員缺少對互聯網與計算機的了解與應用，在檔案管理中對電子檔案的操作與特點還沒有完全了解和掌握，影響了電子檔案管理的發展。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓，改變傳統管理理念，認識到電子檔案與紙質檔案并存階段的工作特征，通過系統化的培訓相關知識，快速理解與掌握電子檔案的特點，并加強計算機技術的學習，這樣才能在日常的檔案管理工作中，運用嫻熟的管理技能與技巧，來提高檔案管理質量。

3.2 建立二者之間相應聯系

檔案從小的方面來講是記錄個人的簡歷，從宏觀角度來說就是記載人類社會歷史發展軌跡，是以不同形式存在的歷史記錄。電子檔案和紙質檔案相結合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內容，為了能夠把兩者配合使用，應當在兩者之間建立相應的聯系。如果目前庫存中有大量的紙質檔案，而電子檔案內容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質檔案中重要的內容進行掃描轉換，制作成為電子檔案，并把兩者同時歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來，轉換成為紙質檔案，這樣如果電子檔案的設備不小心損壞，電子檔案失去價值，還存有的紙質檔案就可以發揮作用，挽回一些損失。

3.3 制定科學合理管理制度

科技的發展，使互聯網技術與計算機技術得到了廣泛的應用，改變了傳統檔案管理中單一的紙質檔案形式，電子檔案越來越普及應用于檔案管理之中。電子檔案具有可復制性和刪改無痕跡性，因此，電子檔案的保護工作尤為重要，要制定一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

4 結論

在傳統的檔案管理中，是以紙質檔案為載體，具有較高的真實性，而在信息時代的背景下，電子檔案以其較高的便利性、共享性、快速性得到了普及應用，大大提高了檔案管理工作效率。但電子檔案也存在著不足之處，其保密性與真實性需要不斷的進行完善管理。因此，在電子檔案與紙質檔案并存的階段，需要充分了解二得的特點，取長補短、共同發展，對檔案管理的長足發展有著極其深遠的意義。

參考文獻

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