網絡時代如何完善事業單位檔案管理工作

張敏

摘 要：在網絡時代，各個單位在進行各項工作活動的時候大多都需要采用網絡進行，網絡具有高效性等較多的優點，本文對網絡時代的事業單位進行工作的工作方法進行了探討，主要討論了檔案管理工作中網絡的應用，討論了當今的網絡化管理工程中，檔案管理的重要性，以及如何提高檔案管理效率。

關鍵詞：網絡時代；事業單位；檔案管理

事業單位是我國國家收入的主要來源之一，要提高我國在世界中的競爭力，便需要增加我國國有財產，使我國在進行國際活動時具有足夠的資本，提高事業單位的收入，需要事業單位提高其工作效率，進而獲得更多的收入，檔案的有效管理可以實現這一目的。在當今這個網絡時代，網絡被應用到各個方面，在進行檔案管理的過程中采用網絡作為一種輔助工具是一個有效的檔案管理方法。通過網絡技術能夠使得事業單位內部在運營過程中更加具有條理性，工作時更具有高效性，事業單位才能在激烈的市場競爭中處于有利地位。

1 事業單位檔案管理的重要性

事業單位大多由國家建立，具有較強的公益性，大多事業單位的資金來源是國家分撥的款項，在事業單位進行工作時，來自人民的經濟收益較少，人們在享受事業單位的服務過程中，只需要繳納少量的資金，但還有部分事業單位是自主事業單位，在這些單位中，國家不予以撥款，或者國家經濟支援較為有限，這些事業單位需要由自身的有效經營來獲得更多的經濟效益，在這個過程中，需要利用各種可以利用的資源。而當今這個信息化時代價值最高的一種資源便是信息資源，檔案信息便是其中一種。事業單位在進行工作的過程中，所涉及的工作內容較多，因此要確保事業單位的工作能夠具有較高的效率完成，需要能夠對其所涉及到的工作信息進行有效的管理。在對工作信息進行管理的過程中，主要是對檔案進行管理，在事業單位中，檔案記錄著各種工作的重要信息，如果工作過程中出現一定的問題，可以通過檔案對工作內容進行及時的了解，然后根據檔案中的各種數據對工作進行管理。這種檔案利用方式在一些比較特殊的領域能夠發揮巨大的作用。比如我國的電力單位，我國電力單位關乎人們的正常生活，一旦電力系統出現問題，會直接影響到人們的正常生產生活，如果電力較長時間停止供應，甚至會影響社會和諧。因此在進行電力管理的過程中，需要對其中各項數據進行有效的管理分析，包括電力系統所覆蓋的范圍以及管理地點和管理設備的數據。當電力系統出現問題時，可以通過檔案對電力系統的數據進行分析，然后進行有效的修復，提高管理效率，減少經濟損失。另外，還可以根據檔案對相應的人員進行責任追究，或者通過檔案選擇比較合適的人員對電力系統進行管理修復，通過檔案可以直接了解各個人員的工作水平以及專精的領域，提高工作效率。但是在進行檔案管理的過程中，也存在著一定的問題需要解決。最主要的是檔案管理的低效性問題，對檔案進行管理的過程中，需要從眾多檔案中進行篩選吧，選擇自己所需的檔案進行更改或利用，會浪費大量的時間，而利用網絡信息技術便可以直接進行篩選，減少工作量，提高工作效率。

2 提高事業單位檔案管理的方法

2.1 提高檔案管理人員的工作能力及效率

在進行檔案管理的過程中，紙質版的檔案一般都需要進行較為嚴格的保存，對各項不同的檔案進行分類，這樣在對檔案進行調用的過程中，才能夠具有更高的調用效率。但是進行分類的過程，同樣會增加檔案管理工作的工作量，而且在進行調用更改的過程中，也需要從同類別的檔案中進行篩選，會耗費大量時間，而采用網絡進行檔案管理，便能夠解決這一問題，通過網絡管理只需要通過網絡認證，活動檔案的操作權限即可對檔案進行調用。在采用網絡對檔案進行管理的過程中，需要培養一些具有專業計算機知識的工作人員進行工作，避免出現答案信息泄露的情況，要具有一定的風險判別能力，此外還需要有專業的監督人員對檔案管理人員的工作進行監督，監督人員需要一定的專業知識，以實現對工作人員工作的有效監督。監督人員可以由事業單位中具有較長檔案管理工作經驗的人員組成。有具有較多經驗的員工作為監督人員，可以在對檔案管理人員進行監督的同時，對其進行一些技術上的指導，使得工作人員在進行檔案管理工作時，能夠盡快提高自身的檔案管理能力。了解如何對檔案進行分類。如果事業單位沒有具有足夠經驗的工作人員，退而求其次也需要有對檔案管理具有一定了解的人員進行監督，負責無法對檔案管理人員工作過程中存在的問題進行及時的糾正。

2.2 采用信息化技術進行檔案管理

在事業單位中，工作檔案的改動相對而言較為平凡，工作每向前進展一步，都需要進行記錄，更改檔案，在這種情況下，采用信息化手段能夠有效減少不必要的工作環節，提高檔案管理效率。除此之外，人員檔案的管理也是較為重要的一個環節。在單位內部不同部門之間進行人員調動的過程中，需要對其檔案進行改動、備份等，這個過程中，工作人員無法進行正常工作，出現較長的空閑時間，導致人力資源被浪費。要解決這一問題，同樣可以使用網絡信息技術，通過網絡信息技術，能夠將事業單位中一些重要性較低的檔案進行上傳，比如工作人員的在職檔案，這樣各個人員的工作情況以及工作內容可以直接在網絡上顯示出來，同時可以參考工作人員的能力檔案，對照其所在的工作職位進行調動，這樣工作人員能夠在最合適的崗位上進行工作，有效提高其工作積極性，而且在進行工作調動的過程中，工作人員可以實時通過網絡了解調動進程，在尚未完成調動時，繼續在原崗位上進行工作，一旦調動完成，便可以通過網絡得到信息，前往新崗位就職，這樣不會造成人力資源浪費。此外，在平臺上，還可以將正在進行的重要工作檔案進行登記，設置一些密碼，只供相關人士查閱，避免出現重要信息泄露的情況。這便需要在進行檔案管理過程中，設置有效的分級制度，在對紙質版的檔案進行劃分完成后只需要根據其等級對其進行合理的保存，而在利用信息化技術時，需要考慮的內容更多。在對工作人員進行管理時，也可以采用分級的方法，可以根據職位的重要性對工作人員的工作檔案進行劃分，通過這樣的檔案系統，可以簡化對工作人員的薪酬分配工作。此外，還可以構建一個組織系統，將事業單位各個組織中的人員分級管理，但組織之間又有明確的聯系，提高各個組織之間的合作效率，進而提高單位的工作效率。

2.3 對檔案進行及時的整理及有效的利用

在對檔案進行管理的過程中，應在確保檔案的安全下，盡可能地利用這些檔案為單位增加收益。要確保檔案的安全，可以采用備份檔案的方法，不僅進行紙質版的備份，還可以通過計算機進行上傳，使所有相關人員都能夠獲取檔案進行保管，對于一些重要的檔案整理后需要進行加密。在對檔案進行管理和利用的過程中，還需要對檔案進行有效的保護，避免檔案在進行利用調動的過程中出現一些較為機密的信息泄露的情況。我國一些事業單位的檔案涉及到我國直接的利益，如果沒有對其進行保護，導致其被不法分子利用，會對國家造成較為嚴重的損失。在進行檔案保護的過程中，需要提高防火墻的抗攻擊能力，可以進行日志記錄，一旦防火墻受到攻擊，對其進行分析，不斷地提高防火墻的抵抗外來攻擊的能力，確保事業單位的檔案信息不會泄露。

3 結語

事業單位的檔案是較為重要的一個資源，能夠為企業帶來較大的利益，在網絡時代的今天，應加強網絡技術在檔案管理工作中的應用，提高企業的經濟效益。

參考文獻

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