加強軌道交通工程檔案現場管理的實踐與思考

趙國慧

摘 要：軌道交通工程通常規模大、投資成本大、歷時長、涉及單位多。完成好參見各方檔案現場管理工作，是工程檔案管理的關鍵環節。這篇文章我們主要對昆明軌道交通檔案管理情況為例，引出首次工地例會是軌道交通工程檔案現場管理的基礎環節的論點。

關鍵詞：工程檔案；現場管理；首次工地例會

軌道交通相關數據資料涉及內容多，最直接的數據資料來源就是勘察、設計、施工、監理單位。以昆明地鐵1號線的數據資料為例，由勘察、設計、施工、監理等參建方提供的數據材料占總量的86%。因此，落實好各參建方檔案管理工作，是軌道交通工程檔案管理的關鍵所在。以下我們就加強軌道交通工程檔案管理工作進行探討，根據實際情況分析，首次工地例會是軌道交通工程檔案現場管理的基礎環節，深入探討。

1 軌道交通工程檔案管理特點分析

與軌道交通工程相關聯的各類參見方，其中勘察、設計單位提供的材料種類較系統，管理工作易操作。但是施工和監理單位相關的檔案資料相對來說難度較大，主要是因為：

一是施工方、監理方數據資料涉及面廣、類型多、數量龐大。如施工方相關的文件資料包括管理文件、技術資料、測量和監控文件、材料數據、質量驗收文件等；監理方相關的數據文件包括施工管理材料、安全監管資料、質量控制資料、進度控制、造價資料、驗收數據資料等。二是綜合素質有所不同，各方對檔案工作重視程度不一。另外當前施工、監理方人員流動性比勘察、設計方要大，檔案人員調動頻率高，使得施工、監理檔案管理水平不夠穩定。三是施工、監理現場環境設施與辦公條件較差，檔案保管效率低，使得文件資料的安全性難以保證。四是大工程的分標段規模大，涉及范圍廣。涉及到的土建工程部、機電設備安裝工程施工部、監理部等單位有很多家，并且這些項目部和監理部在全市各地分散，管理難度較大。

2 檔案人員參與首次工地例會的必要性

為了完成好施工、監理方的檔案管理工作，一定要全面落實單位檔案的現場管理工作。根據以往的實踐數據分析，要把握好首次工地例會檔案交底工作，這是檔案現場管理的關鍵性一步。《昆明地鐵工程現場安全質量管理規定》中指出，在項目正式開工前，業主代表要重視第一次工地會議的舉行。公司相關部門要做好項目開工前的準備工作，對勘察、設計、施工、監理等方的管理體制能夠綜合性的了解把握。施工、監理方要系統論述現場組織管理體系，監理方要論述監理內容要求，控制程序步驟及監理例會制度。

檔案人員要積極參與到首次工地例會中，原因在于以下幾點：一是，首次工地例會涉及到各方參建單位，勘察、設計、施工、監理等單位都會到場，利用會議機會，對各單位統一進行檔案知識宣傳。第二，首次工地例會相關單位參會人員大多是管理層人員，根據要求都是負責人，所以檔案管理既關系著資料、檔案人員，也要關系著項目經理、總工、總監等，如此一來能夠引起各單位對檔案管理工作的重視，便于貫徹落實。第三，檔案管理人員能夠通過例會與其他單位負責人進行交流溝通，便于后期工作交集更順暢。

3 首次工地例會檔案交底的主要內容

1）要向各參建方統一論述昆明地鐵建設管理有限公司檔案管理辦法與檔案人員的聯系方式。

2）要把握好檔案交底工作的對象。檔案交底要綜合考慮各參建單位，既要涉及到施工方、監理方，還要考慮到勘察、設計方和第三方咨詢單位。要積極宣傳勘察、設計方在工程建設中要起到的檔案職責作用，既要提交真實的勘察數據和施工圖紙，還要提供必要的技術聯系單、設計變更資料、施工圖調整文件等，這些是勘察、設計檔案不可缺少的一部分。制定的竣工圖要與軌道交通工程的實際進度相一致。施工方在施工期間，要把握好施工記錄的記載，嚴格審核簽證，并且對設計單位的變更資料加以整理匯總，如此才能快速準確的編制出竣工圖。

3）要確保各參建方內部有相應的工程檔案管理架構。施工、監理方都要有領導負責人專門管理檔案資料，根據標段配置檔案資料員，降低人員流動頻率；勘察、設計方也要根據要求安排專門的檔案資源管理員，檔案人員出現調動要完成好交接環節。

4）各參建方要根據建設單位的工程檔案管理要求，并根據本單位實際情況及合同要求，建立適合本單位發展的工程檔案管理條例。

5）要明確地鐵工程檔案分類要求和準則，向各方分發資料編制統一格式的表格。

6）各單位都要有相應的檔案室，各檔案設備要配置齊全。項目施工、各種技術資料、文檔報告等這些文件，設計方、施工方、監理方都要保管好、制定目錄清單，及時整理，并系統保存。原始工程資料無需粘貼匯總，但是要將其分類整理和存放，再制作相應的目錄清單，標記出清晰的施工方等信息及簽名。

7）向各方公布檔案資料的歸檔數量，也就是依次向建設方、城建檔案管與運營方都提交一套系統的竣工檔案，還要準備一套能滿足進館要求的電子版本檔案文件。電子檔案可根據已完成的紙質資料掃描而成，還要滿足建設方和軌道交通檔案館的要求。

8）向各方公布對文件資料的歸檔期限，也就是在工程各環節都驗收后三個月內提交檔案文件并及時移交歸檔。

9）要確保各參建方都了解到檔案檢查管理工作要貫穿工程各個環節。檔案管理部門不僅要對各方展開檔案專項指導，也要不定期進行地鐵公司組織的質量安全大檢查，對檢查結果在安全檢查通報中體現。

10）施工方要預留出充足數量的新施工圖，在工程現場可運用復制版本，從而實現竣工圖編制數量的要求。

11）要把握好各工程文件資料管理的各種要求，如數據材料歸檔種類要求、文件制成材料的規定、文件簽署條例、收集和預整理要求、工程影像資料要求等，由于參與首次例會的人員大多是項目負責人，在演示陳述過程中可言簡意賅，或者在對檔案人員專項交底過程中再深入宣傳講解。

4 首次工地例會交底應注意的事項

首次工地例會關系到很多參建單位，交底任務重，檔案部門對資料管理的時間也有限。檔案人員要利用好會議機會，在會前深入考察分析，把各項要求系統整理，制成PPT演示稿和文件資料，在會議上對PPT進行講解，再將文字材料分發給各參建方，進而加強宣傳的針對性和有效性。檔案人員要充分了解各項文件資料數據，尤其是各參建方對各項工程數據、檔案流程、管理工作遇到的問題要有一定概念，從而利于在會議上抓住重點并及時解決。軌道交通工程資料從工程立項開工到竣工驗收各個環節都有涉及。從施工開始的第一道流程到完工，資料記載都是緊密銜接的。資料整理中嚴禁出現工序的漏編、重復編或無序編，避免失誤。工程資料是描述工程施工情況的重要基礎，一定要科學、準確。完工資料移交手續要與結算支付相聯系，施工方、監理方、勘察方、設計方的款項支付都受到工程檔案資料的影響，因此必須告知參見各方要謹慎對待。

參考文獻

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