認真做好省級以下環保機構垂直管理改革過程中檔案管理工作

吳斌

自從中國共產黨第十八屆中央委員會第五次全會提出實行省級以下環保機構監測監察執法垂直管理制度以來，至今已有三年時間，目前這項工作正在緊鑼密鼓地進行，即將在全國范圍內開展實施。針對以前基層環保部門檔案管理現狀，在這新舊管理機制交替過程中，加強市、縣環保機構檔案管理工作顯得尤為重要。

1 基層環保部門檔案管理現狀

從上個世紀七、八十年代開始，我國從中央到地方先后成立了國家、省、市、縣各級環保機構，環保工作在全國各地陸續開展起來，形成了大量的檔案。其檔案的種類主要分以下幾類：文書檔案、環保檔案、會計檔案、音像檔案等幾大類，這些檔案真實地記錄和反映了我國各級環保機構不同階段工作開展情況，為今后環保工作的科學有序開展提供了眾多豐富的工作資料，具有一定的參考價值和憑證作用。通過對部分基層環保部門的走訪和電話聯系，了解到省級以下的市、縣級環保部門檔案管理模式主要有兩種，一種是機關綜合檔案室集中統一管理檔案，另一種是分別由機關各股室（科室）和下屬單位分散管理。有的地方環保部門檔案工作做的好一點，有的地方差一點，良莠不齊。

2 基層環保部門檔案管理工作所存在的問題

1）部分基層環保部門領導對檔案工作的重視不夠。由于基層環保工作任務重，事情多，單位領導忽視了檔案管理工作，平時對本單位檔案管理工作的檢查和考評過問甚少，重視不夠。檔案工作人員認為此項工作可有可無，工作積極性不高，責任心不強，影響了本單位檔案管理工作。

2）有相當一部分基層環保單位缺乏檔案管理專業人才。通過到基層環保單位實際考察，了解到市、縣以下環保部門檔案管理人員大部分都是由機關辦公室文秘人員兼職，且這些人員對檔案管理知識懂得太少，不夠全面，不能很好地勝任此項工作，造成本單位檔案管理水平不高。

3）檔案管理制度不健全。主要表現在文件材料“歸檔制度”落實不到位，“檔案管理制度”不健全，在檔案的收集、鑒定、整理、分類、排列、編目、歸檔、保管和利用等過程中存在著許多差錯和不足。有的單位在檔案的收集和移交過程中同時由一個人完成，不符合檔案交接手續。有的股室（科室）負責人將本股室（科室）的文件檔案據為己有，不移交不歸檔，存在著檔案收集不完整和遺失的問題。應該歸檔的文件沒能及時收集、整理、歸檔，散落在個人手里，長期以往造成檔案遺漏現象較為嚴重。

4）重視文書檔案管理、忽視對環保檔案管理的現象比較普遍。他們對“紅字版頭和文號”的文件材料是“情有獨鐘”，凡是遇到此類文件，諸如人事類、政務類、黨務類，不管對本單位是否有用，“有文必檔”，造成單位檔案室歸檔文件數量增多，加重館藏負擔，不利于檔案查找利用。恰恰相反，需要長期保存且平時查找利用率比較高的環保技術檔案卻達不到應有的重視，比如環境監測檔案、環境監察執法檔案、環評檔案等。這些檔案長期存放在各個股室（科室）或下屬單位，甚至在個人手里，不能及時移交機關檔案室，不利于檔案的管理，且容易遺失。

3 抓住這次機構改革機遇，認真做好市、縣環保部門檔案管理規范化工作

1）按照《檔案法》的規定和要求，結合各地實際情況，省級環保部門要統籌規劃好本系統內省、市、縣各級環保機構檔案管理工作，制定詳細的符合本系統檔案管理工作長遠發展的工作規劃。把檔案管理工作列入到本部門的日常工作中去，認真謀劃，強化管理，落實責任，嚴格制度，不斷加強檔案管理工作系統化、制度化和規范化建設。保持與當地檔案部門的溝通和聯系，爭取業務上的支持，力求本單位的檔案管理工作規范有序。

2）強化對本部門檔案管理人員的業務培訓，努力提高專業技術人員的檔案管理水平。以省廳牽頭實施，組織系統內從事檔案管理工作的人員，舉辦培訓班，聘請省內外檔案管理工作專家或學者集中給大家授課，全面提高工作人員的理論水平和業務操作能力。加強與開設檔案專業高校的聯系，選派人員到高校學習深造，系統地學習掌握檔案管理知識。鼓勵檔案管理人員自學，不斷提高專業技術水平。

3）建立機關綜合檔案室，依照國家檔案局頒發的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確定文件材料歸檔范圍，劃分檔案保管期限，集中統一管理檔案。以機關檔案室標準化建設為目標，建立機關綜合檔案室，抓好機關檔案庫房建設，落實具體工作人員、確保建設經費到位，購置檔案管理工作必需的設備和儀器。建章立制，嚴格各項檔案管理制度，加強對文件檔案的日常管理，確保檔案管理工作有序開展，認真做好檔案交接手續，建立檔案登記臺賬制度，科學編制檔案檢索工具，完善檔案借閱手續。適應新時代發展要求，認真做好電子文件的歸檔和管理。

4）提高部門領導檔案管理意識，加強對檔案管理專業技術人員的思想教育。檔案是機關公務活動的真實記錄，重視檔案工作，對于規范機關管理，提高機關工作效率，具有重要意義。各級環保部門的領導干部特別是主要負責同志要進一步提高認識，對本機關檔案工作給予足夠的重視，把檔案工作列入機關年終考核內容之一，充分調動檔案從業人員的工作積極性。要積極引導檔案工作人員樹立正確的人生觀、思想觀和價值觀，教育他們要甘于寂寞，樂于奉獻，認真做好本職工作，不斷提高思想認識，為機關檔案工作做出一份貢獻。

總之，環保部門要緊緊抓住這次省級以下機構垂直管理改革的有利時機，認真抓好本部門檔案管理工作的創新和改革，使檔案工作能夠更好地為單位的其它各項工作提供優質、良好的服務。