檔案管理信息化建設問題思考

戴霞 盧琳

摘 要：隨著科學水平的提升，以網絡計算機技術為依托的信息化建設在各行各業開展的如火如荼。當前檔案信息化管理工作已成為適應社會信息化發展的必然趨勢，也是全面提升檔案工作不可缺少的重要舉措。本文對檔案管理的信息化建設問題進行了探討。

關鍵詞：檔案管理；信息化；制度；數據

檔案管理是事業單位日常工作中的一項重要任務，隨著計算機技術的深入發展和信息化水平的不斷提高，檔案管理信息化建設速度越來越快。需要不斷完善檔案管理工作，提高檔案管理工作的信息化水平，促進檔案管理工作的現代化管理。

1 檔案管理信息化建設的意義

而隨著信息化時代的到來，人們對檔案的應用也提出了新的要求，這些都需要適應信息化時代的要求，提高檔案的科學化管理水平。檔案是事業單位開展工作、管理事務、處理問題中所形成的歷史資料，能夠對本單位、本領域制定發展規劃、落實發展措施提供參考依據。檔案管理工作的繁瑣和重要性眾所周知，而其中包含的各項重要信息都需要妥善保管，需要不斷進行更新和存儲，以便于隨時查閱并發揮其應有的作用。檔案信息化的具體含義是指將檔案內容以及和檔案管理相關聯的有關事項進行數字化處理，然后利用信息技術進行傳輸和管理，這樣能夠確保檔案資源被最大程度的利用。因此，優化事業單位檔案管理措施，必須結合時代需求、運用新技術、更新管理理念，才能更好利用檔案資料，檔案資料的價值體才能現出來。將計算機網絡技術用于檔案管理工作，運用現代化工具對日益激增的檔案資料進行信息化管理，是很多事業單位檔案管理的重要工作項目。只有構建完善的檔案資源管理系統才能不斷對檔案系統的信息進行更新，利用對檔案資源數據的管理，實現信息資源向檔案資源的有效轉化，能夠對檔案信息進行整合，完善檔案資源管理。

2 檔案管理信息化建設的對策

2.1 提高檔案管理信息化意識

信息化的快速發展，要求事業單位檔案管理部門重視檔案管理信息化，了解檔案管理信息化的重要性，需要檔案管理部門強化自身職能，將檔案編研工作成果和企業資料維護方式，檔案的利用率主動向領導匯報，引起領導的重視，轉變對檔案管理的傳統認知誤區。明白檔案管理信息化是保證事業單位檔案事業與時俱進的必然選擇，樹立以信息化促進檔案發展的理念，研究事業單位檔案管理信息化的新路徑，針對本單位檔案管理信息化中遇到的困難，集思廣益，在人力、物力、財力上給予支持，對本單位檔案管理信息化進行統籌規劃，確保本單位檔案管理信息化順利進行。檔案管理人員可以通過交流學習的方式，吸取省級單位、向檔案管理信息化建設做的好的單位經驗，了解更多的檔案管理信息化建設方法和手段，結合各自單位實際情況加以利用。此外，可以在明確分工的基礎上對檔案管理人員進行考評，并將考評結果與福利待遇掛鉤，以提高檔案管理人員主動進步的積極性。

2.2 完善檔案管理信息化建設制度

推動檔案信息化建設是保證檔案管理工作科學、合理開展的必要保證，也是提升企業自身管理水平的需要。重視檔案管理工作，不斷探討摸索適合自身發展的檔案管理機制，不斷強化和完善檔案管理機制，建立一套系統性較強、操作性較強的管理機制建立檔案管理信息化建設制度，在結合本單位實際情況的基礎上要盡量詳盡、完善。檔案管理的收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀各流程環節標準明確，職責清晰，所有的操作環節，每個崗位每位人員的工作標準都、有標準可依。這樣既能提高檔案管理的工作效率，也能減少出錯的概率，保證檔案資料在信息化建設中能夠準確、完整地保存下來。檔案管理部門要將檔案管理工作與日常工作相結合，通過日常工作的開展檔案管理的重要性宣傳和教育，使得大家積極參與檔案管理工作，為檔案的搜集、歸檔、維護提供支持。同時，檔案管理的監管制度應當進一步加強，嚴格相關數據的準入制度，并對各類檔案信息加強監管，實行檔案數據的保護措施，防止因為操作不當，引起的檔案信息泄露，或不法分子利用系統漏洞入侵檔案管理系統，盜取相關信息，從而降低檔案信息丟失的風險，使檔案信息的相關數據安全性得到保障。

2.3 注重檔案管理信息化創新

傳統的檔案信息管理是以紙質信息為主的，一些單位不敢進行改變，只采用傳統的手段進行信息管理，這樣做的缺陷便是隨著時代的發展，檔案信息積累越來越多。因此，注重檔案管理信息化的創新，保證它能夠彌補傳統管理方式的缺陷，增加工作的效率性，避免工作當中出現的失誤。管理人員應重視電子文件管理內容的變化，要求對檔案管理工作中設計的各類信息的收集、整理與應用方法有著準確的認知，能夠有效使用軟件進行操作，精通網絡技術適應當前移動互聯網時代的現實需求。通過檔案信息化管理，建立完善的錄入以及查詢體系，做到一站式管理和一鍵式服務，提高檔案管理效率，優化檔案信息咨詢能力。其次，要注重提升檔案管理人員掌握大數據的能力，改變過去被動回應需求的狀態，充分發揮數字化檔案的優越性，主動服務單位發展和管理。這樣做，極大的方便了工作人員進行相應的管理工作，在進行檔案信息的管理調度時，也能夠極大的節約時間，提升查詢的效率。才能夠極大的增加檔案管理的安全性，避免檔案信息出現缺失或者泄漏等現象。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，從傳統的“單純保管”上升到“信息服務”的理念。

2.4 增加信息化建設科技含量

檔案管理在大數據時代背景下首先要做的就是將原有的檔案信息進行數字化，將有用的檔案信息由紙質文件夾上遷移到計算機上，進行數字化存儲，并在以后的檔案信息整理收集中，直接將相關的信息進行數字化存儲。有效應用電子信息技術進行檔案管理工作，充分利用計算機技術和網絡技術，注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。因此，需要輔助先進的設備和手段來盡快完成這一轉變過程。通過多功能掃描儀、ORC智能識別技術等設備和技術，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現紙質檔案與電子檔案并存，采用B/S結構模式對檔案信息進行分析處理和管理應用。充分利用網絡技術來進行檔案管理創新，通過現代科技手段，實現高科技、高智能化的檔案管理模式和高效能、全方位的服務能力，，向社會提供優質高效的檔案信息服務，從而實現檔案信息的更大價值。

2.5 提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作的信息化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度，在相關管理人員具有理想的信息化能力與素養的前提下，才能實現理想的管理科學化。為了提高檔案科學化管理水平，需要深入貫徹落實科學發展觀，增強檔案管理人員的服務意識，加大有關檔案管理人員職業道德的培養力度，努力培養他們的工作責任感和綜合素質水平，真正提高他們的專業素養和工作能力，使檔案信息資源更好地服務于社會經濟的發展。檔案管理工作人員自身也應努力充電，時刻關注行業動態，對新引人的信息化檔案管理理念與軟件進行研究實踐，以此勝任檔案管理工作要求。

3 結語

總的來說，檔案管理信息化建設能提高檔案管理的工作效率。因此，需要對檔案管理工作給予高度重視，提高檔案管理人員的專業能力和加強檔案管理工作的信息化建設，進一步提高計算機水平與檔案管理技術，切實把檔案信息化建設落在實處。

參考文獻

[1]王海龍.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化，2016.

[2]呂清.分析如何提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].東方企業文化，2015.

作者簡介

戴霞（1979-），女，本科，館員，主要從事檔案管理工作。

盧琳（1986-），女，本科，工程師，主要從事工程項目資料管理工作。