新形勢下改進(jìn)醫(yī)院檔案管理模式的思路探析

申思

摘 要：隨著醫(yī)院管理現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，檔案管理成為醫(yī)院管理工作不可或缺的重要組成部分，檔案作為重要的信息資源，能為診療、科研、教學(xué)、運(yùn)營管理等活動提供參考資料，它的價(jià)值作用也越來越引起醫(yī)院管理層的重視。因此，需要轉(zhuǎn)變醫(yī)院原有的檔案管理模式、管理理念，以此提升檔案管理效率。以下將對目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，以便找出有效的解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式；醫(yī)院檔案管理；對策

檔案管理對推動醫(yī)院規(guī)范管理有著不可忽略的作用和現(xiàn)實(shí)意義。然而在實(shí)際操作中，醫(yī)院檔案管理還存在如檔案管理工作不受領(lǐng)導(dǎo)層重視、檔案工作者專業(yè)技術(shù)知識欠缺、信息化建設(shè)推進(jìn)中檔案資料整合性弱等一系列問題。所以，要提升醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平，就需要注重轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理模式，更新理念，改進(jìn)管理方式和手段，并加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此才能滿足醫(yī)院快速發(fā)展的需求，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供幫助。

1 檔案管理在醫(yī)院管理中的必要性

檔案管理在醫(yī)院管理中所占的位置不可替代，它涉及醫(yī)、教、研、行政、后勤等方方面面，它是醫(yī)療科研的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源，是維護(hù)醫(yī)患雙方權(quán)益的法律依據(jù)，是醫(yī)院管理工作的憑據(jù)，更是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證。此外，檔案管理還可以整合資源，使資源的利用率最大化，為醫(yī)院運(yùn)營和管理提供決策依據(jù)，利于醫(yī)院成本控制，激發(fā)醫(yī)院發(fā)展活力，因此必須做好醫(yī)院檔案管理工作。

2 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理不受重視

醫(yī)院的核心業(yè)務(wù)是增強(qiáng)醫(yī)療技術(shù)，提高診療水平，醫(yī)院內(nèi)部的所有管理都是圍繞這個(gè)核心業(yè)務(wù)開展并服務(wù)于這個(gè)核心。檔案管理中，除了與醫(yī)療業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的病案的管理受到高度重視外，醫(yī)院其他行政檔案的管理常常不被注重和認(rèn)真對待。許多醫(yī)院設(shè)置有病案室，卻沒有專門的行政檔案管理部門，不同的職能部門各行其是，致使檔案管理松散無序，缺乏統(tǒng)一性。比如出現(xiàn)無法有效保管各檔案信息、各部門檔案重復(fù)或者漏存等問題。有的醫(yī)院雖設(shè)有專門的行政檔案管理部門，但是未引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，工作人員多為非專業(yè)人士，這些人員通常檔案管理意識薄弱、缺少檔案管理法制意識等，難以指導(dǎo)整個(gè)醫(yī)院各部門檔案管理工作有序開展。比如資料的收集和整理，以及內(nèi)容的篩選和檔案的裝訂等基礎(chǔ)性工作難以保證，易造成檔案資料缺乏完整性、檔案資料失真等問題，致使檔案失去其真正的價(jià)值。內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的不到位、專業(yè)人員的缺乏導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理乏力，科學(xué)性和有效性大打折扣。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)問題突出

雖然現(xiàn)階段我國大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理已經(jīng)趨于信息化管理，然而仍然存在諸多問題。一方面，信息檔案管理整合性弱。人力資源部門有人事檔案信息系統(tǒng)，資產(chǎn)管理部門有后勤物資管理的信息系統(tǒng)，藥械部門有藥品、耗材的信息管理系統(tǒng)等等，各科室獨(dú)立管理其檔案信息，無法實(shí)現(xiàn)信息的共享。另一方面，檔案管理部門在人員構(gòu)成上存在著老齡化問題，導(dǎo)致檔案管理人員相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息知識的缺乏，對信息化建設(shè)的步伐造成一定程度上的影響。比如有的醫(yī)院紅頭文件印發(fā)已經(jīng)采取掃描上傳內(nèi)網(wǎng)的方式，而存檔卻依舊需要打印紙質(zhì)版，造成管理模式上的脫節(jié)現(xiàn)象。并且檔案管理中缺少計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，在信息化檔案管理建設(shè)時(shí)，醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)欠缺參與設(shè)計(jì)開發(fā)的主動性，而普遍是直接采購相應(yīng)公司的檔案管理軟件，致使使用過程中存在不適應(yīng)醫(yī)院管理實(shí)際、不好用的情況，在一定程度上制約了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3 改進(jìn)醫(yī)院檔案管理模式的對策

3.1 自上而下，高位推進(jìn)

目前，醫(yī)院的檔案管理工作要想取得資金支持和管理機(jī)制的建立，首要的就是醫(yī)院管理層和決策層要能充分意識到檔案管理的必要性和重要性，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是從頂層設(shè)計(jì)考慮開始，采取自上而下的管理模式，從領(lǐng)導(dǎo)層面提高推進(jìn)檔案管理的積極性和主動性，才能使人力、物力、財(cái)力的投入得以保障。在以醫(yī)療業(yè)務(wù)為主的醫(yī)院，檔案管理部門要想配齊配足適應(yīng)醫(yī)院規(guī)模發(fā)展的檔案管理專業(yè)人員是不現(xiàn)實(shí)的，但各職能部門應(yīng)指定一名兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)收集相關(guān)工作的檔案資料并按要求上報(bào)專門的檔案管理部門，而這支隊(duì)伍的建設(shè)，只有得到醫(yī)院管理者的重視，才能發(fā)揮其相應(yīng)的作用，否則形同虛設(shè)，毫無意義。比如，管理層應(yīng)使兼職檔案管理人員這份工作價(jià)值在獎勵性績效中有所體現(xiàn)，才能使其樹立責(zé)任感和使命感，充分發(fā)揮主觀能動性，主動提升專業(yè)素質(zhì)，積極推動醫(yī)院檔案管理工作。

3.2 注重人才培養(yǎng)，提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理者自身的素質(zhì)的高低會直接影響到檔案管理的整體工作質(zhì)量。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理者由于技術(shù)性不高，且人員流動速度較快，從而在一定程度上限制了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。因此，就需要加強(qiáng)對檔案管理者的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)如醫(yī)務(wù)人員三基三嚴(yán)培訓(xùn)那樣引起重視。提升工作人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力水平應(yīng)當(dāng)納入醫(yī)院檔案管理工作計(jì)劃，并注重引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)管理人才，定期對現(xiàn)有的專兼職檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，可采取崗前培訓(xùn)的方式進(jìn)行培訓(xùn)，以確保相關(guān)人員上崗前熟練掌握各類檔案管理技術(shù)，若培訓(xùn)后仍不能勝任工作，應(yīng)當(dāng)考慮調(diào)整工作人員，必須有效保證檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，確保醫(yī)院檔案管理工作的正常進(jìn)行。

3.3 完善軟硬件設(shè)施，提高檔案管理效率

與以往采取外包方式請第三方對檔案資料進(jìn)行批量掃描儲存相比，檔案管理部門及相關(guān)職能部門應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，跟進(jìn)管理方式。首先，應(yīng)當(dāng)主動引進(jìn)檔案掃描系統(tǒng)，取代以往的人工錄入方式，提升工作效率，提高檔案管理的科學(xué)性與先進(jìn)性。其次，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，醫(yī)院檔案數(shù)量只會越來越多，只有通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)，才能方便檔案管理部門整合全院職能部門兼職檔案管理人員的力量，對檔案文件進(jìn)行高效的整理處理和實(shí)時(shí)更新，使檔案資源得到有效整合，有利于提高檢索效率，并提高檔案管理工作質(zhì)量。此外，還應(yīng)注重醫(yī)院內(nèi)部人力資源的整合，發(fā)覺并把計(jì)算機(jī)管理人才吸收到檔案管理工作中來，挖掘現(xiàn)有人力資源潛力，使醫(yī)院在推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化與規(guī)范化的過程中更具主動性和創(chuàng)造力。

4 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，不是單靠某一個(gè)職能部門就能獨(dú)立完成的，而是需要集全院之力共同努力，在各職能部門的積極支持下方能有序推進(jìn)。所以，盡管在檔案管理模式改革的環(huán)境下，我國醫(yī)療體系領(lǐng)域的醫(yī)院檔案管理仍面臨著諸多困境，但是只有領(lǐng)導(dǎo)層對該項(xiàng)工作引起足夠的重視，給予充分的支持，管理層摒棄本位主義的思維定式，加強(qiáng)部門間的協(xié)作，健全管理機(jī)制，挖掘現(xiàn)有人力資源的潛力，建設(shè)好兼職檔案管理員這支隊(duì)伍，及時(shí)跟進(jìn)信息化時(shí)代發(fā)展的需求，才能提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為醫(yī)院提高管理效益發(fā)揮積極作用。

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