淺談基層單位檔案統計年報工作的存在問題及對策

張蕾

摘 要：基層單位上報的檔案統計年報數據是上級檔案管理部門數據匯總的基礎，其上報的數據質量具有影響檔案事業建設全局的重要意義。文章結合歷年來廣西電網公司系統基層單位檔案統計年報數據報送情況，指出基層檔案統計年報工作存在的問題，并提出相應解決對策以供參考。

關鍵詞：基層單位；檔案統計；問題；對策

全國檔案統計年報工作始于上世紀80年代。1982年，國家檔案局初步制定了全國《檔案工作基本情況統計年報》，經國家統計局批準于1983年試行一年。1984年2月召開的第一次全國檔案統計工作會議，確立了全國統一的檔案統計年報制度，并納入政府統計序列，我國的檔案統計工作開始走上正軌。隨后，國家檔案局于1999年、2006年、2011年進行了三次修訂，形成《全國檔案事業統計年報制度》沿用至今。在各級檔案部門的積極努力下，檔案統計工作取得長足進步，檔案統計數據質量不斷提高，為豐富檔案資源、開展檔案利用服務、保護檔案安全等方面提供了有力的信息支撐。但基層單位檔案統計年報工作仍存在諸多問題，導致統計數據質量不高，甚至存在統計造假、弄虛作假等現象，嚴重影響了檔案事業持續健康發展。

1 基層單位檔案統計年報存在問題

基層單位檔案統計年報需要完成以下工作內容：各單位于每年2月底前在全國檔案事業統計年報信息管理系統中填報檔基3表、檔基3附表，紙質報表經單位負責人簽批后，隨系統數據逐級上報匯總。從歷年廣西電網公司系統基層單位報送的檔案統計年報數據情況看，存在以下問題：

1.1 基層檔案員分身乏術，檔案工作時間無法保障

基層檔案員常需兼任公文、機要等多種職責，檔案工作又具有重要但不緊急的性質，因此往往等處理完其他事務后才開展檔案管理工作。基層單位在年底集中突擊整理檔案的情況也屢見不鮮。由于檔案管理的工作時間得不到保障，突擊整理容易造成分類不準確、組卷不正確、裝訂不規范等問題，影響檔案整理的質量，也給檔案統計數據質量不高埋下了伏筆。

1.2 對檔案統計工作的重要性認識不足，敷衍了事

檔案統計工作是基層檔案管理工作的一項重要基礎性工作，對于了解和掌握本單位檔案工作現狀、制定檔案工作發展規劃、促進檔案開發利用等具有重要作用。并且上級檔案管理部門的統計工作，是依據各基層單位上報的檔案統計數據進行匯總的，因此基層單位檔案統計工作還具有影響檔案事業建設全局的重要意義。

基層單位檔案員對檔案統計工作的重要性缺乏認識，認為每年完成檔案整理就萬事大吉，缺少做好檔案統計工作的主動性和責任感。有些甚至認為按時報送數據就行，至于數據是否與實際相符，上級檔案部門也不會到實地進行核實，存在敷衍了事的想法。表現在：一是數據填報不完整，漏填“統計負責人”、“檔案機構”、“全宗”、“手工目錄”等重要指標項。二是未注意計量單位（“本年經費投入”的計量單位是“萬元”，“機讀案卷目錄”、“機讀文件目錄”的計量單位是“萬條”，“本年度編研材料”的計量單位是“萬字”），使填報的數據與檔案工作實際相距甚遠。三是未系統核查所填報的數據信息，存在數據前后邏輯錯誤，如本年度上報的室存檔案、室存資料、檔案編目情況等數據小于上一年度上報數據又未填寫本年度移出、銷毀檔案信息；未填寫室存檔案數字化副本卻填寫本年利用室存檔案數字化副本信息等。

1.3 對統計指標項的理解上存在偏差，統計口徑不一

國家檔案局雖對一些主要指標作出了解釋，但在實際操作過程中，由于基層單位檔案員的學識、經歷、經驗不同，仍然存在對同一指標項的理解不盡相同，導致對該指標所特指的統計內容認識不一。比如“以卷為保管單位”的檔案，各卷中的文件數量是否統計到“以件為保管單位檔案”中；與其它檔案一起立卷保管的照片檔案（如在建設項目檔案中立卷的照片）是否統計到“照片檔案”項；“排架長度”是否包含柜架厚度；照片的底片、光盤、磁盤、硬盤等特殊載體檔案如何統計填報等。

2 基層檔案統計年報存在問題的解決對策

2.1 加大人力投入，將檔案統計年報工作做深、做實

經濟學有一個原理：沒有投入就沒有產出。若沒有足夠的人力和時間投入，檔案統計年報工作將無法真正落到實處。基層單位檔案管理部門應積極向領導匯報檔案工作進展情況及存在問題，借助每年國際檔案日宣傳系列活動，爭取領導對檔案工作的理解和支持，確保檔案管理工作有足夠的人力和時間投入。檔案整理是前端，檔案統計是后續，提高檔案統計工作的質量需從提高檔案整理工作的質量入手。基層檔案部門需主動加強與各部門之間的橫向聯系，對歸檔的文件材料做到應收盡收，努力提高檔案整理的規范化、科學化水平，為檔案統計工作打下堅實的基礎，將檔案統計年報工作做深、做實。

2.2 加大考核監督，將檔案統計年報工作做真、做穩

2018年6月19日，國家檔案局辦公室印發了《關于進一步加強和改進檔案統計工作的意見》的通知，要求各單位進一步完善檔案統計工作機制，優化檔案統計調查體系和方式、提高統計數據準確性，防范和懲治統計造假、弄虛作假。可見，在國家層面上已提出檔案統計造假、弄虛作假等行為將被嚴肅問責。各單位應認清當前形勢，自覺完善檔案統計工作問責機制，把嚴懲檔案統計弄虛作假提高到政治高度，加強考核監督。考核結果與基層檔案員的經濟效益掛鉤，與基層單位年度績效考核掛鉤，加大執行力度，敢于動真格。基層檔案員更替頻繁不應成為檔案統計年報工作出現問題的借口，新舊檔案員之間要實現平穩過渡，保持單位檔案統計工作的延續性。以嚴肅問責的威懾作用倒逼基層檔案員將檔案統計年報工作做真、做穩。

2.3 加大培訓力度，將檔案統計年報工作做細、做準

基層檔案人員多從別的專業崗位轉崗而來，檔案專業素養不高，參加檔案專業培訓的機會也不多，檔案業務能力普遍不強，對檔案統計年報指標項的理解存在偏差。比如曾有基層單位檔案員將照片底片誤認為是縮微膠片，把照片底片張數統計到“縮微平片”項。對同一指標項的理解不同，是造成檔案統計數據不準確的根本原因。上級單位檔案管理部門應加大對基層檔案員的培訓力度，對統計口徑存疑的指標項作出統一解釋，提高檔案年報統計數據的準確性。基層檔案員應發揮主觀能動作用，增強做好檔案統計工作的歷史責任感，主動學習，通過自學和參加各類培訓班努力積累檔案專業知識，提高檔案業務水平，將檔案統計年報工作做細、做準。

3 結語

隨著電子信息技術向各行業、各領域的持續滲透，室存電子檔案除文書類電子檔案、數碼照片、數字錄音、數字錄像外，其他種類的原生電子檔案（如會計類電子檔案）也將大量產生。這些新興電子檔案在目前使用的檔基3附表沒有可供統計的指標項。2018年8月16日，國家檔案局辦公室發出了關于征求《全國檔案事業統計年報制度（征求意見稿）》意見的通知，即將開始新一輪的修訂工作。從征求意見稿的內容看，與基層單位相關的原檔基3表、檔基3附表將合并為一張表《檔案室基本情況年報》，統計指標項也由原200項縮減為143項。各單位檔案員需加強學習，與時俱進，主動適應新的工作要求，提高做好檔案統計年報工作的自覺性和行動力。

參考文獻

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