大數據環境下的檔案“數據化”管理

袁月 楊詩怡

摘 要：當前，隨著信息技術的迅猛發展，使當前的時代變成大數據時代，大數據逐步滲透到各行各業，使很多方面都實現了轉型升級。在大數據的全新環境之下，檔案管理工作也要進一步與時俱進，使傳統意義上的管理模式有效革新，逐步向數據化管理邁進。針對這樣的情況，本文著重分析和探究大數據環境下的檔案數據化管理等相關方面的問題，希望為相關人士提供有益的參考。

關鍵詞：大數據環境；數據化管理；檔案管理

通常意義上，我們所稱之為的大數據主要指的是，無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，必須要通過新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。在檔案管理方面，在全新的大數據背景下，檔案管理部門并沒有切實有效的針對大數據提出相對應的具體規劃或者政策，然而，作為檔案管理人員，必須要在當前的全新時代背景下，確保檔案管理工作能夠與大數據有效銜接，在檔案工作數據化管理方面作出有針對性的思考和實踐。

1 檔案管理思路要逐步由“數字化”和“數據化”轉變

在全新的大數據時代背景下，相關各級檔案管理單位的數量也在進一步增加，“大數據”檔案管理模式的有針對性提出，對于當前的檔案管理工作，特別是在數據化、信息化管理過程中也面臨著全新的機遇和挑戰，這從根本上有效推進傳統意義上的檔案管理工作，進一步進行轉型升級，逐步向數據化信息化建設靠攏。在這樣的前提下，在檔案管理工作中，就需要以大數據為抓手，使傳統意義上的人工化、扁平化的管理模式有效改變，不能一味的強調在管理工作中單純進行檔案數字化，要積極有效的轉變管理思路，從根本上有效確保把檔案管理工作從“數字化”向“數據化”進行切實有效的轉化。

在實際的操作環節，切實有效的進行數據化管理，就需要在管理的過程中，以大數據為基準，對各項管理工作進行不斷的研究和探索，而不是單純的把錄入檔案目錄和掃描全文進行數字化的儲存，這種數字化的管理模式，從某種程度上來說是呆板僵化的“死”的檔案信息，不能真正意義上當作大數據背景下的檔案研究標準。在實際的檔案管理過程中，必須要把這種僵化死板的檔案掃描全文和目錄，轉變成活靈活現的大數據檔案，從根本上有效實現檔案的數據化，針對檔案全文的著錄，要有效進行數據化加工，針對文本和圖像中的數字內容要進行數據化的識別、分類、著錄和標引，通過這樣的方法，才能真正意義上提供更優質的檔案信息服務，為人們更好的利用檢索詞檢索到與之相對應的答案信息內容。

2 檔案“數據化”管理的具體實現

2.1 檔案著錄

在上世紀，傳統意義上的檔案著錄方式已經發生了根本上的變化，逐步向現代化的檔案著錄方式進行轉變，其中比較典型的就是英美等發達國家最先應用了計算機檔案著錄方式，使檔案管理實現了新的突破。在大數據的背景下，檔案“數據化”管理從根本上得以實行，就需要依靠檔案著錄數據化工作的落實，這方面的工作是整個檔案管理工作的基礎環節，檔案著錄質量與檔案信息的交換、互通、資源共享以及社會利用等相關方面，都有著巨大的關聯性，而這方面的基礎工作也是實現檔案數據化管理的根本前提。當前我國的檔案著錄規則所涉及的基本內容，存在著很多方面的問題，特別是在操作方面，極其容易產生錯誤，另外，我國檔案著錄規則所適用范圍也比較小，與國際檔案著錄標準要求存在著很大的差距，不能從根本上真正意義上做到對檔案的內容特征、背景、系統來源等一系列相關方面進行逐一的著錄。同時，我國的檔案著錄規則沒有以全宗和類別為對象的著錄，與國際先進成熟的規范模式進行相對應的對比，要想從根本上真正確保我國的檔案管理實現“數據化”模式，就一定要從根本上有效結合國際的檔案著錄規則規范，有效調整和完善我國的檔案著錄規則，在最大程度上有效推進我國檔案著錄工作實現數據化管理。

2.2 檔案全文數據庫

我們所稱之為的檔案全文數據庫，主要指的是集檢索與文獻全文提供于一體的網絡性數據資源集合體。有針對性的建立健全檔案全文數據庫，可以在最大程度上有效規避人工查閱文獻書目的復雜性，使人們的閱讀文獻的方式能夠得以有效簡化，更能夠切實有效的為讀者提供方便快捷的在線全文閱讀服務。建立檔案全文數據庫要從多個方面著手，促進軟件硬件等相關方面都要有效優化和完善，具體內容主要體現在以下三個方面：方面：第一，有效構建檔案信息數據庫。檔案信息數據庫構建的根本宗旨是為了在最大程度上有效滿足層次不同、需求不同以及在各方面都存在巨大差異的利用者，對于檔案的客觀需求，針對這樣的情況，在檔案信息數據庫的建立過程中，所涉及的數據內容以及覆蓋范圍是否足夠均衡，是最關鍵的因素，決定著是否能夠真正意義上滿足利用者的客觀需要。在大數據的背景下，數據庫的數量和質量都要充分滿足信息包羅萬象、內容豐富的基本要求，數據庫的建立要體現出政治、經濟、軍事、文化教育等一系列眾多內容和各個階段的檔案信息，相關方面的信息都要更真實完整并條理清楚的體現在檔案管理中。第二，有效建立健全檔案檢索系統。檔案檢索系統有著至關重要的作用，它是用戶檢索和找到檔案的關鍵所在。在檔案檢索系統的設計過程中，要確保界面有的比較簡潔的設計，并且在內容方面要覆蓋全面完整，在檢索的過程中，要有關鍵詞檢索、目錄檢索、主題檢索等多種多樣的入口，從根本上有效滿足不同利用者的客觀需求。第三，有效建立健全檔案服務功能。從某種程度上來說，在這方面的建設上，很多的檔案管理部門都存在著很多方面的問題，在服務功能方面都做得不夠深入細致和全面，不具備優質的服務意識，在網上服務的理念沒有真正得到貫徹落實。

2.3 檔案大數據平臺模型構建

檔案大數據平臺模型的有效構建，從某種程度上來說，是現有的檔案部門針對十分龐雜的檔案信息進行切實有效數據化管理的一種有效辦法，使檔案充分實現“數據化”。從根本上來講，大數據平臺構建主要分為以下幾個層面，分別是：基礎層、管理層、分析層和應用層。在具體的檔案數據化管理工作中，必須要充分的考慮到檔案管理工作所涉及的相關方面的工作內容，例如，收集、整理、鑒定等一系列相關方面的工作，要著重考慮到這些工作在實際檔案大數據平臺模型構建中的對接問題，建立健全與之相對應的檔案部門的大數據平臺。基礎層所起的作用，主要是在最大程度上為檔案大數據平臺的運行切實有效的提供基礎支撐，分析層的基礎是互聯網的服務體系，它以此為基礎，針對數據進行相應的存儲、處理和挖掘等相關方面的分析工作。應用層主要是對于檔案利用者而言的，就其本質而言，檔案大數據平臺的構建根本宗旨就是為了適當利用者更有效的獲取檔案信息，在設計的過程中，要著重考慮到檔案館藏的種類、內容、規模等相關方面的內容，同時設計簡單檢索和高級檢索，提供更人性化的檔案服務，例如，設計好實時在線交流服務等。

3 結語

綜上所述，有針對性的對于大數據環境下的檔案“數據化”管理進行深入細致的分析和探究，是十分重要而且必要的，在建設和管理的過程中，要真正融入大數據化的技術，秉持以用戶為中心的理念，對檔案信息和檔案管理著重加強數據化的開發和利用，確保檔案的數據化管理工作平穩有序的推進。

參考文獻

[1]劉峰.計算機技術在檔案數字化管理中的應用[M].北京：人民教育出版社，2017.6.

[2]王芳.社區居民數字化體質健康檔案管理[J].數據化時代，2016.3（2）：58-60.