如何加強不動產檔案信息化管理

華妍

摘 要：作為社會的重要財富，不動產涉及的范圍較廣，包括農、林、海、房地產等，在社會的發展過程中提供了可依賴的物質基礎。不動產檔案信息化管理工作將有助于各項業務的優化和高效的管理，充分發揮其基礎性和重要性。近年來，隨著各項科技水平的發展，為不動產檔案的信息化管理奠定了技術基礎，促進了信息化管理的重大進步，但是受限于制度等問題的影響，仍然存在效率不高的問題等。為了加強不動產檔案信息化管理，實現共建共享、互聯互通，促進服務效率和水平的不斷提升，本文將通過分析當前不動產檔案信息化管理存在的問題，尋找如何加強不動產檔案信息化管理的措施，希望為同行業者提供一定的參考意義。

關鍵詞：不動產檔案；信息化管理

1 引言

隨著時代的不斷發展，民眾需求的不斷轉型升級，自2013年以來，不斷推進的不動產檔案信息化管理工作，獲得了極大的進步與成績，滿足了社會日益增長的不動產登記檔案的利用需求，同時準確、高效、便捷的不動產登記工作也讓管理工作更加系統，消除了紙質檔案安全隱患，具有積極的意義，促進服務效率、能力和水平的全面提升。

2 當前不動產檔案信息化管理存在的主要問題

2.1 標準不明確，分散管理的檔案利用起來不便利

因為不動產涉及的范圍很廣，包括土地、房屋、草原、林地、海域等，之前這些資產的管理也分屬于國土、住建、林業、農業、海洋等不同的部門，這就使得很多的城市我、缺少集中保管檔案的場所，很難實現集中的統一管理，再加上不同的部門檔案管理的標準不同，在推進不動產檔案信息化的過程中的標準也不同，存在較大的檔案管理系統差異，這就使得很難整合不同部門的檔案信息資源，造成檔案查閱的不便利。例如，若是想查閱一個產權登記的檔案信息，很難在一個檔案系統中完成，往往要登錄不同部門的多個檔案系統，時間成本較高，降低了檔案的利用成效。

2.2 檔案數據與服務業務系統的關聯度不高

形成于和發展于不動產登記工作的不動產檔案，理應與不動產登記工作聯系緊密，建立起較高關聯度的檔案數據和不動產登記工作的業務系統。但是不高的甚至沒有建立的關聯度系統，無法實現二者快速的調檔，對這兩項工作互相產生不利的影響。

3 如何加強不動產檔案信息化管理的措施

3.1 對所有不動產檔案信息資源進行整合、遷移，夯實基礎工作

建立一個統一的不動產檔案管理系統是開展不動產檔案信息化工作最為主要的內容，這項工作是建立在對不同的部門和單位的不動產檔案信息資源進行全部整合和遷移的前提基礎上的。第一，將收集匯總的不同部門和單位的檔案數字化成果進行數據量分析，將整合前后的數據庫資源進行比對，找出存在結構差異的地方，整理數據之間的映射關系，為了更好的遷移所有檔案數據，還要開發相關的數據遷移工具，建立檔案目錄和內容的關聯聯系也要始終保持。第二，為了判斷檔案目錄和內容是否前后一致，是否有遺漏和缺失，遷移的過程是否完整等，需要對比遷移前后的數據總量，而且還要抽查一定比例的數據，確保所有檔案信息資源遷移的整體數據質量準確。

3.2 集成不動產檔案系統和服務的業務系統

首先是實現前置檔案數字化工作，即將檔案數字化工作前移至收件和審批步驟，這將極大的縮短辦理登記業務的時間，減少檔案管理過程中的工作量，其過程基本是這樣的：第一，業務受理人在受理環節查驗審核申請人提供的資料是否完整、符合要求，將相關的登記信息條目著錄登記于業務系統中；第二，受理完成之后，材料原件回到前置掃描人員手中，按照處理程序，并上傳到不動產登記檔案管理系統的電子文件服務器中，通過設置相關的掃描處理程序，建立一個自動的關聯關系，連接登記業務系統中的條目和掃描件；第三，業務辦理人員在正式的業務辦理環節，直接提取電子版的證明材料目錄和數字檔案信息，而這些都是之前由登記申請人提交掃描的；第四，布置和設定一個數據同步接口，讓檔案管理系統和登記業務系統實現數據的同步接收，減少檔案管理人員對紙質材料復印件的掃描、掛接等的工作量。這樣的前置檔案數字化工作方式流程，將讓檔案管理人員的工作量大大的減少，有更多的精力投入到其他的檔案工作。

其次是實現自動歸檔登記業務信息，將需要歸檔的數據在不動產登記業務系統中打包成的“轉換數據包”，利用不動產登記檔案管理系統的接口服務程序，轉換到不動產登記檔案管理系統，在這個轉換的過程中，通過接口服務方式，信息資源可以在不動產登記業務系統和檔案管理系統之間進行自動歸檔，實現互不影響、穩定運行，在某一方出現問題的時候，責任歸屬是可以即時查明，系統的維護是可以由相關的信息管理部門快速定位完成的。實現登記業務信息的自動歸檔，更加有利于讓不動產登記業務系統中流轉的文件的歸檔實時性得到保障，辦結完畢的不動產登記業務系統中的文件可以即時馬上進入不動產檔案系統，實現對文件資料的及時整理和歸檔，節約時間和人力。

最后是實現登記信息與檔案信息的雙向調用。有利于快速管理登記檔案信息，幫助登記業務辦理人員通過直接檢索在登記業務系統中利用登記檔案，讓檔案的查詢利用效率不斷提高。登記信息與檔案信息的雙向調用要通過“檔案與登記信息雙向調用接口”的設置才能實現，這樣才可以對系統間的數據進行統一的利用和關聯的查詢。同時還要設置“單點登錄接口”等，充分滿足用戶在登記業務過程中對登記檔案查詢的多樣化需求，讓登錄實現“一站式”，登記業務系統中用戶與組織機構實現一致性。

3.3 創新不動產檔案的利用服務方式

在面向個人層面，按照信息惠民政策的相關要求，為了更好的推進“互聯網+政務服務”，實現政務工作高效化，讓數據多跑路、群眾少跑腿。可以考慮在政務服務網中設置相應的不動產登記業務的網上申請系統，進行集約化工作管理。同時也要提供自助式的查閱檔案服務工作，可以考慮在一些人流密集的公共場所，如行政服務中心、圖書館等，設置一定數量的不動產登記檔案自助的查檔終端設備，這些設備除了包括打印機、觸摸屏、工控機等，最重要的是要有身份證識別儀，讓查檔申請者可以在設備上刷身份證，為了安全起見對檢測申請者的人臉進行識別和拍照也是十分必要的，最后對申請者的檔案信息查詢服務結果進行打印，以此完成整個流程。

在面向相關單位和部門層面，在接待一些特殊部門的不動產檔案信息查閱的時候，可以采取延伸查檔的服務方式，讓不動產登記檔案管理系統的接入范圍通過CA認證、網絡安全準入等安全措施而適當擴大，方便特殊部門查檔，滿足其工作需求。為了更好的確保檔案查詢工作的安全性，要定期對查詢日志進行跟蹤，設置查詢請求不可抵賴等程序，避免公權私用，讓檔案信息安全得到最大的保障。而面對民政部門、法院、銀行等查閱檔案數量會比較龐大的單位時，可以以接口查詢的方式提供相應的數據，既可以保證工作效率，又可以保障數據資源不外泄，安全有保證。

參考文獻

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