加強事業單位會計檔案管理的思考

王丹丹

摘 要：事業單位會計工作與檔案管理密不可分，會計檔案記錄著單位內部會計工作的重要信息、發展歷程等等。強化事業單位會計檔案管理，不僅可以優化會計工作環境，而且還能夠為會計工作改革發展提供有效支持。國家經濟水平不斷提高，對事業單位會計檔案管理工作要求也隨之提升，本文就以此為內容，對強化事業單位會計檔案管理的相關內容進行幾點研究。

關鍵詞：事業單位；會計檔案管理；對策

做好事業單位會計檔案管理，不僅可以促進檔案管理工作規范化、現代化，而且還能夠為會計工作規劃制定提供有效支持，為事業單位建設發展提供助力。在經濟發展的新時期，事業單位會計檔案管理工作面臨著更加嚴峻的形勢，會計工作者應該從單位發展的實際情況出發，科學制定管理方案，優化管理方法，全面提高檔案管理實效。

1 事業單位會計檔案管理內容

1）會計憑證及賬薄。像各種原始憑證、銀行存款對賬單等，隸屬于事業單位會計檔案管理中會計憑證的范疇；像不同明細分類賬、現金日記賬等，隸屬于事業單位會計檔案管理中會計賬薄的范疇。

2）會計報表及會計核算資料。為了提升事業單位會計檔案管理水平，也需要對包括資產負債表。損益表等會計報表進行必要的管理。同時，應對會計檔案移交清單、財務數據統計資料等會計核算資料進行科學管理，確保事業單位會計檔案管理有效性。

3）實踐中對事業單位會計檔案進行管理時，若落實其所需的管理工作時，則需要做好其中的歸檔、保管、借閱及移交工作，從而使事業單位會計單板管理工作落實能夠達到預期效果。

2 事業單位會計檔案管理主要問題

2.1 相關的基礎支撐工作缺位

在數字化的新環境下，事業單位會計檔案的基礎工作缺位主要體現在這樣四個方面：在部分事業單位中，因為受到客觀條件的限制，導致單位的會計檔案管理工作在專業化、體系化等方面沒有得到規范化的管理與實現。導致缺乏專業的會計檔案管理人員，檔案管理工作甚至沒有設置專門的崗位，大部分的檔案管理工作由業余兼職人員進行，導致檔案管理工作不規范的現象時有發生；在數字化檔案建設方面相對落后，當前的會計檔案管理在具體的移交、整理、規范等方面沒有完善、詳細的規定，導致管理工作中存在漏洞；存在數據冗余現象，這主要是因為受到工作效率低下、利益驅使等影響而造成的，出現了檔案數據隨意篡改、操作等情況，使得檔案信息與實際情況相互背離；檔案管理工作缺位，相關的信息內容更新不及時，導致檔案數據的有效性與權威性受到影響。

2.2 會計檔案管理意識不足

部分事業單位的檔案管理工作人員不重視檔案管理工作，沒有認識到檔案管理工作的重要作用。所以，其在日常的工作中不能夠履行檔案管理工作的相關職責，不能夠負責任的開展相關工作，對檔案的認識也極為模糊，導致單位的工作規劃、財務決算等資料沒有及時地收集起來，甚至部分人將單位的檔案資料據為己有，在離崗時也沒有及時的上交相關資料，導致失業單位的會計檔案資料不齊全。

2.3 會計檔案管理技術缺乏

在數字化環境下，當前事業單位的會計檔案管理工作技術缺乏主要包括網絡管理系統及防火軟件的選擇方面不恰當，數據更新、數據格式及轉換等方面都會造成會計檔案數據的損壞與丟失，對會計檔案信息管理系統的錯誤操作會造成檔案信息的丟失、泄露等。其次，數字檔案的特質，由于數字化的會計檔案雖然具有保存、管理方面的便捷性與優勢，但是因為屬于數字資料，在內容方面容易被篡改，且難以追蹤痕跡，一旦安全問題發生，將會對事業單位的會計檔案信息造成影響，限制了檔案管理工作水平的提高。

3 加強事業單位會計檔案管理對策

3.1 提高會計管理隊伍整體素質，強化業務培訓力度

在新環境下，會計檔案管理工作證不斷向數字化、網絡化的方向發展，資源共享的時代已經到來。這時，應該提升會計檔案管理工作人員相關方面的基本素質。事業單位必須強化對工作人員業務素質的提升訓練，使得會計檔案管理人員能夠通過學習相關的新技術與知識，提高檔案管理的信息化理念及信息化處理能力，使得計算機與網絡技術應用能力得到提升。最后，還應該關注理論學習工作，并將之與工作實踐結合起來，培養理論與應用能力兼具的會計檔案管理專業人員。

3.2 提高會計檔案管理硬件水平，打好會計管理基礎

提高檔案管理的硬件水平。硬件是提高會計檔案管理工作水平的基礎，在數字化的環境下，提高檔案管理的硬件水平是優化會計檔案管理工作能力的重要支撐，必須做好會計檔案的硬件環境建設工作，做好檔案管理系統的硬件升級與維護工作。例如，應該設置專門的會計檔案室，并在硬件上加裝檔案室的防磁、防塵、防潮功能；構建完善的檔案批準授權制度，以提高檔案數據的歸檔與查詢效率；對計算機病毒、防火墻等安全技術要進行較為深入的理解，保證檔案資料的安全性，避免檔案數據的泄露、丟失等。

3.3 強化檔案管理人員數字化意識，提高檔案管理效率

提高會計檔案管理人員的數字化處理意識。意識直接影響人的行為，具有極強的導向性，對事業單位的會計檔案管理工作而言，管理人員的重視是會計檔案管理工作能夠順利開展的重要條件。所以，為了使得事業單位會計檔案數字化工作能夠得以優化，必須首先從檔案管理人員的思想意識方面著手，著力培養各級管理人員對會計檔案數字化管理的意識，在全單位形成重視數字化會計檔案管理工作的氛圍。構建覆蓋全單位的會計檔案管理工作責任制度體系，并將檔案管理工作一一落實，并明確檔案管理過程中具體人員的責任和范圍，使得整個檔案管理體系能夠高效地運作起來。

3.4 注重會計檔案立卷、歸檔管理，增強檔案管理效果

為了使事業單位會計檔案管理能夠適應信息化時代的發展要求，需要重視其管理過程中的整理立卷、歸檔管理，增強其管理效果。具體表現為：1）事業單位會計檔案管理人員應在結合實際情況，從憑證、報表等方面入手，實現會計檔案管理中的分類標準統一；從會計檔案存放序列、案冊封面等方面入手，確保檔案形式統一；實踐中應注重會計憑證裝訂成冊，建立完善的財務會計檔案管理機制，并明確會計資料檔案目錄，對報表、文字資料等進行分類立卷，確保會計檔案管理統一，確保其整理立卷管理有效性，并從分類整理順序、賬目種類等方面入手，落實好事業單位會計檔案裝訂管理工作；2）事業單位及其檔案管理人員應結合會計檔案的特點及功能特性，從會計憑證的有效裝訂、會計賬薄的合理裝訂兩方面入手，做好其歸檔管理工作，提升事業單位會計檔案管理水平。

4 結束語

總之，會計檔案管理是事業單位內部檔案管理的核心，強化會計的檔案管理，可以促進事業單位內部會計工作的規范化、高效化，同時還能夠優化單位內部會計工作環境，促進事業單位會計工作穩定、健康發展。

參考文獻

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