部隊數字檔案室的創建分析

孫國峰

摘 要：隨著科學技術的發展，檔案的建設水平也在不斷的提高。數字檔案是檔案建設的重要形式之一，它借助于科學技術和信息技術來提高檔案的信息化管理水平。本文從數字檔案室建設的進程、部隊檔案室建設的問題以及部隊數字檔案室創建三個方面進行分析和研究，為提高部隊檔案的信息化水平提出建議。

關鍵詞：部隊；數字檔案室；創建分析

在部隊的管理中，檔案的建設至關重要。2013年8月21日，國家檔案局編制了《數字檔案室建設指南》，指出要進行數字檔案室的建設。在部隊數字檔案室的建設過程中，管理模式僵化、檔案內容結構單一、管理人員的素質參差不齊等問題嚴重影響了建設進程，因此，如何借助信息化的建設方式來提高部隊數字檔案室的建設水平，推動部隊檔案室建設的可持續發展成為了亟待解決的問題。

1 數字檔案室建設的進程

隨著我國經濟的發展和社會的進步，信息化建設和管理的方式成為企業管理的重要手段，而在部隊的管理中，檔案室的建設對于保障部隊的正常運行具有重要的意義，因此，在部隊檔案室的建設中，信息化和數字化作為重要的建設手段，在其中的運用也逐漸得到推廣，計算機網絡技術、數字技術、辦公自動化技術以及多媒體技術等在檔案管理中的應用越來越廣泛，數字檔案室的建設進程也不斷加快，在進行檔案室的建設中，其內容的結構不斷優化，目錄數據庫不斷更新，電子文件的收集和歸檔管理也不斷提高。所以在部隊數字檔案室的建設中，要不斷提高檔案室建設的信息化水平，以推動檔案室的建設水平不斷提升[1]。

2 部隊檔案室建設的問題

在部隊檔案室的建設中，主要問題存在于以下幾個方面：

其一，部隊檔案室建設中，人才缺乏是其中的重要問題。專業性人才是部隊檔案室建設的重要內容，但是，部隊在進行數字檔案室建設時對于檔案建設的理解依然抱持以往的觀念，對于信息技術和數字技術的建設方式了解不多，對數字化的技術運用較少，影響了部隊檔案室數字化的進程，導致部隊檔案室建設水平的落后。

其二，部隊檔案室建設中，管理模式僵化也是其中的不足之處。部隊檔案室中的資料和內容較多，在進行存儲的過程中也需要管理人員較多的精力，而在進行部隊檔案的管理中，責任制不完善，對管理的監督不到位，進而影響部隊檔案室的管理。同時，在部隊檔案室的建設中，檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索利用、檔案信息化以及配合日常檔案工作檢查等各項工等工作相互配合不到位，進而影響到部隊檔案室的建設。

其三，檔案室的基礎設施薄弱也是其中的重要因素，在進行部隊數字檔案室的建設中，一些基層的檔案室由于資金不到位，使得其基礎設備不能滿足日常的檔案管理工作，進而影響檔案室的建設[2]。

3 針對部隊創建數字檔案室的建議

3.1 豐富建設內容

在部隊數字檔案室的創建中，豐富檔案建設的內容是其中的重點。部隊檔案室的建設主要是從部隊的實際和發展需要出發，以檔案資源信息化為基礎，將部隊檔案的資源數字化、網絡化，進而提高部隊檔案室的管理水平，因此，在部隊數字檔案室的建設中，一方面，要借助其他部隊數字檔案室建設的經驗，根據部隊的實際工作需要，以實用性作為數字檔案室建設的根本出發點和落腳點，這樣就可以提高部隊數字檔案室的建設水平；另一方面，要建立相應的檔案管理規范，使得檔案室建設能夠符合基礎的要求，并在數字檔案室建設指南的指導下，借助部隊平日進行的內容和要求，制定出具有部隊特色的數字檔案室的建設規范和要求[3]。

3.2 創新結構模式

在部隊數字檔案室的創建中，創新檔案建設的結構模式也是其中的重要內容。部隊檔案室的創建其主要目的是借助建立各種應用的平臺，將其部隊的各種資源和信息進行整理和分析，并對部隊檔案資源的數據庫進行開發，進而為部隊的檔案管理提供優質的服務。因此，要注意借助數字化的檔案室的建設方式，將部隊中的信息進行整理；借助配套技術標準和管理規范，將部隊的信息和資料進行數字化的管理。同時，在進行部隊檔案室的建設中，還要借助信息資源整理平臺將檔案室建設成為資料高度整合、網絡利用便捷的數字化檔案室，模式結構分為基礎數據層、業務管理層、服務利用層，這樣才可以提高檔案室的數字化建設水平，保障部隊的正常運行[4]。

3.3 提高實用性

在部隊數字檔案室的建設中，還要注重提高其實用性的水平。在部隊數字檔案室的建設中，由于資料和信息較多，整理較為繁雜，在進行建設的過程中要以實用性為主要原則。首先，要提高基礎設施的建設水平，部隊數字檔案室建設過程中會存在基礎設施建設不到位的問題，影響到建設進度，因此在進行建設的過程中，要增加檔案資源備份設備、數字化加工設備、加密機等硬件設備以及操作系統、數據庫系統等的建設，從而保障數字檔案室的建設基礎。同時，還要提高其服務水平，將部隊的電子文件進行歸檔管理，并借助網絡信息技術，將檔案信息借助部隊的內網進行發布，進而供官兵檢索使用，進而提高部隊的數字檔案室的建設水平[5]。

3.4 提高信息化建設水平

在部隊數字檔案室的建設中，提高信息化建設水平也是其中的重要切入點。要加強對網絡的安全建設，在進行數字化的建設過程中，要定期對網絡進行殺毒，進而保障部隊網絡的安全。同時，可以在計算機上安裝殺毒軟件，規定管理人員在網絡開放期間不能玩游戲和上網，避免出現網絡漏洞，導致資料和信息的泄露。此外，還要加強對檔案室的信息化管控，建立相應的信息管控中心，一旦檔案管理出現問題，要及時將其反饋到管控中心，對檔案室的管理漏洞進行修補，并對相應的負責人進行問責，進而提高部隊數字檔案室的建設質量。因此，在部隊數字檔案室的建設中，要借助信息技術進一步保障部隊數字檔案室建設的順利進行[6]。

4 結語

總而言之，在部隊數字檔案室的建設中，借助信息技術對檔案進行管理，進而提高管理的水平和效率。要豐富部隊數字檔案室建設的內容，將內容分門別類，這樣可以方便檔案室的管理。同時，要創新結構模式，通過信息技術提高結構管理效率，并對部隊的數字檔案室的創新進行實用性的建設，以提高其信息化的建設水平，從而提高數字檔案的管理水平。

參考文獻

[1]丁德勝.我國數字檔案室建設新思路[J].檔案學研究，2014（1）：12-16.

[2]馮繼成.數字檔案館建設存在的問題及發展趨勢分析[J].機電兵船檔案，2010（4）：84-86.

[3]李翠艷.武警部隊數字檔案室的構建[J].內江科技，2015，36（11）：20-21.

[4]杭州市蕭山區檔案局.以創建數字檔案室為突破口全面推進區域檔案信息化建設——蕭山區數字檔案室試點創建工作的體會[J].浙江檔案，2007（11）：22-24.

[5]李翠艷，程相臣.武警部隊數字檔案室的實現[J].檔案天地，2016（3）：43-46.

[6]黃瑾.關于建立數字檔案室的思考[J].網友世界，2013（4）：17-18.