文書檔案管理中的缺失與對策探析

皮序宇

摘 要：文書檔案管理在管理方面具備較強的專業性，在檔案管理過程中要求管理方面應該不斷提高檔案管理的保密性，同時在檔案管理過程中應該遵守相關政策和法律法規。在經濟發展水平不斷提高的當前形勢下，相應產生的文書檔案管理工作要求需不斷提高，基于文書檔案管理中存在的問題，應該加強解決對策的研究，以此促進文書檔案管理工作更加規范化的開展。

關鍵詞：文書檔案；管理缺失；對策探析

文書檔案管理工作是機關事業單位在開展行政工作時重要的工作內容，文書管理由記錄的文書內容轉化而來的部分記錄資料統稱為檔案。在檔案管理中，主要包含一些決議、指示、命令、通知、會議記錄紀要、工作成果總結、科研成果等的內容。在機關事業單位中行政管理工作的開展情況，從文書檔案管理的水平就可以看出來，同時在文書檔案管理中，工作開展情況的收集整理及質量高低直接關系到所記錄檔案的完整性和全面性。因此，對于文書檔案管理工作中出現的問題應該加強重視和解決方案的研究探析。

1 文書檔案管理中存在的缺失

1.1 事業機構行政管理文書記錄和檔案管理聯系不緊密

在檔案管理中文書工作和檔案管理之間應該形成密切的聯系。檔案和文書之間各自所起到的功能應該有互相區分的部分，同時又能顯示出各自管理開展的特點，通過二者之間形成密切的配合，使得文書檔案管理水平和質量達到新的要求。在事業機構行政管理工作中既要保持好檔案文書記錄工作和檔案管理間的配合，又要形成獨立的分工管理，在實際的事業行政單位中對于檔案文書管理，普遍采用的是分模塊式的管理。在管理過程中，文書記錄管理和檔案管理之間明顯會產生割裂的現象。在文書檔案管理中由于這種工作模式的采用使兩大管理工作體系分工嚴謹明確，但是從另一方面來看拉開了文書記錄與檔案管理之間的聯系，導致在事業單位檔案管理中文書和檔案之間轉換銜接出現問題。

1.2 檔案管理缺乏足夠認識，管理力度不足

在事業單位行政管理工作中，檔案管理在事業機構做出重大調整和戰略決策時，才能夠發揮出其應該有的作用。在事業機構行政工作中日常管理工作開展與文書檔案管理之間的關系聯系性一般。因此在行政工作日常開展過程中，對于文書檔案管理就會出現不重視檔案管理的價值。在管理工作中開展管理工作積極性和工作力度不足的問題普遍存在。同時，受到文書檔案管理工作功能性的限制導致在管理工作中對于應該實施的管理流程進行簡化，同時在管理認識上認為檔案管理是一項簡單而且作用不大的工作。因此，在事業單位行政管理中，對于文書檔案管理資金的投入和管理基礎設施的發展也不會特別重視資金的投入。同時，在文書檔案管理中往往會出現這樣的錯誤認識：在管理工作中通過投入資金和人力資源，加強文書檔案的管理也不會發揮出特別明顯的作用。這樣就會形成錯誤的管理意識，對于事業機構行政管理中文書檔案管理不能夠創造直接價值，對提高事業機構的經濟效益不會產生實質性影響的認識。因此受到錯誤管理工作意識的影響，在事業單位文書管理工作中只要求相關檔案管理人員做好檔案維護和保管，在需要調用的時候能夠及時調取即可。在檔案文書管理中雖然在口頭工作安排上加強了對管理工作的重視，但是在實際檔案管理開展過程中并未將加強管理的措施應用到實際工作中去。這樣在檔案管理中就會更加凸顯管理工作不受重視的情況，進一步削減管理人員的工作積極性。另外在事業機構中，不同的領導人對于文書檔案管理產生的作用認識不一致，同時對工作開展有效性的要求也不一樣，導致在文書檔案管理中出現脫節的現象，進一步對檔案管理工作造成不好的影響。

2 文書檔案管理規范化對策

2.1 加強各自管理職能保持緊密銜接

在事業機構檔案管理工作中，由于工作開展過程中檔案管理會涉及到事業單位各個部門，在文書記錄形成過程中需要加強各個部門之間的溝通。同時檔案管理工作開展的前提就是文書記錄工作的準確記錄，在檔案管理過程中應該密切二者之間的聯系。在行政管理工作中為了進一步提高檔案管理工作開展水平，就要在管理的關鍵環節加強文書工作和檔案管理工作之間的協調配合，通過文書工作有效開展來提高檔案管理質量。所以在進行事業單位文書檔案整理工作時，應該充分的對記錄資料進行合理梳理，同時在文書工作開展過程中也要為檔案管理打下基礎。在檔案管理中應該對文書記錄中的一些內容進行核實和檢查，確保在檔案管理中不會出現資料的錯誤，和人為記錄疏忽導致的檔案問題。在規范化檔案管理中應該進一步加強文書工作和檔案管理工作之間的一體化發展，使事業單位檔案管理工作能夠規范高效開展。保證檔案管理工作應該具備的水平。

2.2 強化事業單位各部門間的合作

在事業單位中對檔案管理內容和質量要求嚴格，在檔案資料的采集和整理上應該對數據和資料的準確性進行不斷提高。同時，在檔案管理工作中記錄內容的來源主要是事業機構單位中，不同工作職能部門之間實際工作情況和數據采集而來的，因此在檔案管理資料采集過程中，檔案管理機構應該充分的做好部門間溝通樞紐的作用，在檔案資料集中時應該對事業單位中不同部門之間的關系進行妥善的調節，確保在資料數據采集中各個部門能夠進行有效配合，提升檔案管理資料收集的工作效率和質量。在檔案管理部門工作的人員，應該在檔案文書記錄中對事業單位內部的實際情況進行充分了解，在文書記錄工作中積極主動和各個不同部門達成良好的工作安排，通過事業單位不同職能部門提供的資料幫助，有效把握事業單位中最新的資料和數據信息，在文書記錄上做好記錄資料，做到及時、準確、高效。同時在檔案資料和文書記錄中，應該確定圍繞怎樣的重心來開展工作，事業單位檔案管理部門之間的人員應該加強在各部門之間走動的頻率，在文書資料整理上做好相關的審核資料、收發文的整理工作等，在事業單位檔案管理中展現出管理部門的參謀功能。

3 結語

在事業單位檔案管理中，通過文書資料進行詳細的記錄和整理，將事業單位中各個不同工作部門的工作情況進行良好的記錄。在檔案管理工作中，文書記錄和檔案管理工作在開展過程中看似簡單，但是在實際操作執行中卻具有一定的挑戰性。在事業單位行政管理中應該充分認識檔案管理工作的挑戰性，通過不斷培養檔案管理工作人員的工作技能，提高自身的素養來實現檔案管理工作的高效開展。同時在事業單位日常的工作學習中，加強對檔案管理人員專業知識的培訓，注重在檔案管理環節中文書資料采集、記錄和檔案管理之間形成密切的聯系，同時二者之間又能夠發揮出獨有的功能，在文書資料收集中應該加強檔案管理人員收集資料的責任心，通過對檔案資料的整合分析，提高檔案信息功能性的發揮，促使事業單位檔案管理工作規范化科學化開展。

參考文獻

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