重視并加強出版業書稿檔案的管理探究

余曉云

摘 要：近年來，圖書市場的需求量不斷增長，出版業書稿檔案作為圖書出版這個龐大工程中的一部分，正在默默的作出自己的貢獻。然而筆者卻發現，在新技術形勢帶來的沖擊下，以及相關工作人員業務水平較低的現狀中，出版業書稿檔案的管理工作似乎已經讓人們漸漸地忽視了。本文以出版業書稿檔案面臨的問題為出發點，探討重視并加強出版業書稿檔案的管理意義，并提出幾方面的管理建議，希望能加強出版業書稿檔案管理人員的重視，從而推進出版業書稿檔案管理方面的改革。

關鍵詞：出版業；書稿檔案；管理探究

1 出版業書稿檔案

1.1 出版業書稿檔案概念

出版業書稿檔案就是指圖書編輯出版過程中形成的，為國家出版業保存各種形式的價值的一種記錄。出版業書稿檔案是圖書編輯出版過程的歷史檔案，歸屬于國家檔案。圖書出版是一個系統的項目，需要一系列的制作程序，如選定的主題、撰寫書稿、審閱書稿、編輯和處理等等。書稿檔案的作用是顯而易見的，它是國家檔案中不可分割的一部分。因此，每個出版業都有責任重視并做好書稿檔案的工作。

1.2 出版業書稿檔案特點

1）具有真實性與完整性。每種類型書的出版過程都包括一系列文件，如書稿、審稿建議、與作者的通信、校樣等內容，以便于分組、編號和后期的搜索。

2）保密程度相對較低。除少數書籍和期刊（限量版）外，大多數書籍和期刊都已出版，稿件的保密程度相對較低。

3）形式不統一。書稿檔案記錄包含書稿原稿、文書材料，手稿校樣和照片等等。這些材料具有不同的規格，所以書稿文件的形式也各不相同。

1.3 書稿檔案的管理情況

1）書稿檔案的隸屬關系：不同出版社檔案管理的工作是在同級檔案行政管理部門的規劃、組織和協調框架內進行的，在相同的制度下，由主管理事機構確保檔案的管理、監督和檢查。

2）書稿檔案的管理職責：所有出版社都必須建立檔案館，集中統一管理書稿檔案。編輯室負責稿件文件的編輯收集后的組織和分類，總編室負責檔案的分類、管理和定期交付檔案機構。

3）書稿檔案歸檔范圍：包括選定題目、約稿發稿出版記錄、出版合同、協議及有關電話記錄、文字記載；包括責任編輯初審、編輯室主任復審在內的審核評論及責任編輯加工整理記錄；與作者的通信（交易問題除外）和反向意見等。

2 出版業書稿檔案面臨的問題

2.1 圖書品種與數量變化帶來的影響

隨著人類文化的不斷進步，圖書的出版方面已經越來越貼近人們的生活，甚至每一個人都可能是一個潛在的出版者。在這種大環境下，近年來，無論在綜合性出版社還是在專業性出版社中，其圖書出版的品種也都隨市場需求呈直線式增長。據統計，各出版社的出書量每年都在翻番，出版業書稿檔案的涵蓋面也越來越廣，書稿檔案管理中，與書稿有關的文字材料也成為管理的一部分，這就導致書稿檔案的管理工作量變大，而且日漸繁瑣，管理起來的困難程度也逐漸增加。

2.2 新技術形式帶來的沖擊

科學技術的發展越來越迅猛，帶來的各種新理念與新技術對各個行業都有著不小的沖擊，特別是電子科技無紙化的模式，使得書稿檔案的傳統載體模式受到了很大的影響，書稿檔案管理方式也在悄然發生著一系列的變化。在傳統出版業書稿檔案管理的進程中，現有的管理技術已經不能滿足出版業書稿管理的需求，如果不能與新科技形式相匹配，則可能產生書稿檔案管理運作困難、管理系統混亂，甚至出現阻礙出版業發展的狀況。

2.3 相關工作人員業務水平較低

在傳統觀念中，書稿檔案的管理被人們認為是一項輕松的工作，筆者經過調研發現，甚至在有些地區，檔案室的工作被人們稱作“養老區”，一般都是安排即將退休的老同志，甚至殘疾人員負責管理檔案工作，對于出版業的書稿檔案管理工作來說，這種現象更為常見，他們在檔案管理工作方面普遍沒有經驗，工作缺乏熱情，自然難以勝任管理工作。在科技迅猛發展的新形勢下，檔案工作對科技知識的掌握要求越來越高，計算機技術也已經普遍運用于各類檔案的管理工作中，這就導致有些出版業書稿檔案的管理人員在技術方面比較匱乏，很難形成自己的管理體系，更不用說對檔案后期的查找和利用了。

3 重視并加強出版業書稿檔案的管理意義

3.1 出版業書稿檔案具有歷史價值

書稿檔案作為圖書歷史的重要組成部分，其本身就在一定程度上代表著人類文化歷史的精神，與所有的物質產品類似，書稿檔案也有著很高的歷史價值，甚至可以體現人類發展進程中思維發展的變化，特別是那些經過時間沉淀下來的書稿，它們更具有跨時代的歷史價值。書稿檔案作為重要的文化載體對后人有著巨大的研究意義，諸如一些學者對書稿的修改記錄中，可以成為研究作者所處年代文化思想的歷史依據。

3.2 出版業書稿檔案具有使用價值

書稿檔案這一載體的特殊性和不可替代性，決定了書稿檔案存在的歷史意義，以及在出版社各項編輯工作中的重要地位，它不僅是出版業歷史的憑證，還是檔案的價值所在，無論是對編輯個人還是出版業來說都有著相當重要的作用。所以出版業書稿檔案不僅為了收藏而存在，它的使用價值也是不可忽視的。每本書作為一個特有的存在，在出版業中有著屬于自己的地位，而它對于作者來說，不僅是一種成果，更是作家出版作品的一種依據，甚至是一項有效的法律憑證。諸如在版權糾紛或其他出版問題的糾紛中，書稿檔案所起的作用就顯得尤為重要，如果書稿檔案資料比較完整，意味著原始證據也有跡可循，作家的合法權益也會受到保障。

3.3 出版業書稿檔案具有收藏價值

書稿檔案在中華悠久的民族歷史長河中擁有著一定的獨特性，它傳承著中華歷史文化的演變過程，特別是保存下來的幾百年甚至上千年的珍貴手跡，是其它歷史文物所不能代替的，甚至可以作為具有觀賞及收藏價值的文物來管理，這對于歷史文化進程的研究也有著重要的意義。其中具有歷史價值甚至科學價值的書稿，對于研究文化的傳承也有著重要的意義，書稿的完整性跟真實性也影響著文化收藏進程，所以出版業書籍檔案中對于具有研究價值、收藏價值的書稿檔案，其管理方面的重要性不言而喻。

4 重視并加強出版業書稿檔案的管理建議

4.1 融入科學技術，完善管理制度

1）提高書稿檔案高檢索效率。隨著科學技術的飛速發展，書稿檔案管理工作應立足于現代科學技術，并以能夠迅速提高工作質量為目標，進一步發揮書稿檔案的作用。各出版業都應加快完善書稿檔案的內容，提高檢索效率，擴大其作用。書稿檔案可按出版或出版時間的順序排序，并建立一份備案表。為了便于搜索使用，備案表可以單獨使用，具體取決于書的類別和書名的拼音前綴，可以大大提高日后使用時的檢索速度。

2）建立完備的檔案管理系統。科技的進步與發展，不僅對傳統的出版業書稿檔案管理帶來了不小的沖擊，同時也在一定程度上帶來了技術上的便利。在出版的方式中也能看出網絡傳輸以及激光排版等技術的不斷進步，大大縮短了出版圖書的周期。而出版業書稿檔案的管理也應依賴于計算機及科技的迅猛發展，在建立檔案、排序檢索等方面，都可以利用相關現代技術，更加快速簡便的建立起完備的檔案管理系統，完善建立相關書稿檔案管理的現代化機制模式，達到出版業檔案管理工作的科學化。

3）定期對書稿檔案進行檢查。出版業書稿檔案管理工作是一件任重而道遠的工作，書稿檔案也隨著時間的推移產生著細微的變化，特別是一些年代比較久遠的書稿檔案，有用圓珠筆抄寫或復寫紙打印成的內容，在收藏過程中難免會出現字跡褪變的現象，這就要求管理工作需要對這類書稿檔案進行定期的檢驗工作，甚至需要進行搶救工作，加大對書稿檔案的保護，避免造成不必要的損失。

4.2 規范出版業書稿檔案工作人員管理制度

如今科技的進步使得檔案管理工作更加依賴于電子計算機技術，而相關工作人員自身的工作情況卻不容樂觀，不僅工作能力有待提高，他們的工作態度也較為消極。筆者認為，為了做好書稿檔案管理的工作，首先，領導必須意識到管理工作的重要性，為這個職位配備優秀的員工，而且必須具有一定的職業熱情。其次，確保為書稿檔案的管理者提供必要的學習的機會，管理人員應該定期進行相關培訓，相關技術能力也必須隨之進一步加強，以保證出版業書稿檔案資料的完善性與規范性。并建立健全相應的規章制度，對書稿檔案的保管立卷、搜索使用等做出具體的規定。最后，應該讓書稿檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，提高他們的自身專業素質，明確管理責任，按照規定的制度嚴格要求自己，不斷調動管理工作的積極性。

4.3 增加出版業書稿檔案的利用率

出版社的書稿檔案首先應該致力于日常翻閱、調取的需要，書稿檔案管理人員應對每一類圖書的書稿檔案，做出完善的資料編輯與后期的整理排序。而出版業書稿檔案不僅僅是為了妥善收藏而進行管理，其法律方面的作用也是巨大的，這就要求書稿檔案管理人員在日常工作中，應注意搜集積累書稿檔案的相關資料，為提供法律依據做好充足的準備。管理者必須能勝任檔案領域的工作，了解書稿內容，認真研究有參考價值的書稿內容，不斷總結工作的經驗教訓，經過整理及時反饋給有關人員，并從中找到規律性和重要的參考價值，使出版業的書稿檔案工作適應新形式下的發展，加大出版業書稿檔案的利用率。

5 結語

出版業書稿檔案管理工作對我國圖書檔案工作的影響重大，在一定程度上也對社會的發展盡著自己的一份力量，但是正因為它的作用是潛移默化的，并不是立竿見影的即時效應，所以很容易被人們忽略，也鮮有人立志于從事書稿檔案管理方面的工作，而對書稿檔案管理的改革方面也更是少有人去進行探索，在某些地區，出版業書稿檔案管理工作甚至被認為是一項不重要、不起眼的工作。筆者希望本文能夠給出版業書稿檔案的管理工作者帶來一些啟發，在如今科技迅猛發展的新環境下，能夠將傳統的書稿檔案管理工作進行改革，推動出版社工作的不斷發展，為我國的文化建設方面做一份貢獻。

參考文獻

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