電子文件歸檔與共享探討

張倩

摘 要：本文通過對三明市節(jié)能監(jiān)察中心電子文件歸檔與服務(wù)共享情況的分析，探求存在的問題，提出要增強檔案工作人員責(zé)任感、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、建立健全電子文檔管理制度、建立安全機制、抓好精細化管理，提高節(jié)能監(jiān)察電子文件歸檔與服務(wù)共享的質(zhì)量與水平。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔；共享探討

1 三明市節(jié)能監(jiān)察中心電子文件歸檔與共享現(xiàn)狀

當(dāng)前國家對生態(tài)文明建設(shè)的高度重視，對節(jié)能監(jiān)察工作提出了新的要求，節(jié)能也已成為時尚生活的一部分，節(jié)能監(jiān)察工作也日益成為政府治理和公共服務(wù)不可缺少的基礎(chǔ)和支撐。節(jié)能監(jiān)察檔案工作也由過去重視不夠，引起了主管局的高度重視與社會的高度關(guān)注。目前的現(xiàn)狀：

1）投入人力物力改善檔案管理。市節(jié)能監(jiān)察中心檔案管理由過去沒人沒經(jīng)費，去年專門調(diào)進一人負責(zé)這項工作，單位專門安排經(jīng)費購置檔案管理所需要的基本設(shè)備，對2015年前的節(jié)能監(jiān)察檔案進行了歸類梳理，分門別類存入檔案柜。對近兩年的檔案，除保留紙質(zhì)檔案外，都按電子文檔要求進行了歸檔，方便了檔案的利用。

2）檔案利用率需求加大。隨著國家對節(jié)能工作的重視，上級管理部門需定期了解基層節(jié)能狀況，當(dāng)?shù)卣畬?jié)能情況需要定期掌握；內(nèi)部人員因業(yè)務(wù)需要，需經(jīng)常查閱檔案信息；企業(yè)單位因生產(chǎn)經(jīng)營需要需經(jīng)常查閱節(jié)能檔案數(shù)據(jù)；外部群眾對節(jié)能事業(yè)的關(guān)注，對節(jié)能檔案信息的共享需求增多。

3）節(jié)能監(jiān)察檔案服務(wù)共享的方式發(fā)生改變。隨著電子文件歸檔工作逐步完善，可以使節(jié)能檔案信息脫離紙質(zhì)等實物載體而同時以電子文件的形式存在，這樣就可以通過計算機存儲和檢索節(jié)能檔案信息并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，大大提高了節(jié)能檔案信息的內(nèi)部使用率和共享效率。作為資源擁有者，節(jié)能監(jiān)察檔案工作人員過去為利用者提供服務(wù)，需要翻閱大量紙質(zhì)檔案，匯總形成報告的方式以及使用面對面解答的方式，現(xiàn)在可通過網(wǎng)絡(luò)、電話、手機等多種渠道實現(xiàn)。

4）節(jié)能監(jiān)察檔案信息宣傳得到加強。借助“三明循環(huán)經(jīng)濟網(wǎng)”信息窗口、政務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息公開和編辦事業(yè)單位網(wǎng)頁的宣傳，結(jié)合全國節(jié)能周和全國低碳日的主題宣傳活動，節(jié)能檔案工作人員利用電子信息化設(shè)備為本市企事業(yè)單位及外部群眾帶去了最新權(quán)威的節(jié)能監(jiān)察信息，為提高節(jié)能檔案外部服務(wù)共享做了宣傳推廣。

2 節(jié)能監(jiān)察電子文件歸檔與服務(wù)共享存在的問題

伴隨電子文件歸檔工作的發(fā)展，對節(jié)能監(jiān)察檔案工作帶來機遇的同時也提出了更嚴峻的挑戰(zhàn)。節(jié)能監(jiān)察電子文件歸檔與服務(wù)共享方面存在的問題也陸續(xù)出現(xiàn)，主要有：

1）檔案管理人員對電子文件檔案管理的重大意義認識不足，認為檔案管理工作屬于冷門崗位，馬馬虎虎過得去就行，工作責(zé)任感不強，工作被動。

2）檔案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)知識和技能，進而在實際工作中常常會出現(xiàn)這樣那樣的問題，甚至有時會出現(xiàn)不知道哪些電子資料要歸檔、哪些要排除這種基礎(chǔ)的問題。

3）電子文件檔案管理制度很不健全，工作無章可循，沒有規(guī)矩、沒有秩序，出現(xiàn)了問題也沒有制度予以約束或追責(zé)。

4）電子文檔通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，對利用者控制難度加大，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，同時，還面臨病毒的威脅，其服務(wù)共享安全性存在隱患。

5）節(jié)能工作分工的細化，使信息越來越精細。節(jié)能監(jiān)察業(yè)務(wù)內(nèi)的法規(guī)、規(guī)劃、標準，節(jié)能降耗、能源管理體系等相關(guān)規(guī)定，能源審計、能源利用月報、年報、年鑒等越來越多。節(jié)能業(yè)務(wù)外的文明建設(shè)等信息資源也逐漸增多。節(jié)能監(jiān)察檔案管理人員如何對其進行有效的判定，鑒別出滿足不同層次服務(wù)對象的檔案信息難度加大。

3 節(jié)能監(jiān)察電子文件歸檔與共享建議和對策

針對三明市節(jié)能監(jiān)察中心近年來檔案管理中出現(xiàn)的問題，提出以下建議與對策。

1）要增強檔案工作人員責(zé)任感。節(jié)能監(jiān)察檔案工作是經(jīng)濟工作的重要組成部分，是經(jīng)濟部門不可缺少的基礎(chǔ)性工作。節(jié)能監(jiān)察檔案質(zhì)量如何，直接關(guān)系到政府對能源工作決策正確與否，關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、社會影響、經(jīng)濟效益，關(guān)系到廣大群眾對企業(yè)節(jié)能情況了解程度。

2）要提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。電子文件檔案管理能否做實做好，說到底還是人起著主要作用。檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁。因此，要加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不定期參加省市組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育，參加有關(guān)檔案管理經(jīng)驗交流會或到電子文件檔案管理做得較好的單位學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗與做法，不斷提高業(yè)務(wù)技能，做到對自己所管理的檔案內(nèi)容成分、利用價值、收集整理和保管狀況、檢索工具和編研成果了如指掌，做到及時準確為單位及個人提供服務(wù)。

3）要建立健全電子文檔管理制度。建立保存節(jié)能監(jiān)察電子檔案的最終目的是為了滿足了社會各方面共享的需要，如果沒有共享工作，整個檔案工作就只能處于封閉狀態(tài)，即使很有價值的檔案也失去建立與保存的意義。所以我們要充分認識檔案共享的意義，從共享需要的角度去建立健全檔案管理規(guī)章制度。

4）要建立安全機制。首先要開展節(jié)能檔案人員的安全責(zé)任意識教育。檔案人員要站在講政治、講大局的高度遵守《保密法》、《檔案法》，強化保密意識，建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)利用，檔案安全管理等制度，堅決用法律規(guī)章規(guī)范用網(wǎng)管網(wǎng)，養(yǎng)成“上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)”的良好習(xí)慣和“保守機密，慎之又慎”的職業(yè)操守。其次，及時更新相關(guān)硬件設(shè)備，逐步引進電子文件掃描儀等信息化設(shè)備。根據(jù)檔案管理規(guī)定，對一些年代久遠臨近報廢的硬件及時報廢，提高節(jié)能檔案信息存儲設(shè)備的安全性，對硬件設(shè)施每月定期檢修，做好檢修記錄，排除電路板老化、線路短路、硬盤故障等隱患，避免電子文檔因故障而遭受損失。第三，技術(shù)防范要切實得力。電子檔案管理的涉密計算機必須做到專機專用，專網(wǎng)專用，要綜合運用防火墻技術(shù)，專人維護和管理檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對不同的用戶實體進行分類，對領(lǐng)導(dǎo)和一般工作人員設(shè)置密級文件借閱權(quán)限，有效應(yīng)用電子身份認證系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)用戶登錄注冊制度，實現(xiàn)檔案信息資源使用的針對性和區(qū)域性。對電子文件實行每季度備份存儲至移動硬盤，特別是重要檔案信息拷貝至光盤備份；對保密的電子文件應(yīng)單獨存放，不能連接到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，采用專門的、獨立的服務(wù)器來存放檔案數(shù)字化信息，以切實保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下節(jié)能監(jiān)察檔案服務(wù)共享的安全。

5）要抓好精細化管理。首先要確保找全，樹立“大節(jié)能檔案”概念，加強節(jié)能監(jiān)察檔案收集工作，加大節(jié)能檔案信息整合力度。搜集過程中與各單位，各業(yè)務(wù)科室的聯(lián)系與合作，通過各種方式分類收集跟單位業(yè)務(wù)相關(guān)的政策法規(guī)、規(guī)劃標準以及各種節(jié)能數(shù)據(jù)。平時做好文件的分類整理，年底督促各科室將業(yè)務(wù)文件及時歸檔，把建設(shè)高質(zhì)量，、特色化，、用戶需求多元化的節(jié)能檔案信息資源“集合體”作為追求的目標，力爭做到一件不漏、一件不少。其次，要確保找準。第三要確保做細。結(jié)合節(jié)能工作需要，檔案細致化的特殊處理，為更多特殊群體提供更個性化的服務(wù)共享。對節(jié)能降耗突出的典型企業(yè)，企業(yè)名稱、降耗能源情況、參與攻關(guān)人員、采取的具體措施、其經(jīng)濟、社會效益、節(jié)能項目補助等相關(guān)報告、總結(jié)、紀要等文件都要一一保存歸檔；對被確定為省市重點跟蹤的耗能企業(yè)，其耗能狀況、整改要求、跟蹤的領(lǐng)導(dǎo)及專家整改方案、整改進展等相關(guān)文檔都要一件不漏歸檔。對這些特殊檔案要查缺補漏，及時補齊缺少的數(shù)據(jù)信息，做到不遺漏每一個細節(jié)。對每個企業(yè)能源管理機構(gòu)、人員，節(jié)能規(guī)劃，能源計量器具配備，能源利用狀況等內(nèi)容都要形成一套完整內(nèi)容歸檔，為以后的節(jié)能工作提供借鑒指導(dǎo)。

總之，節(jié)能監(jiān)察檔案工作者要樹立“有為才有位”的理念，積極應(yīng)對新形勢下經(jīng)濟社會發(fā)展對節(jié)能檔案工作的新要求，緊跟時代步伐，堅持用發(fā)展的眼光解決節(jié)能監(jiān)察檔案工作中存在的矛盾和問題，改革創(chuàng)新，拓寬服務(wù)范圍，靠優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，爭得理解和支持，求得發(fā)展的空間。