大數據時代高校檔案智能化管理探析

摘 要：在大數據時代，我國高校的檔案管理工作仍存在著許多問題，面臨著巨大的挑戰。因此，大數據時代下如何解決高校檔案智能化管理是一個亟需解決的問題。高校只有積極采取措施解決這一問題，抓住大數據時代的機遇，才能推動高校檔案管理工作朝著智能化方向發展。

關鍵詞：大數據時代；高校檔案；智能化

隨著大數據時代的來臨，高校檔案智能化管理出現了許多新的特點。與此同時，許多高校的檔案管理仍然存在著檔案管理意識淡薄，技術水平低，信息安全意識較差等問題。因此，大力加強高校檔案智能化管理在大數據時代是必然的趨勢。高效檔案管理人員應大力提升檔案信息化管理意識，做好智能化數據庫建設的工作，不斷完善檔案管理機制。

1 大數據背景下高校檔案管理的新特征

1.1 高校檔案信息量激增

當前，高校招生人數的不斷增加使得高校檔案信息類別和數量呈飛躍式發展，其不僅包含傳統紙質檔案的所有內容，還包含有大量的數據統計、視頻、音頻等。高校檔案包含有學生檔案和人事檔案。學生檔案是高校檔案重要的組成部分，它能夠記錄學生在高校學習和生活的重要信息，能夠有力的代表學生不同階段的能力變化和素質水平。此外，在學生走入社會后，高校學生檔案是學生獨自面對社會的代表內容之一，是高校畢業生尋求工作的重要憑證，其重要作用不言而喻。

1.2 高校檔案的信息需求增多

在信息化時代，社會對于高校檔案的信息需求量也在快速增加，涉及范圍也在進一步擴大，需求勢頭成幾何式增長的趨勢。隨著全球化進程的不斷加快，用戶對于高校檔案的需求與傳統需求有所不同。由于許多高校學生在畢業后會選擇出國留學或工作，致使對于電子檔案的信息查詢數量也在不斷增加，相關學校和單位會利用互聯網進行電子檔案的查閱，如在校期間各科的學習成績、學生的最終學歷、學生的英語水平以及其他各項能力證明等等。與此同時，隨著我國經濟的快速發展，法制法規的不斷完善，國家對于高校檔案的重視程度也在不斷增加，采取相關措施促使學校建立校史館、檔案資料館、校園信息館等，方便在校學生、畢業生以及教師和行政人員隨時查閱檔案資料。由此可見，大數據背景下高校檔案的信息需求量在不斷增長，用戶對于檔案內容和類別的需求也不斷呈多元化發展趨勢。

1.3 高校檔案信息價值較高

大數據時代的重要變化之一就是人們可以快速的從海量信息中篩選出自己想要獲得的信息，并進行深入的了解。因此，高校對檔案進行智能化的管理是符合時代的要求和用戶的需求。高校對學生的檔案進行整理和保留是十分重要的資源，它不僅可以幫助教師獲取學生的實際信息，還有利于用人單位深入了解學生的實際情況。此外，高校是人才的聚集地，高校學生檔案對于國家的發展具有重要的意義，同時也是國家制定人才發展策略的重要參考數據之一。由此可見，高效檔案作為真實的、詳細的數據有著其他信息資源無法相比的重要價值。

2 大數據時代高效檔案智能化管理的建議

2.1 提升檔案管理者素質

作為高校檔案的管理者，必須具有較強的專業素質，其不但要擁有檔案管理專業的背景，還能熟練使用現代檔案管理設備，能夠獨立進行檔案存檔和保存工作。當前，許多高校并不具備專業的檔案管理工作人員，專業素質較差，信息獲取能力較弱，不能適應大數據時代對于檔案智能化管理工作的新要求。面對這一實際情況，高校的管理者應面向社會招聘專業的檔案管理人才，使檔案管理工作趨于專業化。對于現有的檔案管理工作人員，要定期進行檔案專業知識技能的培訓和考核，不斷提升檔案管理人員的專業水平，適應大數據時代對于專業人才的需要。高校一旦擁有了專業型人才，其檔案智能化管理水平一定會實現躍升。但必須注意的一點，檔案管理人員不僅要擁有過硬的專業素質，還要具備較高的政治覺悟，擁有正確的人生觀和價值觀，以免因為某些原因造成高校檔案信息泄露，給不法分子可趁之機。具有一大批高科技人才，檔案智能化管理水平也應不斷提升。

2.2 完善管理機制，強化科學管理手段

高校檔案不但記錄了學生在校期間的實際情況，還包含有學生大量的個人信息，如家庭收入情況、社會關系情況、政治情況等等。由于這一特殊性，高校檔案的智能化管理絕不能離開完善的管理機制和科學管理手段。學校必須制定正確的管理機制，保證學生個人信息的安全性，以免給學生的工作、生活、家庭等帶來不必要的麻煩。當前許多高校仍持有重教學質量的提升，輕視教學管理的情況，忽視管理隊伍建設的重要作用，不能科學地進行檔案管理工作。當前，國家大力推進高校檔案工作管理規范化，深入落實檔案工作“三個體系”建設，不斷推進依法治檔的進程。高校檔案工作規范化、科學化管理，有利于完善高校檔案工作機制，建立高校檔案工作管理網絡，提升檔案工作水平，充分發揮檔案工作重要作用，努力實現高校檔案工作為高校師生、高等教育事業、經濟社會發展服務的最終目的。

2.3 引進先進的檔案管理設備

許多高校的檔案管理工作仍采用傳統的檔案管理設備，制約了高校檔案管理工作的信息化運作。先進檔案設備的短缺有多方面的原因，如資金短缺、高校管理者不重視等等。我們能夠清晰的看到，傳統手工進行檔案整理和保存的方法遠遠不能滿足當下的需求，采用先進的信息化設備進行檔案的智能化管理是必然要跨出的一步。以當前專業的檔案數字化機器Book2net kiosk非接觸式案卷掃描儀為例：首先，本身不具有任何存儲功能，符合國家保密法對于信息保密的要求；第二，具有超高的掃描效率，掃描速度為0.3秒/超A2幅面（彩色600dpi）按每本案卷200頁進行實測，每天可掃描約60本案卷，能夠有效保證頁面順序的連續性完全滿足辦案需求；第三，專業的掃描功能，為成冊卷宗量身定制左右互降式掃描案卷臺，對于不同厚度卷宗都能輕松掃描。掃描過程鏡頭、光源不走動不移動，增加設備使用壽命。人性化的掃描設備，全自動影像處理功能，自動糾偏，自動校正，自動去黑邊等功能。由此可見，先進的檔案數字化機器，不但能高效地對檔案進行整理和保存，還能節省大量的人力資源，滿足智能化管理的需求。

將檔案進行智能化管理對于高校來說至關重要，在大數據時代下，檔案管理工作充滿著機遇和挑戰，這就要求高校檔案管理人員能夠充分運用先進的檔案管理設備，學習檔案管理的專業知識，增強檔案智能化管理的能力，充分發揮高校檔案管理的重要價值，促進高校的進一步發展。

作者簡介

劉東旭（1980-），男，漢族，中級檔案管理員，大同市房屋交易權屬登記管理中心。