關于公共圖書館檔案數字化的思考分析

丁曉萍

摘 要：當前，我國眾多公共圖書館大多數的檔案管理仍然停留在傳統的模式階段，以紙質為主，管理落后，在公共圖書館檔案數字化管理建設中，本人就數字化檔案信息的特性、長期保存數字化檔案、安全保存數字化檔案以及加強公共圖書館檔案數字化工作作出自己的思考和分析。

關鍵詞：公共圖書館檔案；數字化

公共圖書館檔案管理工作是公共圖書館建設的重要組成部分。隨著數字技術的快速發展，對圖書館檔案數字化保存提出了新的更高的要求。目前，我國公共圖書館檔案數字化建設還相對滯后，筆者擬就當前檔案數字化的一些問題，談談我本人的思考和分析。

1 數字化檔案信息的基本屬性

檔案的基本屬性是“原始記錄性”，數字化檔案信息的“原始性”與其真實性、完整性、有效性密切相關，如果不能保證它們是真實的、完整的、有效的，就不能證明它們是“原始的”，也就不能證明它們具有檔案的價值。因此，要保證數字化檔案信息的“原始記錄性”，首先要解決的是數字化檔案信息的真實性、完整性、有效性保障問題。

與傳統文件紙質文件相比，數字化檔案信息有許多新的特性。如：易傳輸性、復制時的高保真性，這都極大地方便了數字化檔案信息的利用和共享。如：數字化檔案信息的易更改性帶來了其真實性問題：一份完整的電子文件可能由文本文件、圖形、圖像文件、數據文件、音頻視頻文件、程序文件等多種格式的文件共同組成，由此帶來了其完整性的問題，數字化檔案信息對軟、硬件環境的依賴性帶來了有效性問題。這些都是由數字化檔案信息本身的特性帶來的。

2 數字化檔案保存的一些問題

數字存儲技術的出現及其在檔案信息保存工作的應用，不但能緩解日趨嚴重的收藏空間不足的壓力，而且長時期困擾檔案工作人員的難題得以解決，對那些長期風化的、瀕臨損毀的珍貴檔案進行數字化轉換，在一定程度上解決了檔案文化遺產保存的問題，而且轉換后的數字檔案信息可以對利用者開放，充分發揮它們的利用價值，從而解決了藏與用的矛盾。然而，如此也產生了新的問題：數字化檔案信息的長期保存技術問題還沒有得到很好的解決，僅僅把檔案信息從老的載體轉移到新的載體或者從舊的系統轉移到新的系統，存在著不安全問題。如：有可能感染病毒，存儲在磁性材料和光盤材料等介質上，會不可避免的受到熱、潮濕、空氣污染或強磁場的干擾、老化，以及讀寫設備出現故障等，使檔案信息衰退或丟失。另外，如果閱讀檔案信息的設備過時，或是可讀信息的軟件系統過時被淘汰，那么，即使存儲的檔案信息載體保存的再好，數字檔案信息同樣無法讀出。因此，在檔案信息數字化建設中需縝密規劃，通盤考慮，科學保存，合理利用。筆者根據多年工作經驗提出以下措施：

1）在數字化檔案整個生命周期的初始階段，檔案信息利用頻率高，必須快速響應，可采用光盤、磁盤等載體保存檔案信息，以滿足用戶快速利用的要求，經過一段時間，其利用頻率有所降低，可采用光盤庫等存儲介質保存，既可滿足較高的響應速度，又具有成本低、便于尋檢的優勢，進入長期保存階段后，利用頻率較低，響應速度不高，但檔案信息的安全性和有效可讀性尤為重要，可采用縮微膠片進行存儲，發揮其穩定、可靠、長期可讀性好的特點，以滿足檔案信息長期安全保存和有效可讀的目的。

2）數字技術與模擬技術不僅可以在檔案管理工作中配合使用，還可以相互融合。比如：對檔案原件掃描后，存儲數字化信息的同時，可以輸出模擬信息到縮微膠片上，既可以快速利用又可以長期安全保存，也可以將縮微膠片上的模擬信息數字化后提供利用。這樣，既避免了掃描、縮微拍攝的重復工作，也彌補了縮微膠片利用不方便的缺點。

3）對于檔案利用者來講，數字檔案信息的真實可靠性是十分重要的，因此，確保數字檔案信息真實性是數字化檔案信息工作的中心任務之一。為確保數字檔案信息的真實性，就必須詳細記錄與描述、保存原始檔案文件的全部信息，如，正式檔案文件的結構、格式、名稱、總登記號、分類號、檔案編號、時代、作者、數量、用途、來源、尺寸、重量、形狀、產生的日期、入藏日期、征集經過、流傳經歷、修復、裝裱、復制記錄、現狀記錄、照片拍攝、使用的原始記錄等，這些特征對于確保數字化檔案信息可靠性都很有幫助，然后，規范著錄這些最原始、最基本的信息，并在此基礎上建立便于檔案檢索的元數據。

4）數字化檔案信息長期安全保存的目的是為了提供有效利用。對數字信息來講，由于存在非直讀性、設備依賴性等特點，要提供有效利用，不僅要保證信息載體的安全，還要保證信息內容是可讀、可利用的。因此，在數字化過程中應強調其有效利用性。否則，如果僅僅保證了載體的安全，而不能提供有效利用，安全保存也是沒有意義的。

3 加強圖書館檔案數字化工作人才培養問題

檔案人才是知識管理型人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。當前檔案管理現代化的主要內容和核心就是計算機技術的應用，既計算機檔案管理。這就要求檔案工作者不僅需要具備檔案學、圖書館學的知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。加速培養和造就一批數字化信息化建設的管理型、技術型和復合型人才已成為檔案數字化工作者的當務之急。

1）加強對檔案工作者信息意識的培養，徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”的局面，使檔案人員充分調動和運用信息資源理論和信息技術手段，加強對檔案信息資源實施科學管理與有效開發利用。

2）加強對檔案工作人員信息技術能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。

綜上所述，公共圖書館檔案工作實施數字化的管理具有很強的實踐意義，但在實踐的過程中，會面臨很多問題，比如觀念問題，資金問題，人才問題。因此這方面的工作需要多方面的支持，公共圖書館對外要爭取資金，對內要加大培養人才，同時還需要科學的現代化管理理念作指導，多方著手，形成合力，才能有效實施檔案數字化管理，充分發揮公共圖書館的價值。

參考文獻

[1]陳兆祿.檔案管理學[M].中國人民大學出版社，1962.

[2]牛玉萍.淺議公共圖書館的檔案建設[J].圖書館界，1999（2）：49-50.