基層檔案管理信息化建設途徑和策略分析

王佳

摘 要：隨著信息化技術的發展，在我國各領域的應用越來越多。檔案管理是基層單位管理工作中的重要組成部分，需要轉變以往紙質檔案管理模式，重視信息化建設，才能提升檔案的安全性與完整性，為基層單位各項工作的開展提供優質、便捷的服務。本文將簡述基層檔案管理信息化建設的必要性，并提出了具體可行的策略。

關鍵詞：基層檔案管理；信息化建設

在網絡科技技術和計算機信息技術迅速發展的今天，許多行業都不斷地在尋求契機，力爭將傳統工作與互聯網信息技術相融合，來實現企業的轉型升級，占據一定的社會地位和影響力。對于基層政府部門而言，推進檔案信息化的建設，提高工作效率，提升服務水平，是當下工作的重中之重。

1 新時期基層檔案管理信息化建設的必要性

傳統紙質檔案在溫濕度、光線、灰塵、蟲鼠、水火等因素下容易出現一定程度的損壞，且文字、圖表、聲音、影像等檔案儲存空間和面積較大，在維護時要投入大量資金，不便于進行查閱。在科學技術發展過程中，光盤技術、電腦掃描技術和微縮技術等應用日益廣泛，使檔案信息資源存儲量有效提升，且存儲時占用的空間小，能夠實現快速查閱與長時間保存，檔案利用率也因此得到提升。在電子政務與辦公自動化快速發展的今天，社會各界對網上檔案信息資源的需求也不斷增大，這迫切需要基層單位加強檔案管理信息化建設，才能滿足新時期人們對檔案的需求。

2 基層政府部門檔案信息化建設的現狀

2.1 意識淡薄，重視程度不夠

在基層政府部門，部分檔案管理人員墨守成規，按照原有的工作方式完成檔案的收集、歸類、整理和存檔等工作，認為就是做好了本職工作，信息化意識淡薄，思想狹隘，意識不到如今大數據時代集成大量數據的作用和優勢。相關領導也不加重視，忽視了檔案管理在日常工作中的服務地位，任這種工作風氣發展。另外部分地區較為偏遠，經濟發展較為落后，信息傳遞較為緩慢，接受新事物的能力有限，從而阻礙了檔案管理信息化的建設。

2.2 網絡環境較為混亂

在互聯互通的網絡信息時代背景下，信息傳播的廣泛性、及時性、自由性、可追溯性等特點被不法分子或不良信息無線放大和大量占有，影響了網絡環境的健康發展，國家對于網絡不雅言論和網絡不良行為沒有嚴格的法律執行標準，也無法準確地查找行為和信息發出者的信息，難免讓相關人士肆無忌憚。況且，檔案信息涉及到個人隱私、單位秘密，甚至國家機密，在這種安全性較差、秩序較亂、管理較難的大環境下，對于檔案信息的管理勢必是十分不利的。

3 基層檔案管理信息化建設的策略

3.1 開發檔案信息管理軟件

基層單位要注重建設規范化的檔案計算機管理系統，具備各種基本的業務管理能力，讓基層檔案收集、整理、鑒定、存儲、檢索和利用等工作高效開展。要高標準、高水平開展檔案信息管理軟件開發工作，從基層檔案管理各個工作與業務出發，與計算機硬件特性相結合，實行更高質量與效率的工作模式。基層單位要統一應用檔案信息管理軟件，這樣才有利于實行信息資源共享，為檔案資源數據庫建設創造良好條件，讓基層檔案管理各個環節都實現信息化。這樣才能提升基層檔案管理信息化水平，為今后的檔案查詢與利用提供便利，讓基層檔案的作用真正得到體現。

3.2 基層政府要重視信息化建設的推進

基于互聯網科技時代背景下，基層政府部門應當提升認識，轉變思想，改變工作觀念，要從根本上尋找問題，解決問題，把檔案信息化建設落實到位，營造一個高效、安全、便捷的檔案管理環境。同時，加大推廣力度，注重檔案管理的相關法律法規的學習，注重互聯網信息科技的學習，注重業務培訓指導的學習，定期開展業務交流，答疑解惑，聆聽他人意見和建議，互相學習，從而提升自己的認識和能力。另外，檔案信息管理是一項龐雜而繁瑣的工作，為確保信息采集的針對性和準確性，檔案信息系統的有序運行，應當建立和改善相關管理制度，明確各自職責，加強考核，推進工作的標準化、規范化、準確化建設。

3.3 完善基礎，加快與業務應用系統的有效銜接

把民政檔案信息化納入民政信息化建設的總體發展格局中，以“數字民政”建設為依托，著重加強“數字民政”的基礎環境建設、應用體系建設、服務體系建設和決策體系建設，充分利用現有基礎，加大民政信息資源融合力度，大力推動信息共享和業務協同，逐步實現檔案管理系統與各應用系統電子文件數據的網格采集和自動歸檔，做到數據集成和無縫銜接，提升檔案信息化應用能力，加強安全體系建設。建設統一的標準規范和綜合數據庫，使用“大數據”管理模式，搭建民政綜合業務框架，對各專題數據庫使用統一規范標準和管理，統一對接政務辦公系統、救助管理系統、居民家庭收入核對系統、婚姻管理系統、優撫安置系統、水庫移民管理系統、養老信息管理等各個業務應用平臺，促進各業務數據信息資源共享和匯聚，實現各平臺之間的數據共享、資源整合。

3.4 制定合理的建設工作方案

新理論、新技術與新理念不斷地推出，基層政府部門在開展檔案信息化管理中應當揆情度理、細致研究、科學論證，爭取保證軟件研發、硬件設施、網絡構架、系統功能等各部分在開展過程中要協調一致，保證軟件與硬件要符合當前的網絡環境和應用升級之后的網絡應用環境。當然在推進信息化建設中，也要做好以下方面：建立標準的數據接口，確保各系統之間的互聯互通；明確各階段的工作重點，協調各項工作順利開展；建立安全保障體系，嚴把網絡環境審查關，制定安全防護的解決措施。

4 結語

基層政府部門實施檔案信息化建設工作，既可以實現辦公自動化，滿足發展要求，也可以優化組織管理結構，提高工作效率，增強協同辦公能力。因此，基層政府部門對于檔案信息化的有效建設具有十分重要意義和必要性，國家應當提倡和鼓勵檔案信息化的建設，來推進我國經濟強國、文化強國的建設，為實現中華民族的偉大復興，實現“中國夢”做出貢獻。

參考文獻

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