機關單位養老保險檔案規范化管理研究

李曌

摘 要：近幾年，機關對于養老保險檔案管理工作越來越重視。隨著我國社會老齡化進一步加劇以及社會經濟轉型戰略的全面推進，社會養老保險制度正在面臨新的風險和挑戰，為此我國社會保障部門在黨中央和國務院領導下推出了一系列新的養老保險改革措施，旨在完善當前的養老保險制度，為我國公民提供更加有效的養老保障。本文主要探討機關事業單位養老保險制度存在的問題，以及如何實現養老保險檔案的規范化管理。

關鍵詞：機關；養老保險；檔案管理

通過參與本單位養老保險改革工作，發現單位人事檔案管理與社會人事制度相脫節，并存在諸多不足。結合機關事業單位養老保險改革工作要求，分析醫院人事檔案管理工作的現狀，探索如何完善機關人事檔案管理工作，以期更好地發揮人事檔案作用，確保機關事業單位養老保險改革工作順利平穩推進。

1 機關單位養老保險檔案管理中存在的問題

1.1 機關單位檔案規范化管理意識淡薄

在機關發展過程中，受傳統機關管理的制約，機關的人事檔案管理方面，沒有重視到檔案管理的重要性，規范化管理意識淡薄，鮮有對現有檔案管理人員進行系統、規范、全面的培訓。因檔案管理人員業務基礎薄弱，在查閱檔案時工作進度緩慢，信息采集含糊不清，對查找的材料不確定，經常事倍功半。比如此次機關事業單位養老保險制度改革主要針對于機關事業單位編內人員，何種檔案材料為人員進編證明材料呢？不熟悉檔案分類的話，只能把厚重的檔案材料從頭翻到尾，很是浪費時間。如果熟悉干部人事檔案材料分類方法的話，就可以有針對性地查找，干部人事檔案材料的分類中“第一類：履歷材料中就可找到《大中專畢業生畢業統一就業報到證》”或“第九類：工資、任免、退（離）休等材料中可找到《吸收錄用國家干部審批表》等均是養老保險參保登記所需材料。”

1.2 機關人事檔案管理模式單一

機關主要使用紙質存檔的管理模式來管理檔案，因檔案更新頻繁，每年都需增進新材料，由于此項工作量較大，檔案管理人員容易產生惰性，甚至幾年裝訂一次，這樣嚴重影響材料歸檔的及時性。隨著收入分配制度改革的深化，確立崗位津貼采取按崗定薪、工資浮動等方式。此次養老保險參保登記時需要在系統里上報“2014年9月所在崗位（即職稱）及其對應的基本工資”。但是在實際工作中，職稱評聘、年度考核等工作結束后卻沒有及時形成人事檔案材料存入個人檔案，檔案中的工資信息部分仍是幾年前的，不具有使用價值。

2 機關養老保險檔案規范化管理對策

2.1 完善機關檔案規范化制度體系

結合政策要求，進一步完善機關檔案規范化制度體系，并加強過程監督。一方面要加強資金投入，確保有專門的經費開展檔案規范化建設。同時，提高檔案規范化建設重視程度，將檔案管理工作納入到單位管理基礎工作的重要組成部分進行科學部署和安排，統籌推進。結合政策要求，制定完善的檔案管理制度體系，明確具體目標、時限、要求、標準等，嚴格責任落實，確保執行到位。另一方面，要加強檔案規范化管理過程監督，對可能存在的問題和薄弱環節等進行分析，并重點監督，多人監督，確保檔案規范化建設進程不受影響。

2.2 優化機關檔案管理機制

在機關對人事檔案管理機制進行優化，通過崗位責任劃分、工作內容要求、部門協作、組織保障等方面進行完善。建立多部門、多科室聯動機制，如涉及獎懲材料可以由黨辦、工會、團委補充；涉及干部考察、任免文件等由院辦、黨辦補充；涉及干部履歷表、學歷學位、職稱評聘、工資、勞動合同等材料由人事科提供；同時在機關內通過內網做好檔案歸檔目錄宣傳工作，鼓勵職工本人及時歸檔個人材料，拓寬資料收集渠道，確保人事歸檔材料都能及時送交人事檔案部門，減少檔案信息與人員實際不一致的情況，使檔案能全面真實、細致、及時地反映職工全貌。

2.3 嚴格規范管理，提高信息化建設進程

一方面要認真貫徹落實歸檔立卷制度，積極探索文檔一體化管理新路徑，根據國家檔案局出臺的相關檔案工作規定及行業技術標準，制定更加精細化的實施檔案，加強行業交流，不斷學習和借鑒國內外先進的管理經驗和做法，探索更加有效的方式。另一方面，要加快信息化建設進程，積極探索數字檔案資源管理新方法，構建完善綜合的檔案信息服務管理平臺，加強服務創新，重點做好檔案信息資料的利用共享工作，確保檔案信息完整，檔案信息及時利用，從而更好地發揮檔案工作的價值和功能。

3 養老保險制度的優勢

3.1 有助于促進社會和諧發展

機關事業單位養老保險制度作為我國養老保障體系的重要內容，事關千萬工作人員的老年生活保障，更關系著我國社會的安定和諧。在機關事業單位養老制度改革之前，部分機關事業單位工作人員存在思想上的誤區，認為自身作為國家公職人員，在養老保障和退休待遇方面應當優于企業及其它行業從業人員，從而使企業及其它行業從業人員產生不滿，認為社會養老保險制度缺乏公正性。所以，我們大力推進機關事業單位養老保險制度改革，讓其實現與企業、城鄉居民養老保險體制的銜接，有助于體現我國社會保障體系的公正性，促進社會安定和諧。

3.2 有助于推動城鄉統籌養老保險制度的建設

近年來，我國一直致力于城鄉統籌養老保險制度的建設，這也是解決現存養老保險體制各方面問題的根本性舉措。也可以說，當前我們針對養老保險制度進行的創新改革，最終目標還是為了建立起統一的社會保障體系。只是當前的國情決定我們應首先對機關事業單位以及企業城鎮的養老保險制度進行改革，然后再逐步實現城鎮養老保險制度的一致性，最終達成統一城鄉養老保險制度的目標。

4 結語

綜上所述，隨著社會的不斷發展，養老保險受到人們的極大關注。因此，首先要完善檔案管理制度，其次，增強檔案管理意識。最后，創新檔案管理，推進信息化的建設。此外，提升檔案管理人員的素質，建設高素質管理團隊，為檔案管理工作做好人才儲備。

參考文獻

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