做好人事檔案收集與整理工作的意義

林淑媚

摘 要：伴隨我國人事制度改革的全面推廣和深入發展，人事檔案收集與整理工作也面臨諸多新挑戰和新要求，只有將人事檔案管理工作落實到位，才能調動干部職工工作的積極性，使單位的各項任務和目標得以順利完成。本文筆者就針對人事檔案收集與整理工作的意義進行了分析和研究。

關鍵詞：人事檔案；收集；整理工作；意義

人事檔案的收集與整理是檔案管理工作的關鍵內容之一，是確保檔案材料完整性與準確性的基礎，也是單位領導制定發展戰略和處理人事問題的重要參考依據。因此，機關事業單位必須高度重視人事檔案的收集與整理工作，將其放在單位檔案管理工作的首位，安排高素質的人員負責此項工作，這樣才能確保此項工作的開展成效，使其在單位的長遠發展中發揮出應有的價值。

1 做好人事檔案收集與整理工作的意義分析

人事檔案管理工作在很早以前就出現了，但其具有現代化特征是在中國共產黨成立之后，特別是在新中國建立后，人事檔案管理工作開始逐步邁上正規。在以前很長一段時間，由于受到一些歷史因素的影響，該項工作在開展過程中面臨諸多阻礙和困難，但也對社會經濟的發展以及社會主義現代化建設的推進起到了一定的積極作用，其地位是不可小覷的。人事檔案社會價值取決于其社會屬性，它是記錄個人實際情況的文件材料，主要涉及到干部職工的任免、獎懲、政治背景、履歷等，通過查看人事檔案，可充分了解一個人的性格品德、生活與學習經歷等。可以說，人事檔案是反映一個人成長、思想動向與專業素質等情況的綜合性文件資料。人事檔案收集與整理作為人事工作體系的重要組成部分，在單位的人事管理系統中占據著無可替代的位置。在以前的計劃經濟時代背景下，一個人能否進入國家機關或事業單位的主要參考依據就是人事檔案，不管是在人才招聘、調任，還是在干部選拔的過程中，人事檔案都是不可或缺的重要依據。在當今市場經濟的時代背景下，社會的網絡化、信息化水平進一步提升，信息作為一種特殊的社會資源，其重要性不言而喻，人事檔案是對個人信息進行記錄的載體之一，其價值表現在各個方面。經過長時間的發展，我國人事檔案工作開展的整體水平有所提升，而且也取得了一些跨越性進展。然而，在社會主義市場經濟轉型的重要時期，隨著人才流動性的越發顯著以及社會經濟環境的變化，以往的人事檔案管理模式已經無法適應當今時代所提出的新要求了，其面臨的形勢越來越嚴峻，但同時也擁有更多的發展機遇。怎樣才能做好人事檔案資料的收集與整理工作，使其更好地服務于單位發展與社會主義現代化建設，已經成為現階段機關事業單位普遍關注的問題之一。

《中共中央國務院關于進一步加強人才工作的決定》中指出：“全面推行人事代理制度，改進和完善戶籍制度、人事檔案管理制度，適當調整戶籍準入政策，在全國范圍內實行以人才引進為主的工作居住證制度，加快構建社會性特征較為突出的人才檔案公共管理服務系統。”上述制度政策的調整充分說明當今時代是人才競爭的時代，我們正處于社會全方位變革的關鍵時期，加強對單位人才的管理是非常重要的，在新的時代背景下，人事檔案是做好人才管理工作的重中之重，只有將人事檔案材料的收集與整理工作落到實處，才能為單位檔案管理質量的提升奠定基礎，不僅如此，真實而完整的人事檔案資料還能為單位提供可供參考的員工信息，使其服務效能得到有效強化，為單位的長遠健康發展提供保障。

2 做好人事檔案收集與整理工作的相關建議

2.1 增強人事檔案管理工作意識

人事檔案收集與整理工作的負責人是人事檔案管理工作人員，因此，要確保該項工作的順利高效開展，就必須提高管理人員的檔案意識。人事檔案管理工作所涉及到的內容面十分廣泛，而且各項任務之間的關系比較復雜，不僅涵蓋業務類工作，同時也包含人事勞資類工作，總任務量非常大，在材料收集和整理過程中也經常會遇到一些困難，某些單位的管理人員由于對人事檔案管理工作的關注度不夠，缺乏深入了解和認識，在實際開展工作的時候往往過于表面化，而且態度也比較敷衍，經常忽略重要的細節問題，這一現象的存在是非常不利于人事檔案工作的順利高效開展的，因此，必須在今后的工作中進一步增強管理人員的檔案意識，例如，可在單位內部定期召開有關檔案管理的知識講座，讓相關工作人員明白檔案管理工作的重要意義，進而更好地將此項工作落實到位。

2.2 提高工作人員的綜合素質

人事檔案的收集與整理工作具有一定的技術性和專業性，各項工作流程都有對應的操作規范和標準，要把雜亂無序的人事檔案整理成質量較高的卷宗，就必須安排綜合素質與能力較強的專業人員，要求工作人員必須具備發現問題和解決問題的能力，能對人事檔案的形成過程進行全面分析，并抓住主線，使檔案卷宗之間的聯系更加清晰明確，組卷也更具有合理性。在實際整理檔案的時候，往往會涉及到諸多文字表達的環節，包括編制檔案目錄、起標題等，這些環節的工作都需要具備較強文字功底與表達能力的人才，做到用詞精準，表達清晰。由此可見，加強對檔案收集與整理工作人員綜合素質的提升是非常重要的。

首先，應當對工作人員的選拔進行嚴格把關，設置明確的準入門檻，拒絕缺乏專業知識背景的人員進入到工作團隊。其次，應當做好崗前培訓工作，要求所有新入職人員必須在通過培訓考核之后才能正式入職。再次，應定期在單位內部開展檔案管理專業知識與技能的培訓活動，尤其要注重對從業人員收集和整理檔案能力的培養。要求所有相關人員必須積極參加培訓活動，并完成對應的考核任務，可將考核結果直接與干部職工的工資報酬相掛鉤，這樣就能提高其對培訓活動的重視度，從而更好地達到培訓目標。最后，應在單位內部實施獎懲制度，即對優秀干部職工給予適當的物質和精神獎勵，反之則給予批評教育或降職、罰款等，這是激勵干部職工主動上進的一種有效手段。

2.3 加大人事檔案管理工作的信息化建設力度

現階段，社會信息技術的發展速度逐漸加快，信息化技術在各行各業也基本實現了普及，對于事業單位來說，也必須在各項工作中積極引入信息化技術，尤其是對于人事檔案收集與整理這項涉及面較廣的工作來說，必須借助計算機、掃描儀等先進技術手段，打造人事檔案信息化管理系統，從而在一定程度上提升管理效率與質量。而要實現信息化管理的目標，就要求相關工作人員必須具備較強的信息化基本素質，掌握人事檔案收集與整理工作需要用到的各種先進技術，尤其要熟悉計算機軟件的應用，并始終堅持謹慎負責的態度，不斷充實自身的管理知識，提高管理能力。從當前的現狀來看，我國不少機關事業單位在人事檔案收集與整理工作上所投入的資金都比較少，也不注重對管理理念與管理模式的轉變，這些問題的存在極大地阻礙了檔案管理信息化建設的進程，需要在今后的工作中加以重視并解決。

3 結語

綜上所述，做好人事檔案收集與整理工作對機關事業單位以及整個社會的發展來說都具有十分重大的意義，雖然我國的人事檔案管理工作起步較早，但是發展水平并不高，這主要是由于人事檔案收集與整理工作未落實到位，在檔案材料收集整理過程中存在諸多問題尚待解決，要實現單位人事檔案管理效率和質量的提升，就必須在今后的工作中進一步增強工作人員的檔案管理意識，并提高其綜合素質，打造一支優秀的檔案管理人才隊伍。此外，還必須加大信息化建設力度，引進各種先進技術手段和設備，使檔案管理工作在現代化道路上不斷邁進。

參考文獻

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