加強檔案管理的策略探討

陳紅宇 黃瑛

摘 要：隨著社會的不斷的發展，檔案管理工作在各個行業發展中的位置越來越重要，直接關系著單位的綜合實力和可持續發展。本文以醫院為例，分析了目前醫院檔案管理中存在的問題，提出了一些加強醫院檔案管理的有效策略，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；加強；策略

檔案管理是醫院工作的重要組成部分，具有不容忽視的重要作用。醫院檔案中記錄著醫院的整個發展歷程和重要的醫學科研資源，有效的檔案管理工作能夠為醫院運行和發展提供可靠、全面的信息依據。目前醫院檔案管理中還存在一些問題，沒有充分發揮出其應有的價值和作用，因此，如何加強醫院檔案管理是現階段醫院工作中需要思考的緊要問題。

1 目前醫院檔案管理中存在的問題

1.1 不夠重視檔案管理工作

隨著我國市場經濟的快速發展，醫院之間的競爭愈加激烈，在這種社會背景下，很多醫院將工作重心放在快速提升社會效益和經濟效益上，往往不夠重視檔案管理工作。加之有些醫院管理層人員在傳統的觀念影響下，存在重業務、輕檔案，重臨床、輕管理的錯誤觀

念[1]。沒有全面的認識醫院檔案管理工作的重要性和必要性，導致醫院檔案管理工作落實不到實處，這種偏差的意識無法充分調動起檔案工作人員的積極性和工作熱情，阻礙了檔案工作的創新發展。

1.2 檔案管理機構不完善

目前來看，我國很多醫院還沒有設置專門的檔案管理部門和專門負責檔案管理的工作人員，普遍存在由行政科室人員和辦公室人員兼職負責檔案管理工作，這些工作人員沒有接受過系統的檔案工作培訓，導致檔案管理只是形式化的存在，局限了管理內容，醫院的會計檔案、基建檔案、科研檔案、社會檔案、人事檔案等沒有集中起來管理，而是分別由不同部門管理，影響了檔案資源的完整性和收集范圍，有些檔案資源沒有被及時的整理歸檔，無法充分發揮出檔案的價值。除此以外，有些醫院還沒有建立起健全的檔案管理制度，檔案工作規程不規范，很容易出現檔案裝訂質量和保管工作不合格的質量問題，對醫院的整體管理工作和改革發展產生了不利影響。

1.3 缺乏專業的檔案管理人才

21世紀，人才是各行各業發展中的核心競爭力，醫院也不例外。想要在新醫改背景下，保障醫院的可持續發展，人才是關鍵性因素。醫院的檔案管理工作是一項復雜的工作，工作內容涉及面較廣，對工作人員的業務水平、專業能力、職業道德水平、政治素養、信息技術能力有很高的要求。然而我國大部門醫院都嚴重缺乏專業的檔案管理人才，綜合素質和管理能力不足，影響了工作的質量和效率，專業檔案管理人才的匱乏儼然成為制約醫院檔案管理工作的重要因素[2]。

2 加強醫院檔案管理的有效策略

2.1 重視檔案管理工作，加強引領

醫院的高層和管理層人員要不斷提升認識，意識到現有檔案管理工作中的不足，正確認識到加強檔案管理工作對于推進醫院改革發展的重要作用，更新觀念，將加強檔案管理工作納入到年度工作要點中，明確檔案管理工作的重要位置，從而全面推進醫院檔案管理工作的順利開展[3]。想要提升檔案管理工作效果，僅靠醫院高層和管理層人員的努力還遠遠不夠，醫院要定期對全體員工組織宣傳教育大會，在會議上貫穿現代化的檔案管理工作理念，從思想上扭轉所有工作人員對檔案管理工作的看法，從而提升配合檔案管理工作的積極性和參與性，明確檔案工作人員的具體工作職責，合理配置檔案人員工作崗位，只有在這個基礎之上，才能夠在醫院上下一心的共同努力下，提升檔案管理工作質量，推進醫院的可持續發展。

2.2 建立起健全的檔案管理制度

無規矩不成方圓，醫院要全面分析目前檔案管理制度中存在的問題，結合醫院實際情況，制定出合理可行的檔案管理制度。醫院要成立專門的檔案管理部分，并且配置專門負責檔案管理工作的人員，確保工作人員有充足的精力的時間落實到檔案管理工作，保證工作質量。建立起有效的責任制度，將檔案管理工作職責落實到個人身上，提升工作人員的自覺性和責任心，使醫院的檔案管理工作能夠有序高效的開展，在工作人員相互的管理監督下，促進檔案工作的創新發展。同時建立起有效的激勵制度和懲罰制度，對工作效率高，表現優異的檔案管理人員給予物質和精神上的獎勵，提升工作人員對醫院崗位的粘性和工作積極性，培養工作人員的合作意識與團隊精神，一旦發現有檔案工作人員不務實事、偷奸耍滑行為，絕不姑息，嚴格按照懲罰制度進行處理，情節嚴重者交付相應機關追究其刑事責任。值得注意的是，時代在不斷變化，醫院的檔案管理制度也要不斷改進優化，醫院要用健全的檔案管理制度，優化檔案管理工作，提升檔案管理工作的效果。

2.3 加強人才培養

檔案管理工作人員是落實檔案管理工作的直接執行者，其綜合素質和能力直接關系著檔案管理工作作用的發揮。因此，醫院要加強人才培養，一方面通過招聘高素質、專業能力強的青年檔案管理專業人才，為醫院檔案管理隊伍注入新鮮血液，在最短的時間內提升檔案工作綜合水平；另一方面醫院要從長遠發展角度出發，定期開展對現有檔案管理工作人員的專業知識培訓、業務技能培養、思想政治教育培訓等，不斷提高檔案工作人員的職業道德和思想政治素養，豐富其專業知識與業務技能，提升工作人員的新技術運用能力，推進檔案信息化管理工作的創新發展。打造一支優質的醫院檔案管理隊伍，確保檔案檢索工作、編研工作、統計工作等順利開展，讓工作人員能夠在良好的檔案保護意識和保護技術下，提升檔案資源的合理使用性，全面掌握檔案載體的性能和材料，最大程度延長檔案資源的使用壽命[4]。

2.4 完善檔案管理信息化建設

醫院檔案管理工作的信息化發展離不開健全的信息化設施建設。因此，醫院要加大信息化建設投資力度，積極引進先進的檔案管理系統、軟件、設備等設施，減輕工作人員的工作負擔，從而借助信息技術的應用優勢，提升檔案管理工作效率和質量，提高檔案資源搜索和調閱的速度，從而進一步提升檔案資源的使用率。

3 結束語

總而言之，在新時代背景下，醫院要準確認識到檔案管理工作對于醫院發展的重要作用，全面分析目前醫院檔案管理工作中實際存在的問題，并且采取有效策略解決問題，從而提升檔案管理質量和效率，保障醫院的平穩運營，推進醫院的良好發展。

參考文獻

[1]蘇雄.淺談檔案數字化管理及創新策略[J].卷宗，2018，8（31）：62.

[2]閆慧慧.醫院基建檔案的重要性及有效管理策略[J].科學與財富，2018（33）：203.

[3]尹曉曦.新醫改下醫院檔案管理的改進策略探究[J].赤子，2018（32）：209.

[4]喻榮華.醫院檔案管理信息化建設策略探討[J].卷宗，2018（25）：62.