檔案工作的規范化及標準化管理探討

梁銳洪

摘 要：檔案工作是機關單位行政管理工作效率得以提高的重要一環，同時也是確保部門工作效率的主要措施。檔案規范化以及標準化管理是當前檔案管理工作現代化建設的重要環節，在檔案管理過程中應當做好硬件設施建設與管理，這是提高標準化與規范化管理的關鍵。本文先對機關檔案工作的發展趨勢進行分析，并在此基礎上就如何加強其標準與規范化建設，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

關鍵詞：檔案工作；標準化；規范化；研究

近年來，東莞市各鎮（街）十分重視檔案工作，不斷創新和改進檔案管理工作理念與模式，同時檔案基礎業務也得以規范化，保存條件得以改善。然而，在實際發展中仍存在著一些問題，比如鎮（街）檔案工作的規范化、標準化程度不夠高。因此，我們必須進一步加強檔案工作的規范化、標準化管理，從而將檔案管理水平推上一個新的臺階。

1 鎮（街）檔案工作發展趨勢

1.1 規范性

在機關檔案管理工作中應當嚴格按照規矩和要求進行，并且有切實可行的制度對檔案管理工作過程予以限制，以此來確保檔案工作高效有序。其中，規范性不僅可以使檔案管理工作能夠有效滿足社會發展需求，而且還可以為規劃的制定提供參考。

1.2 信息性

檔案工作具有一定的信息性，即以信息技術和現代網絡技術作為支撐，以保證檔案內容為根本，并且利用先進的科技手段轉化其形式。基于現代科技手段進行檔案形式轉化以及存儲方式，有效實現檔案管理工作的網絡化與電子化。檔案信息化管理，可實現檔案資料的永久性保存；同時，通過信息化建設可以有效降低檔案管理成本，有效發揮檔案資料信息的價值，促使檔案資料的再利用。

1.3 標準化

機關檔案工作的標準化建設是針對檔案管理中的統一規劃以及技術規范，同時也對管理人員提供管理標準，從而使檔案管理逐漸實現了統一性和規范化，這有利于確保檔案管理的社會價值及其工作秩序。檔案標準化建設，有利于促進檔案管理工作的規范化，而且有利于發揮技術引導作用，對于避免管理工作的重復性和提升管理效率，具有非常重要的作用。

2 加強鎮（街）檔案規范化與標準化管理的有效策略

基于以上對現機關檔案工作的發展趨勢分析，筆者認為鎮（街）在未來檔案工作中應當認真做好以下幾個方面的工作。

2.1 充分認識鎮（街）檔案工作的重要性

鎮（街）檔案工作具有一定的整體性，而且涉及到很多方面的內容，比如社會管理、經濟發展以及市政建設和民生等。檔案管理工作中涉及到立項、地勘以及環評和招投標等文件材料，這些在日后的項目管理、財務審計管理以及經濟糾紛處理工作中可以起到非常重要的憑證作用。值得一提的是，社保、養老、醫療、低保和各類大病統籌等文件材料，均關系著民生福祉，不僅是行政管理工作中不可或缺的一部分，而且也關系著群眾切身利益。此外，執法案件檔案是執法過程中形成的程序、過程和結果的客觀記錄，并且涉及到機關執法公正公平，關系著政府的社會形象，因此在檔案工作標準化建設過程中應當加強重視。

2.2 強化鎮（街）檔案工作的整體性與完整統一性

各鎮（街）應當加強領導，全面提高認識水平，做好培訓工作和嚴格落實責任，確保檔案收集齊全、規范化管理。第一，加強領導。機關檔案工作應當加強統一領導，采取分級管理的工作原則與機制，及時發現和糾正偏差，并在此基礎上建立完善的檔案管理機制，落實好“三明確”制度。一要明確領導及其職責，分管領導應當進行統一領導；同時還要明確鎮（街）黨政辦為檔案管理牽頭部門，嚴格負責各門類檔案的管理工作，并且對下屬的鎮屬單位、村（社區）各項檔案工作加強監督指導；二要明確人員，即明確鎮（街）黨政辦綜合檔案管理人員以及收集文件管理者，將責任落實到具體個人；三要明確制度，即根據轄區范圍內檔案門類的分類綱要，制定明確的文件材料歸檔范圍以及保管期限表，同時還要制定檔案管理人員收集、整理和管理利用檔案的職責。在此過程中，鎮（街）黨政辦應當抓總，各辦（局）工作人員應當加強協作，建立人員、任務、分工以及目標明確的工作管理體系，共同促進檔案工作再上新臺階。第二，做好培訓工作。鎮（街）檔案管理人員較為固定，實踐中應當將業務培訓工作作為專項工作嚴格落到實處。通過參加多種形式的業務培訓，不斷提高檔案業務水平。日常工作中，根據自身需求可以邀請上級檔案主管部門進行業務指導，各辦（局）積極派員參加，以會代訓、現場接受培訓，并且結合實體操作等，就文件材料的整理業務進行培訓。同時，應當組織轄區范圍內的各單位、村（社區）檔案管理人員外出參觀學習，加強交流經驗，提高他們取長補短以及學以致用的意識與能力。第三，嚴格落實好檔案工作責任。鎮（街）黨政辦應當充分發揮其責任主體的作用，各辦（局）作為檔案資料收集以及整理的責任部門，也應當積極發揮其協作作用，每年在固定時間之前應當將規范整理的往年檔案依程序和手續移交鎮（街）綜合檔案室進行集中管理。

2.3 立足于本單位進行立卷歸檔

檔案工作的標準化以及規范化建設過程中，應當以本單位為中心進行立卷歸檔。檔案工作的標準化與規范化的目的在于檔案利用及其保證案卷完整性的實現，通過加強標準化建設來提高信息檢索以及利用的實效性。為此，鎮（街）綜合檔案室應當以本單位為主加強立卷歸檔管理，確保檔案工作的規范化以及標準化。實踐中，檔案工作者應當處理好檔案工作中的關鍵問題：第一，注意立卷歸檔時效性。完成現行文件要求和任務以后，方可將文件立卷歸檔，尚未完成任務的部分不能立卷歸檔，否則會導致檔案執行混亂。第二，對歸檔文件資料嚴格甄別，做好立卷歸檔工作。基于本單位立卷方式的指導，明確立卷歸檔工作的重點，并且對文件以及資料準確分類，從中選出重點文件。在文件形式、內容以及作用等方面相似的文件資料，應當嚴格甄別，選出其中的重點部分予以保存。實踐中應當盡可能避免歸檔重復以及信息量龐大等現象，以此來有效提高檔案資料的檢索及其利用效率。第三，在立卷歸檔過程中，應當確保檔案資料信息的完整性和全面性。在文件歸檔時，應當對歸檔文件進分辨，確定其主次關系，以免不必歸檔的資料被立卷歸檔，進而導致歸檔文件過于冗長。需注意的是，實踐中應當避免文件資料丟失或者不全，即在文件整理以及分類時，應當將文件間的關系進行準確把握，然后同類歸入一個案卷之中，以此來確保同類文件的完整性，完整反映問題處理前后情況和過程。通過該種方式，可以大大提高歸檔利用率，并且在立卷歸檔后能夠及時存入檔案，完整而不重復，同時這也是檔案工作規范化以及標準化建設的要求。

3 結束語

總而言之，鎮（街）檔案工作規范化及標準化建設是其發展趨勢，同時也是提高檔案管理與利用效率的有效措施，實踐中應當加強重視和機制創新，這樣才能提高其標準化建設水平。

參考文獻

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