辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

李彩霞

摘 要：在行政機關的辦公室日常工作當中，文書檔案的收集與歸檔工作是非常重要的，其工作水平的高低直接關系著行政單位的工作效率和工作科學性。隨著社會的發展以及政府職能的不斷轉變，行政單位檔案內容日趨復雜，這給檔案的收集與歸檔帶來了一定的難度。筆者結合實際工作，在對辦公室文書檔案收集與歸檔工作內涵進行分析的基礎上，重點論述了當前工作中的不足以及提升檔案管理水平的對策，僅供參考。

關鍵詞：辦公室；文書檔案；管理；對策

辦公室是一個單位工作運轉的核心和樞紐，承擔著上傳下達的重要任務，對于行政單位而言，辦公室工作更是決定單位整體工作效率的關鍵。文書檔案收集與歸檔是行政單位辦公室工作中的重點內容，在傳統的工作模式當中，文書檔案管理工作大多單純依靠人工完成，不只工作效率低下，檔案管理的中間環節也會由于辦事人員的能力和態度問題而出現偏差。隨著社會的發展以及科技的進步，行政單位檔案管理手段雖然在不斷創新，但是其工作內容也愈加復雜，因此工作中的問題仍舊不少。

1 辦公室文書檔案管理工作的內涵

辦公室文書檔案是指行政單位自身在進行黨務工作和行政事務管理工作的過程當中，積累下來的對于會議活動、人事調動、上級文件、下級匯報等活動的記錄，以及在對這些記錄進行系統的收集、整理和篩選之后形成的檔案資料。對于行政單位而言，其工作內容復雜，工作中的文書交接較多，但是不是所有的這些文書都會形成最終的檔案，我們一般按照辦結完畢、保存價值高且系統整理完成這三個原則進行檔案的歸集，而那些臨時性的、事務性的、或者對本單位未來理論和實踐工作無用的則不需歸檔保存[1]。

在傳統的行政單位辦公室文書檔案管理工作當中，人工勞動是主要的工作方式，隨著科學技術的不斷進步以及計算機的普及，很多文書、文件都是通過互聯網的形式進行傳輸和保留，這使得我國行政單位辦公室文書檔案管理工作更加復雜。目前，由于人員配備以及技術更新上的落后性，我國行政單位辦公室檔案收集與歸檔工作中的問題比比皆是。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔工作中的常見問題分析

2.1 行政單位整體的檔案管理意識不足

行政單位普遍沒有認識到檔案管理的重要意義，或者是對于檔案管理重要性的認識過分片面，導致行政單位的檔案管理意識普遍不強；在日常工作當中，行政單位往往重視自身業務文件的積累，比如相應的審批文件、備案文件等等，對于日常事務處理中的文件收集與整理卻往往不夠。辦公室文書檔案管理工作，內容較為瑣碎，行政單位領導往往認識不到辦公室經手文件的重要價值，對于其篩選、保留工作也存在著一定的忽視，這就導致很多重要文件信息的損毀、遺失，檔案整理以及歸類較為散亂，給日后的查找與利用帶來了較大的困難。

2.2 行政單位辦公室文書檔案收集與整理的方法較為落后

正是由于行政單位對于文書檔案管理工作重視程度的不足，因此現代化檔案管理工作的開展較為不利。首先，行政單位對于檔案管理工作的投入嚴重不足，在自身信息化建設的過程中，往往忽略了檔案管理工作中的信息化提高，檔案室的計算機、掃描儀等設備配備不足，也沒有檔案收集和歸檔的有效工作軟件系統，目前我國大多行政單位辦公室文書檔案管理工作，都是依靠辦公人員的自主摸索，標準化和規范化嚴重不足，很多文書檔案存在不兼容的現象，導致檔案管理效率的低下。其次，行政單位文書檔案管理工作，目前尚未建立起現代化的整體工作體系，單位內部各部門對于檔案管理工作的配合度較低，在資料收集過程當中，其他部門遞交上來的文本格式各異，必須經過辦公室的二次整理之后才可進行分類和歸檔工作；而無紙化的文書檔案交流模式也一直不能落到實處，很多資料需要辦公室人員聯系到文書資料直接負責人員進行“催繳”，嚴重影響了檔案管理的信息化發展[2]。

2.3 行政單位辦公室文書檔案管理人員的綜合素質不高

行政單位的工作模式與市場經濟下的企業運營模式有很大的差別，工作成績的考核、績效的評定、工資標準的確定，通常不與辦事人員的能力直接掛鉤，這就造成機關人員工作態度散漫、工作效率低下等問題。行政單位往往安排年齡較大、快要退休的人員負責辦公室的文書檔案管理工作，他們的現代化計算機應用能力、學習能力以及創新能力普遍較低，工作中得過且過，不能盡職盡責，這些問題的存在，直接影響了我國行政單位辦公室文書檔案管理水平的提升。

3 提升辦公室文書檔案管理水平的對策

3.1 加強宣傳，使行政單位普遍提起對檔案管理工作的高度重視

檔案是我國重要的數據資源和戰略資源，做好檔案管理工作，特別是做好行政單位的管理工作，對于保證我國社會的和諧穩定、經濟的快速發展以及政府執政能力的提升具有積極的意義。行政單位一定要正確認識檔案管理工作的價值，特別要認識到辦公室文書檔案在單位全部檔案中的基礎性和核心性地位，從而不斷加大宣傳力度，提起全單位人員對于文書檔案收集與歸檔工作的重視程度，提升部門合作的協調性，增強辦公室文書檔案管理工作人員的責任意識和服務意識，以此打造良好的內部環境，促進辦公室文書檔案管理工作水平的提升。

3.2 創新手段，促進最新技術手段在行政單位文書檔案管理工作中的應用

行政單位辦公室一定要積極向其他科室、其他單位以及社會企業學習和借鑒相關經驗，認識到時代發展對于辦公室文書檔案管理工作提出的新要求，從而不斷改變理念和工作方式，不斷進行自我更新，從而促進檔案管理工作的進步。在文書檔案收集工作當中，首先要確定更加標準化和規范化的文書格式要求，并從更加全局的角度，列明一段時間內的文書收集計劃，通過定期的催、要、追等手段，確保文書檔案的及時入庫和完整真實；其次要不斷優化檔案內容，通過與其他機關科室之間的聯系以及不斷的深入調查，展開更加系統化的檔案查漏補缺工作，從而提升辦公室文書檔案的完整程度，提高文書檔案的內在價值。而在文書檔案歸檔工作當中，辦公室工作人員則應該在確保文書檔案分類清晰、裝訂整潔、編號完整的基礎上，進一步提高文書檔案管理的安全性。在信息化手段更加成熟和完善的今天，辦公室文書檔案管理人員可以借助復印機、掃描儀等設備將紙質檔案轉換成電子版檔案進行保存，從而保證辦公室文書檔案的異質保存狀態，以更好地減少檔案管理難度，保證檔案的安全[3]。

3.3 敦促落實，以制度為手段，落實現代化的檔案管理辦法

行政單位應該加快建立更加科學的檔案管理制度的建立，通過崗位責任制度以及相應的獎勵制度的建立，充分激發辦公室文書檔案管理工作人員的工作積極性和責任感，使其更加認真、投入地開展工作，從而提升文書檔案管理工作效率。行政單位要將文書檔案收集與整理工作的現代化程度，作為考核工作人員工作成績的重要方面，從而敦促工作人員自主學習、積極創新，以促進檔案管理現代化水平的提升；有條件的單位，還應該組織檔案管理人員參加更多的參觀考察和學習培訓活動，以此來有效地提升工作人員的現代化操作能力，從而提升整個檔案管理體制的效率。

3.4 培養人才，提升檔案管理人員的綜合能力

行政單位應該從專業能力和職業道德兩個方面入手，通過人才引進和人員培訓工作，在提升辦公室文書檔案管理人員專業技術能力的同時，進一步端正其工作態度，使其能夠恪守職業道德，以較高的進取心和責任心完成辦公室文書檔案的收集與整理工作，為政府職能的提升創造更多的效益。

參考文獻

[1]潘挺.淺談辦公室文書檔案的管理及常見問題[J].辦公室業務，2018，（15）：20，25.

[2]王勇男.淺析辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].赤子，2019，（1）：156.

[3]王雁聲.辦公室自動化環境下文書檔案管理方法研究[J].赤子，2018，（35）：186.