大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理

于茜

摘 要：隨著社會(huì)電子技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)已經(jīng)廣泛運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也在逐步向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換。作為大數(shù)據(jù)信息資源的重要來源之一，其應(yīng)用服務(wù)模式的拓展存有很大的空間。大數(shù)據(jù)時(shí)代，在會(huì)計(jì)檔案管理中充分、有效地發(fā)揮數(shù)字檔案信息資源的價(jià)值，在使檔案管理服務(wù)的水平提升，形成良性循環(huán)，進(jìn)而使檔案信息資料更好的服務(wù)于財(cái)務(wù)工作。本文從財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)施環(huán)境入手，建立了大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的電子會(huì)計(jì)檔案管理框架模型，詳細(xì)闡述了電子會(huì)計(jì)檔案管理的具體處理流程，并分析了財(cái)務(wù)共享模式下電子會(huì)計(jì)檔案管理給企業(yè)帶來的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；財(cái)務(wù)共享；電子會(huì)計(jì)；檔案管理

大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)時(shí)代的到來，推動(dòng)著企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理從以紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)管理存儲(chǔ)方式到數(shù)據(jù)形態(tài)的數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，電子會(huì)計(jì)檔案管理既復(fù)雜又必須適時(shí)完善其系統(tǒng)性，對(duì)企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮積極作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理打破了傳統(tǒng)，進(jìn)行適時(shí)更新。數(shù)據(jù)的挖掘、處理、分析與應(yīng)用都在一定程度上得到了完善，企業(yè)電子檔案管理效率得到了大幅度的提升。

1 電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)施流程

1.1 電子會(huì)計(jì)檔案的采集

基于財(cái)務(wù)共享的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮了財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)的作用，將資金、影像、安全、會(huì)計(jì)核算等管理系統(tǒng)整合在一起，再利用不同種類的數(shù)據(jù)庫(kù)接收各個(gè)公司的數(shù)據(jù)，查詢、處理、分析，全面提供電子會(huì)計(jì)檔案信息。電子會(huì)計(jì)檔案信息分為數(shù)據(jù)與程序兩類，前者主要與會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等相關(guān)。采集電子會(huì)計(jì)檔案并進(jìn)行整理，確定屬性完畢后，再上傳至財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息憑證，可通過掃描完成其電子化，為后期電子檔案管理信息的完善奠定良好的基礎(chǔ)。企業(yè)選擇采用不同的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)處理原始數(shù)據(jù)信息，最終會(huì)自動(dòng)生成相關(guān)電子會(huì)計(jì)憑證。之后會(huì)參與會(huì)計(jì)審批，完善對(duì)應(yīng)的賬簿。再經(jīng)過財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)生成最終的電子財(cái)務(wù)報(bào)表。傳統(tǒng)的銀行對(duì)賬單也實(shí)現(xiàn)了更新，電子銀行回單匯總收支報(bào)告成為最新對(duì)賬形式。依靠這種模式，電子對(duì)賬結(jié)果、報(bào)表數(shù)據(jù)都可在線完成校驗(yàn)。

1.2 會(huì)計(jì)檔案的分析處理

基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會(huì)計(jì)檔案的分析處理工作主要包括維護(hù)電子會(huì)計(jì)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使采集的電子會(huì)計(jì)文件形成一個(gè)完整、有序的信息資源統(tǒng)一體，發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值。傳統(tǒng)電算化條件下的電子會(huì)計(jì)檔案之間的聯(lián)系可能更多存在于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間，而財(cái)務(wù)共享環(huán)境下的電子會(huì)計(jì)檔案，通過大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)分析技術(shù)可能會(huì)有跨結(jié)構(gòu)的聯(lián)系，并挖掘出更多數(shù)據(jù)間的歷史聯(lián)系，從而形成更有序、更有效的結(jié)果，也將有利于后續(xù)會(huì)計(jì)處理的計(jì)算分析。在電子會(huì)計(jì)檔案的分析處理環(huán)節(jié)，主要將大量的電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入到一個(gè)集中的大型分布式數(shù)據(jù)庫(kù)和分布式存儲(chǔ)集群，利用分布式技術(shù)來對(duì)存儲(chǔ)于其中的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、分類、匯總等，以此滿足后期電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用。

1.3 電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用

電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用是以數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為基準(zhǔn)，前期進(jìn)行有效分析，篩選出所需數(shù)據(jù)。再結(jié)合相關(guān)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，進(jìn)行高層次的數(shù)據(jù)分析。最終得到與企業(yè)決策相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，為更高級(jí)別的管理提供幫助，從而發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用功能。電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用主要包含了檢索與利用。前者與財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)相連，進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)分析與挖掘，通過編程模型處理電子數(shù)據(jù)集，并查詢制定云端電子檔案信息，滿足客戶的需求。用戶會(huì)通過電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢索，再將相關(guān)信息轉(zhuǎn)換到實(shí)際中運(yùn)用，發(fā)揮其價(jià)值。傳統(tǒng)的電子檔案檢索，數(shù)據(jù)類型、運(yùn)算等層面存在明顯的不足。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)了技術(shù)的更新，提高了數(shù)據(jù)的處理速度。此外，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)最終產(chǎn)生的結(jié)果，不僅包含了表格，還必須做到有效的格式輸出。大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)種類之間的聯(lián)系可完善電子會(huì)計(jì)檔案與其他檔案間的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)人工智能化數(shù)據(jù)分析，推動(dòng)電子檔案管理效率的提升，為企業(yè)管理層的決策提供借鑒。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的電子會(huì)計(jì)檔案管理價(jià)值

2.1 采用分類處理，提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的精細(xì)化

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理往往是通過手工方式，對(duì)各類原始會(huì)計(jì)單據(jù)進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，統(tǒng)一裝訂管理。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理更多的是通過財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)電子化的分類管理。各分子公司將原始單據(jù)掃描上傳至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)會(huì)計(jì)賬目的不同進(jìn)行分類，并自動(dòng)生成連續(xù)的編號(hào)，這樣可以大大提高后期會(huì)計(jì)賬目的復(fù)核、記賬以及結(jié)賬工作的效率。此外，上傳的會(huì)計(jì)憑證通過財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)的整合處理，憑證除了包括原始的數(shù)據(jù)信息以外，還包括企業(yè)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等各個(gè)階段的數(shù)據(jù)集成信息和鏈接信息，建立起了原始憑證和其他會(huì)計(jì)信息之間的聯(lián)系，在提高會(huì)計(jì)檔案管理效率的同時(shí)使管理更加精細(xì)化。

2.2 數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的準(zhǔn)確性和實(shí)效性

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)大都是靜止的，且數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)度很低。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理，使賬簿和報(bào)表數(shù)據(jù)既可以獨(dú)立數(shù)據(jù)的形式存在，還可建立與多類會(huì)計(jì)信息之間的聯(lián)系。各分子公司的會(huì)計(jì)人員只需通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)原始會(huì)計(jì)信息進(jìn)行掃描，影像識(shí)別系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)讀取原始的數(shù)據(jù)信息，并上傳至云端，云端對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后形成各類財(cái)務(wù)報(bào)表，支持企業(yè)的分析決策，同時(shí)也支持后續(xù)審計(jì)工作的查詢功能。財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)支持?jǐn)?shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，從而增強(qiáng)了電子會(huì)計(jì)檔案信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。

2.3 云端存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的處理效率

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理采用的是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案的雙重載體形式。通過財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)，各分子公司將各類數(shù)據(jù)信息上傳存儲(chǔ)至云端，不僅減少了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量，更是擴(kuò)大了電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)空間。此外，通過大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和云端處理技術(shù)，可以大大縮短企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表的編制時(shí)間，并根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的預(yù)期需求情況對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，做出進(jìn)一步的加工處理，從而節(jié)省更多的人力、物力和時(shí)間，提高會(huì)計(jì)檔案信息資源的處理效率。

2.4 降低信息傳輸成本，促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會(huì)計(jì)信息經(jīng)過加工整理，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享云平臺(tái)等介質(zhì)傳遞方式，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的異地查詢、檢索、分析、計(jì)算等，提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，降低信息傳遞運(yùn)輸成本。通過對(duì)歷史會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行加工整理、分析比較，可以對(duì)未來的經(jīng)營(yíng)發(fā)展趨勢(shì)加以預(yù)測(cè)，為企業(yè)決策者提供更有效的決策依據(jù)。此外，根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的要求，可以對(duì)其中的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)要素進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，保持企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正確發(fā)展方向，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3 總結(jié)

傳統(tǒng)型檔案管理工作被數(shù)字化檔案管理工作所替代，是大勢(shì)所趨，這不僅僅是文檔、介質(zhì)等管理對(duì)象的存在形式發(fā)生了變化，外界的保障條件也發(fā)生了變化，這些深刻地改變著檔案管理者、檔案管理工作的思路。電子會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)性的工作，對(duì)企業(yè)具有重大意義。大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)時(shí)代，企業(yè)通過財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)能夠更加方便快捷地獲取各類電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的挖掘、處理、分析與應(yīng)用，可以保證企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的管理更加及時(shí)、準(zhǔn)確和有效。

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