檔案信息化建設與檔案管理的優化策略

崔永亮

摘 要：現代信息技術的發展推動檔案管理方式的變革，信息化檔案管理已經成為檔案管理工作的基本趨勢。只有完善信息化環境下的檔案管理方法，豐富信息化環境下的檔案管理工作內容，才能提高檔案管理工作質量。

關鍵詞：信息化；檔案管理；工作方式

信息技術已經成為檔案管理工作的重要條件，在信息化的環境下開展檔案管理工作，應當促進檔案管理標準化、數字化、智能化和共享化的運行。本文主要探討信息化檔案管理的問題，總結信息化環境下的檔案管理策略。

1 檔案信息化建設現狀

1.1 基本理念

檔案信息化是新時期檔案管理工作的改革方向，檔案信息化建設是實體檔案向虛擬檔案管理發展轉變的過程，它具有長期性、標準性和數字化的特征。檔案信息化建設是在國家的統一領導下，運用現代信息技術對檔案資源進行的數字化管理與利用。檔案信息化建設以挖掘檔案資源的潛在價值為重點，強調構建一個全民使用檔案數據的科學體系，從而滿足社會對信息資源服務的需。現代檔案信息化工作著力實現檔案管理一體化，建立雙軌制管理理念，并且保持檔案資源的安全有效。

1.2 取得實績

檔案信息化建設已經成為社會各界的共識，我國在檔案信息化建設過程上取得了較為突出的成績。一方面，在全社會廣泛的促進了檔案信息化建設氛圍的形成，地區各基層單位、社會大眾普遍的認識到檔案信息化建設的重要意義。另一方面，在檔案信息化建設的實際工作中取得較大的突破，大部分基層檔案館、企事業單位普遍的著手建立信息化檔案管理體系。在大數據與云平臺的支持下，檔案信息化建設日益由高效保存檔案數據向著廣泛實現檔案數據資源共享的方向發展。檔案信息化已經成為基本趨勢，數字化檔案資源得到廣泛普及應用。

2 檔案信息化建設問題

2.1 缺乏科學認識

當前基層單位對檔案信息化建設重要意義認識不足，基層單位還缺乏科學的檔案管理工作體系，檔案信息化建設與信息化檔案管理方式未能得到全面深入的普及，不少單位的檔案信息化建設還停留在電子化的階段，沒有圍繞著數字化檔案管理開發有效的系統，不能建立專業的結構化檔案管理數據庫，無法實現多樣類型的檔案數據資源的有效存儲應用。基層單位對檔案信息化工作的理念理解不足，缺乏科學全面的信息化檔案管理工作規劃，傳統的檔案管理方式影響了檔案工作的效率。

2.2 缺乏技術人才

檔案信息化管理工作需要專業技術人才支撐，目標基層單位缺乏豐富的檔案信息技術人才，檔案管理人才的水平不足以適應大數據與云時代的檔案管理工作需要。首先，缺乏科學的檔案專業技術人才的引進機制，檔案數字化管理人才未能有效的引入基層企事業單位，影響了檔案管理信息化工程進程。其次，基層單位還未能形成綜合型的檔案管理工作團隊，不能圍繞著檔案技術的更新換代進行數字化檔案管理工作的創新與開拓，因此影響信息化檔案的收集范圍、檔案數據資源的質量，以及檔案管理的有效性。第三，基層單位還缺乏有效的檔案人才培訓機制，不能對檔案管理人才進行綜合型培訓，因此影響檔案人才發展。

2.3 資源利用不足

檔案信息化管理的目標在于實現檔案資源的潛在挖掘，強調充分實現檔案資源的有效共享，從而滿足全社會的數據信息需要。當前檔案信息化建設的主要方向還集中在檔案管理方面，檔案數據信息資源的共享開發機制建設不足。一般企事業單位只實現了檔案資源的內部有效運轉，還未能建立廣泛的檔案資源開放式供給體系，因此影響檔案管理工作的有效性。目前基層檔案管理的規范化水平較低，檔案資源的分類管理工作不足，缺乏對各種非結構化數據的保存與應用檢索能力，不能對檔案數據資源進行深入的挖掘與應用，檔案信息化工作的質量不足。

3 檔案信息化建設策略

3.1 創新管理理念

提高檔案信息化建設的有效性，還要構建完善的檔案管理工作體系，注重在數字化、標準化、智能化的理念下提高數字檔案資源的管理水平，解決傳統檔案管理工作的問題，構建優化的檔案管理工作機制。首先，注重構建完善的檔案管理工作體系，形成專門的檔案管理工作機構，保證行政部門、專業檔案館與基層單位檔案中心的有效互動配合，在統一的檔案管理法規與標準下，促進檔案信息化工作的加快推廣普及。其次，構建專門的檔案管理工作制度，形成規范化的檔案管理制度體系，運用制度化的方式優化檔案管理工作內容，確定檔案管理人員職責，提高檔案管理的科學性。第三，還要調動基層部門參與檔案管理的積極性，構建大檔案管理體系，在良好的檔案工作氛圍下開展檔案管理。

3.2 提高人員素質

目前應當在有限的檔案管理條件下提高人員素質，在現有的信息化建設環境下依靠專業的檔案技術人員提高基層檔案信息化工作建設的水平。首先，加強專業技術人才的引進工作，圍繞基層檔案管理信息化建設的需要，不斷的引進專業檔案技術人才，促進技術人才投入到基層檔案事業中心。其次，加強專業技術團隊的構建，強調圍繞信息化檔案管理需要，圍繞著開發檔案管理系統，加強電子資源的管理工作，以及對檔案的分類存儲與電子共享，組建專業性的檔案管理工作技術團隊。第三，加強檔案專業技術人員的培訓，全面普及檔案管理工作知識，促進檔案管理人員技術水平提高，并且形成安全共享檔案的意識。

3.3 做好支持工作

目前提高檔案信息化工作水平，還要加強檔案管理軟硬件的支持工作，注重提高檔案信息化管理的技術水平。首先，應當全面加強檔案管理軟硬件配置工作，注重提高檔案管理的信息技術手段，配制信息化檔案管理必要的硬件設施。其次，加強專業檔案管理系統與電子檔案存儲的數據庫建設，加強對非結構化檔案資源的存儲，開發符合廣泛進行檔案資源共享的系統。第三，還要加強檔案的規范化管理工作，形成大數據環境下的檔案資源的實時監控機制，開發優質的互聯網+環境下的檔案安全保障系統，有效保證檔案信息資源在安全環境下進行運用。

4 結論

檔案信息化建設應當形成完善的體系，全面加強檔案信息資源的優化共享，切實加強設備與人才配置的有效性，從而全面提高檔案數據信息資源管理的有效性，解決傳統檔案管理工作問題，發揮新時檔案信息資源的應用價值，更好的滿足全社會對數字化檔案的使用需要。

參考文獻

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