試論新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化途徑

李紅艷

摘 要：檔案記錄著企業(yè)員工及企業(yè)發(fā)展歷程中產(chǎn)生的重要信息，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富，在企業(yè)管理工作中占著極其重要的地位。當(dāng)前社會(huì)發(fā)展迅速，企業(yè)需要?dú)w檔的資料數(shù)量不斷增加，無(wú)疑給檔案管理工作提出新的要求，因此，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作面臨的新形勢(shì)，結(jié)合自身檔案管理工作特點(diǎn)，積極采取措施，尋找檔案管理工作規(guī)范化途徑，提高檔案管理質(zhì)量與效率，促進(jìn)企業(yè)更好、更快的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化；途徑

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、要求嚴(yán)格的工作，需要有專業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)。同時(shí)，保證檔案信息完整、清晰，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的促進(jìn)意義，因此，企業(yè)應(yīng)立足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)，不斷加大檔案管理工作投入，積極完善及應(yīng)用相關(guān)措施，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，不斷提高檔案管理水平。

1 檔案管理工作面臨的新形勢(shì)分析

伴隨著社會(huì)及企業(yè)所處行業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生著一些微妙變化。企業(yè)要想做好檔案管理工作，需認(rèn)真分析面臨的新形勢(shì)，以采取針對(duì)性措施，對(duì)檔案管理工作加以規(guī)范。研究發(fā)現(xiàn)，企業(yè)檔案管理面臨的新形勢(shì)主要體現(xiàn)在以下方面：

首先，檔案材料數(shù)量增多。新形勢(shì)下，企業(yè)的生產(chǎn)力水平、工作效率不斷提高，業(yè)務(wù)量不斷增加，工作節(jié)奏越來(lái)越快，產(chǎn)生的檔案資料越來(lái)越多。如整理、歸檔不及時(shí)往往給正常工作的開(kāi)展造成不良影響，因此，企業(yè)應(yīng)提高檔案管理整理、歸檔效率，及時(shí)整理、歸檔產(chǎn)生的新的檔案資料，這對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平，工作效率提出較高要求。其次，檔案材料劃分細(xì)致。企業(yè)產(chǎn)生的檔案信息類型較多，為方便管理、使用，更好的滿足日常工作需要，檔案材料、信息的劃分越來(lái)越細(xì)致。最后，管理進(jìn)入信息時(shí)代。為方便檔案信息的管理、維護(hù)，檔案管理工作也想信息化方向發(fā)展，需要企業(yè)增加信息技術(shù)方面的軟硬件投入，制定相關(guān)的管理制度，提高管理人員的信息化水平，促進(jìn)檔案工作順利實(shí)現(xiàn)信息化管理。

2 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化原則

企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下檔案管理工作發(fā)生的變化，及時(shí)采取措施，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，保證檔案管理工作保質(zhì)保量，有條不紊的開(kāi)展。眾所周知，檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致， 需長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作，在規(guī)范檔案管理工作時(shí)應(yīng)注重遵守以下原則：

第一，長(zhǎng)效性原則。新形勢(shì)下，企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)進(jìn)行綜合分析，既要立足當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際，又要有長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光，確保采取的措施具有前瞻性，滿足未來(lái)一段時(shí)間檔案管理工作要求。第二，系統(tǒng)性原則。檔案管理工作涉及的環(huán)節(jié)較多，包括檔案資料的收集、整理、信息錄入、歸檔等，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)影響檔案管理工作質(zhì)量，因此，采取措施時(shí)，企業(yè)應(yīng)明確檔案管理各個(gè)流程，認(rèn)真分析各個(gè)細(xì)節(jié)，采取系統(tǒng)性措施，充分發(fā)揮措施的約束作用。第三，高效性原則。為更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)與應(yīng)用新的管理理念、管理技術(shù)，在保證檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理工作效率的進(jìn)一步提升。

3 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化途徑

新形勢(shì)下，檔案管理工作規(guī)范化是一項(xiàng)重要任務(wù)，不僅關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量的提高，而且一定程度上反映企業(yè)的綜合管理水平，因此，企業(yè)應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，抽派經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理工作，搭建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組織，明確檔案管理人員。同時(shí)，要求企業(yè)注重總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)，立足檔案管理工作實(shí)際要求，尋找切實(shí)可行的規(guī)范化實(shí)現(xiàn)途徑。

3.1 完善檔案管理制度

制度是規(guī)范檔案管理工作的有力工具，企業(yè)應(yīng)做好檔案管理制度分析，積極完善各項(xiàng)管理制度，充分發(fā)揮制度的約束作用，順利實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化。一方面，完善工作制度。企業(yè)應(yīng)結(jié)合檔案管理工作流程，制定切實(shí)可行的制度內(nèi)容，例如，在整理檔案資料時(shí)，要求管理人員做好保護(hù)措施，輕拿輕放，避免整理過(guò)程中損壞檔案原件。同時(shí)，檔案編號(hào)應(yīng)規(guī)范、清晰，根據(jù)檔案類型，認(rèn)真分類、保存，保證檔案存放規(guī)范、有序。另一方面，完善獎(jiǎng)罰制度。為督促管理人員認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作，企業(yè)應(yīng)制定明確的獎(jiǎng)罰制度，明確獎(jiǎng)罰指標(biāo)、獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)公示，要求管理人員心中有數(shù)，認(rèn)真、負(fù)責(zé)的做好本職工作。同時(shí)，完善抽查制度。采用定期、不定期方式對(duì)檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與解決檔案管理工作中的問(wèn)題。

3.2 做好檔案管理監(jiān)督

規(guī)范檔案管理應(yīng)做好檔案管理工作監(jiān)督，保證檔案管理工作的認(rèn)真落實(shí)，因此，企業(yè)應(yīng)注重從以下內(nèi)容入手，開(kāi)展檔案管理監(jiān)督工作。一方面，監(jiān)督管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)規(guī)章制度。企業(yè)定期組織管理人員開(kāi)展規(guī)章制度學(xué)習(xí)活動(dòng)，為管理人員做好各項(xiàng)制度內(nèi)容解讀，使管理人員熟知各項(xiàng)制度，認(rèn)真遵守。另一方面，做好檔案管理工作部署與跟蹤。企業(yè)應(yīng)將檔案管理工作提升到應(yīng)有高度，組織檔案管理負(fù)責(zé)人做好各階段的檔案管理工作部署，并建立跟蹤機(jī)制，要求負(fù)責(zé)人定期匯報(bào)檔案管理工作落實(shí)狀況，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)分析原因，積極采取措施進(jìn)行整改。另外，做好各階段檔案管理工作總結(jié)。企業(yè)應(yīng)定期召開(kāi)檔案管理工作總結(jié)會(huì)議，總結(jié)以往取得的成績(jī)，增強(qiáng)管理人員的工作自信心。同時(shí)，還應(yīng)抱著不滿足、精益求精的態(tài)度，分析檔案管理規(guī)范化過(guò)程中存在的不足，認(rèn)真聽(tīng)取檔案管理負(fù)責(zé)人、管理人員的意見(jiàn)，集大家智慧，對(duì)檔案管理工作作進(jìn)一步的優(yōu)化。

3.3 提高管理人員水平

企業(yè)檔案管理是否規(guī)范，很大程度上受管理人員影響，因此，企業(yè)應(yīng)采取措施，提高管理人員水平，保證檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。一方面，做好管理人員思想教育。企業(yè)定期組織檔案管理人員開(kāi)展思想教育工作，引導(dǎo)管理人員觀看檔案管理教育視頻，并發(fā)放檔案管理宣傳材料，提高管理人員思想覺(jué)悟，使其認(rèn)真、負(fù)責(zé)的開(kāi)展管理工作。另一方面，注重管理人員技能培訓(xùn)。企業(yè)定期組織檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)活動(dòng)，講解檔案管理信息化知識(shí)，傳授檔案管理軟件應(yīng)用方法、應(yīng)用技巧等，提高管理人員信息化水平，尤其要求管理人員樹(shù)立安全意識(shí)，做好檔案電子信息的維護(hù)及備份工作，避免重要檔案信息丟失。另外，定期考核工作人員。為提高管理人員專業(yè)水平，企業(yè)應(yīng)定期考核管理人員檔案管理專業(yè)知識(shí)，根據(jù)考核結(jié)果給與適當(dāng)獎(jiǎng)罰，或崗位調(diào)動(dòng)，鞭策檔案管理人員不斷加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，保證檔案管理工作規(guī)范、高效、認(rèn)真落實(shí)。

4 結(jié)論

開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，企業(yè)應(yīng)明確面臨的新形勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，必須在檔案管理工作上做出改變，進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)工作環(huán)節(jié)、流程，保證檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，促進(jìn)管理工作專業(yè)水平的提高。本文通過(guò)研究得出以下結(jié)論：

1）企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)應(yīng)做好充分的研究、認(rèn)真的分析，應(yīng)符合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，緊跟時(shí)代步伐，認(rèn)真研究檔案管理工作面臨的新形勢(shì)，出現(xiàn)的新問(wèn)題，增加檔案管理工作投入，為規(guī)范檔案管理工作做好鋪墊。

2）管理人員是檔案管理工作的實(shí)施者，為保證其認(rèn)真按照要求開(kāi)展工作，企業(yè)應(yīng)完善相關(guān)制度、做好管理工作監(jiān)督，尤其應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員的思想認(rèn)識(shí)、專業(yè)水平，自覺(jué)約束管理工作不良行為，以高標(biāo)準(zhǔn)要求檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]姜紅巖.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].文化創(chuàng)新比較研究，2017，1（15）：122+121.

[2]杜慧.新形勢(shì)下企事業(yè)檔案管理工作規(guī)范化分析[J].決策探索（下），2018（06）：89.

[3]劉寧.關(guān)于新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：117.

[4]楊巍巍.試論如何促進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國(guó)校外教育，2015（21）：33.

[5]林佩云.新形勢(shì)下如何加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015（23）：101.