淺析文書檔案管理工作的創新

顏英梅

摘 要：文書檔案管理工作創新理念的有效落實，一方面能夠轉變傳統檔案管理思路，使檔案管理工作的效率與質量得到顯著提升，以便更適應現代辦公高效化的要求；另一方面，憑借創新意識的深入，更能夠有效降低檔案損壞、遺失、被竊取等問題出現概率，使單位經濟權益得以更好的保障。本文基于文書檔案管理存在問題展開分析，在明確優化對策同時，期望為后續檔案管理系統的構建提供良好參照。

關鍵詞：辦公文書；檔案管理；存在問題；優化對策

現代經濟市場是以信息數據為基礎的競爭環境，在企業及事業單位發展過程中，勢必會衍生出較多的方案，其中不乏機密性的信息，若此類數據出現泄露、遺失或損毀的情況，對于后續辦公無疑都會埋下極為惡劣的影響，甚至直接會撼動企業在經濟市場環境中的地位。因此，文書檔案管理工作的持續創新與優化需要得到重視，以便保障企業基本的經濟權益。

1 文書檔案管理工作創新意義

文書檔案是記錄企業項目信息、員工信息、工作內容的主要載體。在企業工作期間，經常需要調用檔案借鑒其中的信息以便為后續企業戰略方案的擬定提供參照，若檔案數據仍舊沿用傳統檔案記錄形式，則極易使管理者對企業工作認識產生偏差，使后續工作的開展實用性不足，最終影響企業工作的質量。因此，現代文書檔案管理工作應站在傳統檔案管理角度分析欠缺的內容，并提供詳細的補償措施，轉變檔案管理思路，使管理技術、管理設備、管理方式得到創新，并且能夠提供更充實的檔案資源儲備，以便管理者更全面的審核企業環境，才能使檔案管理工作質量與效率得到顯著提升，以便更深層的發掘出企業潛在能力，使市場競爭力得以明顯增強。

2 文書檔案管理工作存在問題

2.1 檔案管理制度的不完善

根據相關調查數據顯示，很多事業單位都存在相同問題，那就是缺乏完善的管理制度。相關工作人員在對文書檔案進行管理時，由于管理制度的缺乏，沒有一個具體的管理規范，極容易使相關的工作人員在工作過程中降低工作的要求，產生懈怠、懶散等現象，甚至會使文書檔案的管理出現很多的差錯。在這種情況下，企業利用相關文書檔案信息去做決策，將會使最終制定的決策與實際情況存在很大的差異，不利于事業單位的發展。與此同時，管理制度的缺乏還會導致在工作過程中出現貪腐的現象，使記錄存儲的信息缺乏真實保障。

2.2 檔案管理工作的不重視

根據目前我國各事業單位實際的運行情況可知，絕大多數企業都在一定程度上忽視了文書檔案的管理，使其不能夠真正發揮出自身的作用。有些企業在執行相關的管理制度時，沒有對其進行任何改革和創新，使用的都是幾十年前的管理制度，并且對于文書檔案也很少進行整合和更行。同時，還有些事業單位的領導人員對于文書檔案的管理缺乏足夠的認識，使其在進行管理的工作過程中一直都是采取重管理、輕使用的管理態度。

2.3 檔案管理技術的不先進

現階段，各事業單位所采用的管理技術也是相對較為落后的，這在一定程度上大大降低了管理工作所帶來的實際效果。很多事業單位在進行管理工作時，先用計算機去接收和保存相關的信息，在通過相關的軟件對其進行查找和檢索。這種管理形式，使得相關工作最后所獲得文書檔案信息只不過是一條電子文本信息，不能夠與實際生活相連接。所以，文書檔案的管理不要脫離實際，應與實際工作建立更緊密的聯系，這樣才能夠增加文書檔案信息被人們利用的次數，發揮出其本身所具有的真正的作用。

3 文書檔案管理工作優化對策

3.1 完善檔案管理制度內容

在完善文書檔案管理內容過程中，管理人員需基于傳統檔案管理制度基礎分析現階段檔案管理需求與未來發展形式，以便擬定更詳細的完善方案，使事業單位檔案管理水準與實用性滿足工作要求，才能不斷完善企業檔案管理制度，使檔案管理效率與質量得到全面增強。其次，在檔案管理制度修改過程中，管理人員應基于現代檔案管理技術與信息化平臺，提出創新思想，確保傳統檔案管理形式能夠融入現代檔案管理平臺內，并能夠有足夠的檔案轉型與緩沖空間，才能使檔案管理制度在不斷完善過程中，得到更好的管理效果，使傳統文書檔案管理能夠繼續應用于未來辦公內。租后，在檔案管理體制不斷完善過程中，管理人員需要對文書內容類型進行詳細劃分，并切實的擬定責任制度，以便檔案管理工作效率與質量得到最基本的保障，避免管理人員懈怠與消極情緒出現，并提供定期考核的制度，確定管理人員的實際工作狀況，提供詳細的獎懲機制，才能持續激發檔案管理部門工作的積極性，使整體檔案管理質量得到保障。

3.2 提高檔案管理人員素質

相關工作人員在從事檔案管理工作時，需要不斷的提升其整體素質。企業在提升相關工作人員的素質可以采取以下幾種方法：首先，在招聘相關工作人員時，要嚴格把控工作人員所具有的個人素質；其次，事業單位可以定期開展一些有利于提高和完善相關工作人員素質和技術的交流大會；最后，還需要建立相應的獎懲制度，以提高工作人員的積極性和主動性，以進一步提高檔案管理工作。

3.3 轉變檔案管理工作方式

電子檔案是基于網絡信息化技術衍生出現的信息承載形式。在檔案管理過程中，比較傳統的紙質檔案，電子檔案在空間、成本、管理方面都具備絕對的優勢，并且電子檔案備份更加簡便，能夠有效降低檔案管理工作的壓力。但傳統檔案管理方式的轉變并不意味著要淘汰紙質檔案，因為現代網絡平臺管理法規等方面尚未構建完善，在具備法律效益的檔案管理過程中，仍傾向使用信息唯一性的紙質檔案，不但能夠有效避免檔案內容被篡改，同時更便于保管，避免檔案機密信息泄露。

4 結語

文書檔案管理工作創新意識的有效落實，不但能夠為檔案管理工作提供更廣泛的數據采集平臺，由此增強檔案管理工作的效率與質量，同時憑借文書檔案管理制度的不斷完善，更便于管控檔案管理技術，以便為后續企業經濟與生產系統的構建提供更準確且真實的檔案資料。故而，在論述文書檔案管理工作的創新期間，必須明確文書檔案管理內容與要素，并提供詳細的資料管理方案，才能為后續文書檔案管理工作的開展提供更全面的技術保障。

參考文獻

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