淺析檔案管理問題及優化措施

閆海洋

摘 要：檔案管理主要是對各類信息進行收集、歸檔、存儲、調閱等相關活動，是事業單位的一項重要管理工作，也是事業單位的職責所在，但依據目前的情況來看，我國事業單位在檔案管理方面雖然基本能夠滿足社會、國家及人民的需求，但還存在多種管理現狀，使事業單位的檔案管理水平與質量較低，導致事業單位的檔案管理現狀不容樂觀，依然需要給予優化。本文也主要對其現狀進行簡要談論，并提出相關優化措施，旨在改善事業單位的檔案管理現狀。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息技術

檔案是每一個單位中不可或缺的資源，能夠整合單位內部的信息，促進單位的發展。隨著信息技術時代的到來，計算機開始運用于社會的各行各業，并大放異彩，信息技術在信息的處理方面具有極大的優勢，運用信息技術對事業單位的檔案管理進行優化能夠提升檔案管理的效率，促進事業單位的發展。因此，事業單位要順應時代發展的潮流，探尋數字化檔案管理的優化策略，提高檔案管理的質量。

1 事業單位檔案管理現狀

1.1 對檔案管理不夠重視

檔案管理不夠重視是目前各事業單位普遍存在的管理現狀，其主要體現在兩個方面，首先，管理人員對檔案收集、整理、歸檔、保存等工作不認真或者不付責任，例如，不考慮檔案的完整性就給予歸檔、在保存過程中紙質原始檔案存放混亂等，都會造成檔案的不完整性且容易丟失，降低了檔案的保存及使用價值；其次，對檔案的保密性不夠重視。檔案借取條件較為寬泛，而且在借閱人在還檔時不仔細檢查檔案的完整性，這種不重視的工作態度極易造成檔案信息、資料外泄等情況。造成對檔案管理不夠重視的原因也有兩種，首先，檔案管理工作屬于一項管理性的工作、純服務性的工作，不會給事業單位帶來實質性的財富，在人民對事業單位的評價方面也忽視檔案管理方面，所以，事業單位的領導及檔案管理人員都輕視檔案管理工作；其次，檔案管理人員本身業務認識、業務能力較低，再加上事業單位對檔案管理要求、標準較低，從而導致對檔案管理不夠重視的情況產生。

1.2 檔案管理的專業性較低

由于事業單位對檔案管理的重視度較低，也促使檔案管理專業性較低，其主要表現在兩個方面，其一，管理人員不專業。管理事業也屬于一項社會專業，其工作人員也需要具有專業能力，但從當前的事業單位的檔案管理人員來看，很多工作人員并非該專業畢業或者沒有專業、深入的學習相關知識，而是由其它部門調任或者由其它專業的人員來從事相關工作，這都造成檔案管理人員非專業化的情況；其二，檔案管理制度不專業。由于單位、職業、部門的不同，檔案管理制度與其它部門的管理制度也存在差異，所以，應該對檔案管理方面制定專業、專門的管理制度，然而，很多檔案管理制度不僅不完善，而且也缺乏科學性，這就導致了其專業性較低的現象；第三，具體工作不專業，例如，對檔案沒有進行合理的分類、重復整理、工作流程隨意化等，都是工作不專業的具體表現，極易造成檔案存儲混亂，難以快速調取，甚至是丟失。

1.3 信息化水平低

在當今信息技術發達的社會，各行各業都在向信息化管理方向發展，對于事業單位的檔案管理來說，應用信息化的管理模式，對其管理工作大有幫助，可以有效的提高管理質量與水平。然而，在實際的檔案管理中，由于受到人員技術、管理系統等多方面的因素影響，使檔案管理信息化發展較慢，以至于使信息化管理水平較低。其主要表現在兩個方面，首先，對于一些較小的事業單位而言，依然全部采取紙質保存與管理的方法，依然是人工分類、利用紙質進行記錄等，而沒有采用計算機系統進行管理，信息化管理水平為零；其次，在當前技術條件下，很多事業單位雖然已經引用了計算機系統從事檔案管理工作，雖然記錄檔案的歸檔日期、分類、存放位置等信息，但受軟件限制，既不能形成電子檔案，在本單位其它部門也不能進行檔案信息共享，也就是說當在本單位其它部門要使用相關檔案時，必須要到檔案管理部門調取才能進行使用。這也說明檔案管理信息化水平較低。

1.4 管理經費投入不足

檔案管理部門也是事業單位部門的一種，其工作也是事業單位的一項不可或缺的工作，在檔案管理部門發揮正常作用和正常運行時，也需要給予充足的資金來做保障，然而，在實際的檔案管理工作中，由于事業單位對此項工作的不夠重視，導致管理經費投入不足。在實際的檔案管理工作中也有兩大方面體現出管理經費的投入不足，首先，由于時代的發展，科技的進步，檔案管理的相關設施、設備沒有足夠的資金來更新，特別是在信息化設備的引進方面投資較多，資金缺乏較為嚴重，導致用于管理的設施、設備較為陳舊；其次，很多事業單位為了節約開支，或者因資金問題，聘用專業能力、業務能力不高的人員從事檔案管理工作。

2 優化管理現狀的措施

在當前來看，檔案管理的現狀是有待優化的。其優化的地方主要在于科技的加入和人員的思想方面教育。這兩個方面是優化檔案管理現狀的一個根本，如果這兩個方面沒有做好，那么其他的內容也就更加的沒有效果。

2.1 推進檔案管理的信息化進程

一方面，應切實加大檔案管理基礎設置的構建力度。這要求檔案管理人員應針對本單位的活動從檔案管理、活動管理兩方面提出相對應的方案，并綜合考慮各方面的需求，避免檔案管理信息化發展中出現重疊的現象，進而提高工作效率，同時積極爭取相應的支持，切實提升檔案管理的硬件基礎。另一方面，應切實提升檔案信息化建設的實踐能力。緊緊圍繞高標準質量，將檔案管理工作與單位各項活動結合起來，促進單位各項活動的正常有序開展，切實提升單位財務資金的使用效率。

2.2 提升檔案管理的重視程度

要確保檔案管理工作取得實效，其前提就是要提升單位對檔案管理的重視程度。單位內部應對本單位檔案管理工作的重要性、必要性有一個清楚的認識，不斷加強本單位員工的檔案管理意識，要求本單位檔案管理人員不僅宏觀抓好檔案管理工作，還應落實檔案的微觀監督管理工作，以主人翁意識對檔案管理進行細致、嚴格的鑒定與審核，確保充分發揮本單位檔案管理部門的協調能力與監管作用。此外，單位領導應認識到檔案對本單位經濟活動開展、發展的重要性，對檔案管理對提升本單位科學決策的重要作用有深刻的認識，以身作則不斷提升本單位員工的檔案管理意識，確保為本單位檔案管理工作創造一個良好的環境，以高效的檔案管理工作推動本單位工作有序開展。

3 總結

總而言之，運用信息技術構建數字化檔案管理系統能夠提升檔案信息資源的利用率，提高檔案管理的工作效率，事業單位要重視起檔案管理工作與信息技術的結合，優化檔案管理，構建數字化檔案管理系統，積極提升檔案管理工作人員的信息技術水平，并做好檔案信息的安全保密措施，促進事業單位的高效運行。

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作者簡介

閆海洋（1983-），女，漢，河北省承德市人，本科，承德避暑山莊及周圍寺廟景區管理委員會，助理檔案館員，研究方向：檔案管理與利用。