淺談衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施

張舒薇

摘 要：衛生和計劃生育局檔案的現代化管理不僅有利于檔案的儲存和實用性的提高，而且能夠有效提高衛生和計劃生育局的工作效率，這具有重要意義。實施科學、制度化的衛生與計劃生育的檔案管理工作，是衛生與計劃生育執法規范和依法行政的重要基礎。檔案管理人員只有具備一定的檔案專業知識和計算機知識，具有創新思維，才能勝任檔案管理工作，更好的實現檔案管理的現代化。

關鍵詞：衛生；計生局；檔案管理；優化

中國計劃生育二胎政策的逐漸實施，衛生規劃部門越來越多的關注群眾的醫療衛生服務，做好檔案管理工作是衛生和計劃生育的基礎工作，提供準確、權威數據和后續工作以及研究書面信息查詢、檢索和決策。所以下面就針對目前衛生和計劃生育局檔案管理存在的問題及優化措施進行探討。

1 檔案管理的意義

任何工作都離不開檔案管理，作為貫徹衛生和計劃生育基本國策的部門更是如此，做好檔案管理工作，至少有以下三個重要方面。第一，檔案管理可以促進衛生和計劃生育工作。衛生計生檔案管理，能夠確保檔案信息收集的準確性、真實性和完整性，能為后續工作和研究提供權威性的原始信息。檔案管理可以促進衛生規劃的規范化和科學化。二是檔案管理事關人民群眾的切身利益。健康檔案管理中記錄的信息關系到每個家庭的健康和幸福。如果檔案管理不到位，檔案信息記錄不準確、不及時，會給群眾帶來很多麻煩。有些甚至信息的丟失、泄露，都可能嚴重影響群眾的生活。第三，檔案管理是促進衛生規劃發展的堅實基礎。通過分析和比較衛生以及計生檔案信息數據，衛生計生的特點在開發過程中，可以找到有關法律，可以發現缺陷，提供權威參考為未來的發展和決策定制合適的計劃。

通過加強檔案管理，不僅可以促進衛生以及計生工作的改進，而且可以為衛生計生部門樹立良好的社會形象，促進衛生規劃事業更加健康、科學地發展。

2 衛生和計劃生育檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理基礎設施較差

基層衛生和計劃生育檔案管理在我國現有的基礎設施比較落后，無法滿足不斷飆升的需求文件管理，在硬件和應用軟件都有較大的缺陷，影響文件管理的全面性、準確性和效率，因為一些基層衛生和計劃生育檔案管理單位設備資金有限，因此不能購買先進的技術和設備，而且很難跟上科學技術的發展。我國基層衛生計生檔案管理基礎設施除了數量不足、資金有限外，還存在更新緩慢、系統升級和維護水平較差等問題，使得檔案管理缺乏強有力的設備支持。

2.2 缺乏完整的檔案管理系統

建立完整的檔案管理系統有助于提高衛生和計劃生育工作的檔案管理效率，有助于檔案管理以及之后的各種工作有條不紊地運行，我國尚未完善文件管理制度，因此，文件管理在檔案收集、組織、檔案歸檔工作缺乏有效的指導和約束，部門和人員之間的合作和努力協調也沒有完善的系統，容易導致檔案泄露等問題，不利于基層衛生計生檔案管理工作的高效運行和良好發展。

2.3 工作方法落后

一是精確化水平不高。檔案管理本來是一項美好的生活，但一些工作人員長期養成了自由散漫的壞習慣，在檔案管理中仍是散漫的工作模式。如在檔案信息資料的收集方面，不夠認真負責，檔案信息的準確性、真實性和權威性等方面，缺乏嚴格的自我要求，導致檔案管理效果大大降低。二是電子建設滯后。公共衛生和規劃部門大多仍以紙質檔案為主，電子信息檔案建設相對滯后。

有些人長期習慣了舊的方法和程序，主要是手工收集和收集文件，工作效率低下，不適應電子信息文件管理的新要求。除了檔案管理人員基本年齡較大外，他們認為這是一個退休的休閑部門，也不想學習電子信息檔案管理技術。電子檔案專業技術水平不高，容易受到病毒木馬信息、信息泄露、篡改、丟失等問題的影響，嚴重影響檔案信息工作的效果。檔案管理設施和設備建設的資金投入較少。檔案管理中計算機硬件和檔案管理軟件系統的日常維護和更新不到位。設施設備老化嚴重，難以適應發展形勢的新要求。

2.4 工作人員素質偏低、不固定，且對人口計生工作認識不足

在當前衛生和計劃生育檔案管理單位的人員多數為老年人，因為他們的成長環境是上世紀的年代，教育水平比現在要落后一些，并在那個時候，人們的思想比現在有很大的不同，從客觀的觀點來看，他們沒有計劃生育檔案工作的素質；與此同時，因為他們也老了，他們對工作的態度可能不像年輕人那樣積極，所以在工作中會敷衍了事，這將嚴重影響管理水平的提高。

3 優化衛生與計生局檔案管理現代化問題的對策

3.1 強化檔案管理認識與觀念

基層衛生和計劃生育檔案管理水平與每個人的工作和生活密切相關，關系到我們的健康和基層計劃生育工作數據完整性和真實性。檔案管理人員應提高檔案管理的重要性認識，建立一個責任心強，有良好的目的感和熱情的工作態度，它要求檔案管理人員具有扎實的專業知識和技能。為了改善工作人員負責檔案的技能，有關單位應定期培訓人員，舉辦經驗交流會議，這樣有經驗的員工可以傳授經驗，新的人員和年輕的員工可以提供技術指導，讓所有人員都能熟練掌握電腦等新設備。

3.2 建立健全檔案管理系統

建立一個較為完善的檔案管理系統，從以下幾個方面對現有工作進行改進：首先，檔案管理的統一指導，使其熟悉他們的工作職責，加強員工的工作責任意識，素質較高的合格員工想資質較低的員工傳授經驗，能力強的員工可以分享他們的業務處理能力以及方法，其次，有必要規范工作流程，明確工作安排，加強員工之間的溝通，協調各部門之間的工作關系。建立科學合理的監督機制，對相關工作進行抽查監督。

3.3 強化學習意識，提高工作水平

一是加強商務學習。作為檔案管理人員，必須隨時了解國家計劃生育政策的新趨勢、新要求和新形勢，提高政策理論水平，認真學習檔案服務知識。特別是要加強檔案信息技術的學習和培訓，通過集體學習和個人自學不斷提高計算機應用水平，以適應檔案信息建設的需要。在檔案信息的收集和整理過程中，要注意保證檔案信息的準確性、真實性和權威性，提高檔案管理的質量。二是加強信息技術應用。提高檔案信息化建設水平，堅持紙質檔案與信息檔案同時備份，確保所有檔案都能存儲在電子信息數據中。特別是要加強檔案電子信息的安全措施，避免檔案信息被盜、篡改等問題。要加強檔案管理設施設備建設，加大人力、物力、財力投入，加強檔案管理軟硬件建設，避免檔案設施設備老化。

3.4 提高檔案管理人員素質，提升檔案管理水平

提高衛生與計劃生育檔案管理水平，要做的是提高檔案管理的質量，嘗試使用一些受過高等教育的年輕人，他們是受過高等教育的，向上爭取項目可以大大提高工作效率，他們理解電腦的使用，可以滿足時代的需求，提高檔案管理的水平。

4 結束語

綜上所述，檔案管理是衛生和計劃生育局的一項重要工作。我們應該認識到檔案管理的重要性，檔案管理從過去的紙質、手工到現在發展到電子信息、自動化的趨勢。面對新常態、新形勢，要轉變觀念，加大對檔案管理人員和財產的投入，建立完善的科學管理制度，加強培訓學習，不斷提高專業水平。

參考文獻

[1]閆昕，陳荃，張越，胡紅濮.某市社區衛生服務機構信息系統功能應用現狀調查分析[J].中國數字醫學，2016，（4）：109-113.

[2]徐敏，萬輝，惠朝陽，彭駿.電子健康檔案隱私保護的法律[J].解放軍醫院管理雜志，2014，（9）：854-855+886.

[3]倪寧.區域衛生信息平臺與醫療機構接口實踐[J].中國衛生信息管理雜志，2015，（2）：206-210.