信息化在檔案管理中的應用研究

摘 要：信息技術在多領域的應用優勢和價值已經被得到充分肯定，如今信息技術開始應用在單位檔案管理實踐中。檔案信息化建設是提高檔案管理水平的一種重要手段，其不僅提高了工作效率，還促進檔案管理工作的可持續發展。本文從信息化檔案管理的現狀出發，分析了數字化信息在檔案管理中的問題，最后提出了數字化信息背景下檔案管理創新措施的對策和建議，希望有助于促進檔案管理的發展。

關鍵詞：檔案管理；數字化；信息化

在事業單位的發展過程中，檔案管理工作發揮著重要的作用，也是事業單位各項工作得以開展的基礎。但是現在隨著技術的發展，原有的檔案管理方法對于這項工作來說已經是力不從心，數字化技術的應用也已經日漸廣泛。但是目前由于技術應用的不完善、工作人員技術水平不足等等都給數字化技術的應用造成了一定的影響，所以如何對這項技術的應用進行優化，提高應用效果，就成為了擺在新時代的檔案管理工作者面前的一個難題。

1 網絡信息化時代下檔案工作的變化

在當前網絡信息化的時代背景下，這突破了人們傳統的信息儲存方式，各種信息技術開始被逐漸應用到檔案儲存當中來了，這也讓信息存儲方式發生了巨大的變化。這讓信息在實際交流過程中變得更加的方便，但管理人員在實際管理過程中，還存在眾多的問題，并且在光盤中的信息能直接在計算機中進行更改，這就無法有效保障檔案信息的原始性。并且在實際的文檔歸檔過程中，還需要進行光盤移交等復雜手術，由于其操作的環節較為復雜，導致在實際管理中經常出現遺漏的情況。同時網絡信息化也改變了原本的信息分類方式，檔案管理人員可以直接利用計算機，對相關的文檔進行快速、安全的分類和整理，其還可以隨著時代的發展而進行相應的更改，這不僅能夠提升管理效率，還能夠提升檔案信息利用的效率。

2 檔案管理的數字化建設存在的問題

首先，檔案管理數字化意識問題。對于檔案管理工作來說，在信息化時代，實現檔案資料的數字化、自動化能夠為檔案管理信息化提供了強大的信息支撐。在檔案數字化管理過程中，新型的檔案管理軟件實現了管理內容的數字化，但是，部分單位對檔案管理的數字化建設認識不到位，甚至不重視這項工作，導致管理軟件之間的通用性不強，難以實現信息資源共享，影響了檔案管理工作的成效。

其次，檔案管理數字化的安全性有待提高。通過現代信息技術夠把檔案的信息與檔案載體分離開來，運用網絡系統把關鍵的信息共聯，這樣一來，信息的深度就得到了提升，實現了檔案信息共享與在線服務。縱觀當前的檔案管理工作，由于檔案管理的規范化建設還存在漏洞，導致檔案管理數字化的安全問題被提升日程。因為電子檔案管理系統主要是通過用戶名和密碼進行安全性能防范，雖然相對比較方便，但是一旦出現密碼泄露或者丟失，就會對檔案資料的安全性產生威脅。

再次，檔案管理的數字化建設制度不完善。事實上，在檔案信息安全防護工作中，管理制度的重要性不言而喻。但是盡管如此，還有一些單位并沒有建立行之有效的檔案管理制度，出現了計算機網絡非法運行和非法竊取問題得不到有效解決。在部分檔案信息丟失之后，并沒有建立有效的追蹤工作，這就使得數字化管理網絡安全問題停留在表面，并沒有真正的解決。

最后，檔案管理工作人員的信息化素養問題。作為檔案管理工作的實施者，檔案管理工作人員是管理工作中最為活躍的要素，其綜合素質對檔案工作的質量產生直接的影響。在信息化環境下，檔案數字化管理過程中，要求檔案管理人員具備良好的信息化素質，運用辦公自動化軟件處理檔案資料。但是部分檔案工作人員會按照自己的經驗來進行工作開展，工作人員工作方式與習慣的不同會導致檔案管理比較混亂，隨意性大，效率低下，檔案管理人員的業務水平有待提升。加上現在很多檔案管理人員在計算機技術上的水平都不夠達標，工作素養有所缺失，這也是檔案管理數字化工作需要注意的問題之一。

3 提高檔案管理信息化的措施

1）加強對工作人員的培訓。在檔案信息化管理中，工作人員對檔案管理工作的質量具有直接影響，因此，加強對工作人員的培訓十分重要。從檔案管理角度出發，工作人員對檔案信息化的認知程度對檔案管理具有直接影響。在上崗前，相關部門應該做好崗前培訓工作，使其明確檔案工作的主要內容以及重要性，使其能夠從思想層面認識檔案管理，增強其責任感。在培訓工作完后期，應該及時對其進行考核，通過以后發放工作證，持證上崗。

2）推進檔案管理信息化進程。在實際工作中，首選，管理部門應該打破傳統思想的局限，拓寬信息化管理觀念。以信息化技術為基礎，對檔案管理的模式進行創新，簡化工作流程，保證信息的完整性，構建完善的監管機制，促進資源整合，實現對檔案管理信息的二次利用，能夠提升人們對檔案管理重視。另外，工作人員在不斷完善自身的同時還要善于發現，積極進行研究，對工作方式進行創新，提供更好的服務。在信息化檔案管理中，計算機是重要的載體，能夠實現對各項數據的信息的整合，從而提高工作效率。

3）提高檔案管理技術支持與資金保證。在當前信息化的建設背景下，對檔案管理技術提出了更高的要求，積極完善檔案管理中的技術支持，為其提供更充足的檔案管理信息化建設資源，確保檔案管理建設系統的持續、穩定發展。與此同時，還要增強檔案管理信息技術基礎，不斷強化檔案管理過程中有關訪問權限的設置，進一步保障檔案信息的安全性。另外，要不斷完善檔案信息化管理中基礎設施的建設，建立檔案信息化專項預算并對建設資金進行科學管理。

4）有效開發檔案管理信息系統。檔案管理和單位常規意義上的信息管理有著非常顯著的差異，以往的信息系統只能夠用于信息存儲等基礎工作，對于專業性的檔案信息分類、整理、運用、開發等則不能夠滿足實際要求，所以需要有強大的信息系統作為支撐。為了更好地發揮信息技術在檔案管理中的應用價值，促進信息化處理手段在單位檔案管理實踐中的普及應用，從根本上保證檔案處理的效率與質量，需要開發檔案管理信息系統。單位在信息技術應用中要注意在現有檔案管理信息技術基礎上開發專業化的管理信息系統，滿足檔案管理的綜合需求。第一，在硬件建設方面，單位要注重對檔案管理信息化系統建設所需的網絡、計算機設備等進行全面改造升級，落實需要安裝監控設備的房間，奠定專業系統建設的根基。第二，在軟件系統建設方面，要重視軟件的購買、調試、維護等多個方面，配備專門的人員負責軟件的管理和操作。第三，在專業化系統建設的過程中，一定要注意安全性，尤其是在系統建設后要采取完善的安全保障措施，有效運用信息技術的安全手段保護檔案的完整性，同時做好系統故障的處理預案，避免檔案丟失。

總而言之，隨著當前我國高校外事管理的不斷發展，這不僅是未來高校發展的必然趨勢，同時也是推進國家發展的重要內容，那么在當前網絡信息化的背景下，外事檔案管理工作需要緊抓機遇，實現自身的多元化發展，只有這樣才能夠更好的推進高校的可持續發展。

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作者簡介

孫敬懿（1977-），女，漢族，天津市，承德市文物干部培訓中心，館員，研究方向：檔案管理。